Как можно организовать претензионную работу в компании? Правильное использование данного инструмента позволяет снизить просрочки исполнения обязательств контрагентами.
Как оформить и направить претензионное письмо? Предлагаем образцы претензий, которые можно использовать на разных этапах конфликта.
Претензионная работа – один из краеугольных камней эффективной правовой работы в организации. Правильное использование данного инструмента позволяет снизить просрочки исполнения обязательств контрагентами и, соответственно, способствует увеличению прибыли компании в целом. Кроме того, претензионная работа зачастую позволяет значительно повысить эффективность исковой и судебной работы юридического подразделения компании. К сожалению, даже понимание всех этих простых истин далеко не всегда реализуется на практике. Тем более когда речь идет о небольших и средних фирмах, не способных ни содержать штатного юриста, ни платить внешним консультантам. В результате эта работа оказывается сваленной на кого угодно, начиная с бухгалтеров, менеджеров и заканчивая секретарями. В настоящей статье мы дадим несколько базовых советов, которые смогут помочь в подготовке претензий.
Зачем это нужно?
Основные задачи претензионной работы:
- снижение объемов просроченной задолженности;
- экономия издержек, поскольку досудебное урегулирование разногласий намного экономичнее их судебного рассмотрения;
- контроль соблюдения договорных обязательств контрагентами и обеспечение ритмичности работы организации за счет своевременности исполнения контрагентами своих обязательств;
- возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации;
- соблюдение претензионного досудебного порядка в тех случаях, когда оно обязательно.
Претензия – один из эффективных методов досудебного урегулирования разногласий в предпринимательской деятельности. Правильная организация претензионной работы может позволить повысить контроль как над внешними контрагентами, так и над собственными менеджерами организации. Ведь ни для кого не секрет, что при длительной работе между представителями различных организаций возникают определенные личные отношения, которыми сотрудники нередко злоупотребляют в ущерб своему работодателю. Регламентация претензионной работы может помочь в пресечении таких нежелательных для компании явлений. По своей сути претензионная работа является частью договорной работы в организации и строится на тех же основных принципах. Ее эффективность может быть обеспечена только системностью и налаженными взаимоотношениями между подразделениями организации.
Обязательна ли претензия?
В большинстве случаев ответ на вопрос, заданный в заголовке, – нет. Претензия всегда преследует две цели:
- «усовестить» контрагента, напомнив ему о нарушении, и
- провести подготовку к подаче иска в арбитраж.
Первого можно добиться и без пересылки бумажек, личным или телефонным общением. Что касается второй цели, то обязательная претензионная досудебная работа требуется в настоящее время только по ряду специфических договоров, например о транспортировке. В остальных случаях стороны сами могут определить в договоре, писать ли друг другу письма при возникновении проблем или сразу идти судиться. Впрочем, на практике в том или ином виде досудебные переговоры или обмен претензиями упоминаются в 99% заключаемых в РФ договоров. Можно утверждать, что досудебный обмен претензиями уже так давно вошел в деловую практику, что может рассматриваться как сложившийся обычай. Вместе с тем неправильно сформулированное в договоре условие об обязательном претензионном порядке может серьезно затруднить или даже затормозить последующий переход к судебной процедуре. Поэтому уже сама подготовка договора должна учитывать отдельные особенности и аспекты последующей претензионной работы.
В чем суть претензионной работы?
Претензионная работа состоит из нескольких больших блоков. Первый – подготовительный. Эта работа проводится еще на этапе согласования условий договора. На этом этапе определяется, будет ли в отношениях сторон установлен претензионный порядок и как он будет реализовываться. Обязательный досудебный обмен претензиями может быть эффективен как инструмент разрешения спора. При этом нужно реалистично подходить к срокам выставления и рассмотрения претензий, а также четко отразить в договоре порядок его реализации.
Автору на практике встречались, например, такие претензионные оговорки:
8.1. Стороны договорились решать все споры и разногласия, возникающие в процессе заключения, исполнения, изменения или расторжения настоящего Договора, путем переговоров и в претензионном порядке. Претензионный порядок урегулирования споров для Сторон настоящего Договора обязателен. Сторона, получившая претензию, обязана в течение 3 (Трех) дней со дня ее получения сообщить другой Стороне о результатах ее рассмотрения.
7.1. Устанавливается обязательный досудебный претензионный порядок по рассмотрению споров, вытекающих из данного договора. Срок предъявления претензии – 10 (Десять) рабочих дней с момента, когда сторона узнала о нарушенном праве.
7.2. При неполучении ответа в течение 10 рабочих дней с момента предъявления претензии или при его получении с несогласием с предъявленной претензией Сторона, направившая претензию, имеет право обратиться в Арбитражный суд по месту нахождения истца.
