Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1 / 2015

Титова Юлия

юрист, преподаватель, эксперт журнала

Почему штатное расписание необходимо? Как утвердить свою форму этого документа? Какие реквизиты включить и какие графы табличной части будут особенно удобны? Как менять штатное расписание? Как оформить выписку из него? Что делать в сложных случаях: когда в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник, когда у «похожих» работников разные зарплаты? Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Почему необходимо штатное расписание?

Для начала разберемся, является ли штатное расписание ¹ первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ², согласно которому каждый факт хозяйственной жизни ³ организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных) теперь принадлежит работодателю ⁴.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. 15, 57, 66, 81 Трудового кодекса РФ ⁵. Так, в ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием...)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ ⁶.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ⁷).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни налоговикам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами ⁸ и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем штатное расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором в сводном виде фиксируются сложившееся разделение труда между работниками и его оплата (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 года ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Учитывая положения ст. 9 Закона № 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм (см. Пример 1);
отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. Пример 2). При этом следует сделать указанные формы документов...