ГОСТ Р 7.0.97-2025 на оформление документов: изменения в 2025 году

С 18 августа 2025 года вступил в действие¹ новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – в настоящей статье будем именовать его – ГОСТ Р 7.0.97-2025). Новый стандарт – результат актуализации предыдущей версии от 2016 года – ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный стандарт периодически обновляется.

Поскольку ГОСТ претерпел достаточно серьезные изменения при предыдущей переработке в 2016 г., в новой его редакции кардинальных перемен не требовалось. Еще в 2016 г. в стандарт были заложены базовые требования к оформлению документов в условиях применения систем электронных документов, а структура была изменена в соответствии с современными требованиями разработки стандартов. Поэтому разработчиками в 2024 г. было принято решение оставить неизменной структуру и основное содержание стандарта, что позволило сохранить преемственность требований и устоявшуюся практику оформления документов. Однако в новый стандарт был внесен целый ряд изменений и уточнений, направленных на устранение неоднозначного толкования требований, на применение стандарта в современных условиях активной цифровизации управления и на гармонизацию текста стандарта с действующей нормативной базой в сфере делопроизводства и архивного дела. А теперь рассмотрим конкретно, что именно изменилось.

Изменение наименований реквизитов

Из наименований реквизитов 05, 06 и 07 исключен термин «автор документа» для согласованности с:

• Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция для госорганизаций 2018 г.) и
• Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива 22.05.2019 № 71).

Наименование реквизита 14 изложено в новой редакции, более корректно отражающей его назначение и соответствующей новому терминологическому стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа»

Технология штрих-кодирования применяется в большинстве систем электронного документооборота и прочно вошла в практику делопроизводства. Напечатанный или наклеенный на документ штрих-код давно стал привычным явлением, однако до сих пор в нормативных документах и стандартах отсутствовали единые требования к его расположению. На практике встречаются различные варианты размещения штрих-кода, при этом не всегда они закреплены в инструкциях по делопроизводству. В новом стандарте штрих-код получил статус реквизита, для него было закреплено место расположения:

• основное: нижний правый угол первого листа документа;
• при отсутствии в этом углу свободного места стандарт допускает размещение штрих-кода в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа.

Наряду со штрих-кодированием в работе с документами получает развитие и технология QR-кодирования, что также учтено в стандарте. QR-коды более функциональны по сравнению со штрих-кодами и позволяют включить больше информации о документе. Требования к размещению QR-кодов такие же, как и для штрих-кодов.

Как применить новое требование:

1. В Инструкции по делопроизводству указать, что основное место расположения штрих-кода – правый нижний угол первого листа документа. Для исходящих и внутренних документов организации это требование можно реализовать автоматически, задав в системе электронного документооборота (СЭД) место печати штрих-кода или QR-кода. На входящих документах правый нижний угол может быть занят текстом или подписями, поэтому необходимо уточнить, что в этом случае штрих-код (QR-код) следует наклеить на правый верхний угол документа, а если и это невозможно – то поместить код на любом свободном от текста месте.
2. Настроить систему электронного документооборота (СЭД) в соответствии с требованиями, установленными в Инструкции по делопроизводству.

Электронные шаблоны документов и бланков документов

Требования к работе с электронными шаблонами бланков документов впервые были введены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В новом стандарте указано, что для создания документов могут использоваться как электронные шаблоны бланков документов, так и электронные шаблоны документов.

На практике в СЭД для создания документов используются не только шаблоны бланков документов, но и шаблоны конкретных разновидностей документов, об этом и говорит новая формулировка стандарта. Разграничение понятий «электронный шаблон бланков документов» и «электронный шаблон документа» необходимо также для уточнения методики применения шаблонов, которую предполагается раскрыть в методических рекомендациях к новому стандарту.

Ранее в стандарте применялся только термин «электронный шаблон бланка документа», затем в Примерной инструкции для госорганизаций 2018 г. был использован также термин «электронный шаблон документа». В 2025 г. их определения были закреплены в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2025:

• электронный шаблон документа – унифицированная форма документа, представленная в электронном виде;
• бланк документа, электронный шаблон бланка документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке.

В новом стандарте сохранены и уточнены важные требования к электронным шаблонам бланков документов и электронным шаблонам документов:

• бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
• бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
•  электронные шаблоны бланков документов и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Изменение оформления реквизитов

Визуализация отметки об электронной подписи

В новом стандарте разграничены требования к визуализации простой и усиленной электронных подписей. В Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены 3 вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• усиленная неквалифицированная и
• усиленная квалифицированная.

Простой электронной подписью признается (обычно) правильное сочетание логина и пароля, которые пользователь указал при входе в информационную систему.

Неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи создаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, их создание требует использования специальных средств электронной подписи.

Вариант визуализации электронной подписи в предыдущий ГОСТ Р 7.0.97-2016 был перенесен из уже действовавшего тогда совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО РФ от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Старый вариант визуализации ЭП можно было применить по отношению к усиленной неквалифицированной или квалифицированной подписи, т.к. надо было указывать номер и срок действия сертификата ЭП. Но для простой ЭП этот вариант не подходил, т.к. для нее не обязательно наличие сертификата, в большинстве случаев его как раз нет.

Поэтому в новом стандарте установлено, что в случае применения простой ЭП внешний вид отметки о простой электронной подписи устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации, или по соглашению сторон.

Для усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной подписей требования остались прежними – отметка должна включать:

• фразу «Документ подписан электронной подписью»,
• номер сертификата ключа электронной подписи (для усиленной неквалифицированной подписи – при наличии сертификата),
• фамилию, имя, отчество владельца сертификата,
• срок действия сертификата ключа электронной подписи, а также
• может включать изображение герба или эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации.

К этим требованиям добавилось еще одно. Если электронная подпись содержит метку доверенного времени, то отметка об ЭП:

• должна включать информацию о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью;
• при этом внешний вид метки доверенного времени устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации или по соглашению сторон.

В новом стандарте приведен вариант оформления такой отметки (см. «2» в Примере 3). При этом вид электронной подписи было решено не отображать (см. отметку «1» там же), хотя на практике некоторые организации это указывают.

Размещение гербов, эмблем, товарных знаков (знаков обслуживания)

Правила размещения на бланке документа Государственного герба Российской Федерации и других геральдических знаков в новом стандарте уточнены, в частности – установлен запрет на одновременное размещение на бланке документа:

• Государственного герба Российской Федерации вместе с гербом субъекта Российской Федерации;
• Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба или геральдического знака муниципального образования) вместе с эмблемой организации.

То есть «визуальный» элемент (из вышеперечисленного) на бланке документа организации может быть только один. Это ограничение существовало и раньше, но не было напрямую прописано в стандарте.

В отношении эмблем и товарных знаков (знаков обслуживания) также внесены некоторые разъяснения. Так, в стандарте появились уточнения о том, что на документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, допускается размещение эмблем или товарных знаков всех организаций – авторов документа.

Оформление даты документа

На практике у работников организаций часто возникал вопрос, какую дату указывать на документе, изданном двумя и более организациями? Поэтому в стандарт включена формулировка: «Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате подписания документа последним должностным лицом».

Вернулось правило, которое применялось в более ранних версиях стандарта и было исключено из ГОСТа 2016 года: если в дате документа присутствует однозначное число, то перед ним добавляется ноль. Это действует и при цифровом, и при словесно-цифровом способах оформления даты документа (как реквизита). Но не распространяется на оформление даты в тексте словесно-цифровым способом.

Возвращение данного правила отображено в ГОСТе 2025 года всего лишь путем добавления ноля перед цифрой 5 (выделено жирным): «Дату документа записывают в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2024;
словесно-цифровым способом: 05 июня 2024 г.».

Обратите на это внимание – в стандарте появился только ноль перед цифрой 5 в примере, отдельного текста про изменение данного правила нет.

Оформление заголовка и текста документа

Если ранее к тексту документа, не превышающему 4–5 строк, допускалось не составлять заголовок, то в новом стандарте это допущение исключено, теперь заголовок обязательно составлять для всех документов. Это требование связано со спецификой работы с документами в СЭД: независимо от объема документа, в регистрационно-контрольной карточке для него необходимо указывать заголовок или аннотацию. Наличие заголовка позволит сэкономить время на регистрацию документов в случае внесения реквизитов документа в регистрационно-контрольную карточку «вручную», а также упростит автоматическую обработку документов в случае использования технологии распознавания и автозаполнения карточки документа в системе.

Небольшие уточнения коснулись и оформления этикетной рамки. Включены следующие дополнения:

• «заключительная этикетная фраза начинается с прописной буквы и заканчивается запятой» (см. отметку «2» в Примере 6). Раньше это было видно в примере ГОСТа, что могло восприниматься как один из возможных вариантов, а сейчас четко сформулировано как однозначное правило;
• «вступительное обращение и заключительная этикетная фраза (печатается от границы левого поля) отделяются от текста (реквизита «отметка о приложении») дополнительным межстрочным интервалом» (см. «1» и «2» в Примере 6). Ранее в стандарте это не было указано, а на практике использовались разные варианты отделения этикетной фразы от предыдущего реквизита (текста или отметки о приложении) – от 1 до 3 межстрочных интервалов. Теперь закреплен вариант с 1 межстрочным интервалом – это затрудняет последующее впечатывание текста в уже подписанный документ.

Как и прежде в обращении по фамилии инициалы лица не указываются (см. «1» в Примере 6). В ГОСТе сказано, что при употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии («3»). Однако это требование не распространяется на оформление обращения в этикетной рамке. Таким образом, варианты обращений в деловых письмах остались прежними – см. Пример 5.

Инициалы в реквизите «Подпись»

Подпись включает:

• наименование должности лица, подписывающего документ;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

В новом стандарте дано небольшое уточнение к оформлению расшифровки подписи: между инициалами и фамилией делается пробел, а между инициалами пробел отсутствует (см. «4» в Примере 6).

Размещение оттиска печати

Требование о том, что печать проставляется на свободном от текста месте и не захватывает подпись, в новом стандарте было скорректировано в соответствии с рекомендациями центра экспертных исследований ВНИИДАД. В текст было включено допущение о том, что при размещении печати допускается захватывать часть наименования должности, но только так, чтобы оставались видны имеющиеся на печати надписи и изображения. Собственноручную подпись лица, подписавшего документ, захватывать печатью по-прежнему запрещается. См. Пример 7.

Эти требования связаны с обеспечением почерковедческой и технической экспертизы, а также экспертизы давности создания документа. Так, для почерковедческой экспертизы подписи на документе важно, чтобы она не была перекрыта печатью, а размещение печати не на свободном месте, а поверх печатного текста (например, захватив наименование должности), позволяет определить последовательность размещения текста и печати на документе и выявить один из признаков подлога – наличие оттиска печати на листе бумаги до того, как на нем был напечатан текст документа.

Уточнение общих требований к созданию документов

В раздел 3 «Общие требования к созданию документов» внесено несколько изменений с учетом современных требований и практики оформления документов.

В раздел введены новые требования к применению шрифтов:

• формулировка «для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты» исключена из текста ГОСТа. Тем не менее шрифт, используемый в организации, должен отвечать единым требованиям и соответствовать деловому стилю при оформлении документов, поэтому в новом стандарте установлено требование закреплять в нормативных актах организации используемые гарнитуры и размеры шрифта;
• ГОСТ и раньше, и теперь рекомендует использовать размеры шрифтов 12, 13 или 14 для оформления организационно-распорядительных документов. Однако допускается использовать шрифты меньших размеров для оформления отдельных элементов документа:
• таблиц (это было и ранее);
• реквизитов 08 «Справочные данные об организации» и 25 «Отметки об исполнителе», что часто применялось на практике, а теперь прямо указано в разделе 3 стандарта. При оформлении отметки об исполнителе рекомендуется использование кегля на 2 пункта меньшего размера, чем основной текст.

Небольшие уточнения внесены в общие требования к расположению и оформлению реквизитов. Уточнили, что:

• заголовки разделов и подразделов центрируются по ширине текста без абзацного отступа,
•  а строки многострочных реквизитов выравниваются по левому краю занимаемой ими зоны или центрируются относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов увеличена с 7,5 см до 8 см, что отражено в п. 3.5.

В п. 3.6 исключена излишняя конкретизация, какие реквизиты можно выделять полужирным шрифтом и курсивом, решение этого вопроса оставлено на усмотрение организации. В Инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить:

• выделяются ли полужирным шрифтом заголовки или наименование вида документов и
• разрешено ли использовать в тексте документов курсив.

* * *

Помимо этих изменений, в новом стандарте были скорректированы примеры оформления реквизитов, внесены редакционные правки. В приложения были внесены следующие изменения:

• отражено изменение длины самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов с 7,5 см до 8 см;
• скорректированы примеры бланка письма должностного лица и бланка приказа должностного лица. Ранее в примерах были приведены бланки для директора организации, однако для него обычно используются бланки организации, поэтому директор в примерах заменен на заместителя директора, для этой должности более логично разработать отдельные бланки.

Чтобы более полно раскрыть методику применения требований, ВНИИДАД в настоящее время разрабатывает методические рекомендации к новому ГОСТ Р 7.0.97-2025, их публикация ожидается в начале 2026 года.