Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче; о порядке нумерации записей во вкладыше; что делать, если запись о работе попала не в тот раздел трудовой книжки; и как поступить при смене фамилии работника.
Оформляем вкладыш правильно
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш 1. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Бланки вкладышей (как и самих трудовых книжек) изготавливаются Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ и имеют соответствующую степень защиты, их должен приобретать сам работодатель у изготовителя или распространителя. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов. В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Более того, вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе. Читая это, может закрасться мысль о том, что запись от руки не корректна.
Но если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша все-таки вытекает из требований вышеуказанных Правил 2.
Также в Правилах не названо конкретное место в трудовой книжки, где следует поставить данный штамп. Обычно его размещают в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (как показано в Примере 1). При этом нужно стараться проставлять оттиск так, чтобы он не закрывал других записей титульного листа.
Пример 1. Титульные листы трудовой книжки и вкладыша к ней
