В июне–июле 2025 года ожидаем вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Один из ключевых разработчиков стандарта объясняет, что именно изменилось: в применяемых шрифтах, наименованиях реквизитов. Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа», новые требования к визуализации отметки об электронной подписи, размещению оттиска печати. Сделаны точечные уточнения в правилах размещения гербов / товарных знаков и в правилах оформления даты документа, этикетной рамки, подписи (в т.ч. по указанию инициалов). А заголовок к тексту теперь надо составлять ко всем документам.
В ближайшее время, скорее всего в июне–июле 2025 года, вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97; когда он будет принят, получит номер ГОСТ Р 7.0.97-2025). Новый стандарт – результат актуализации действующей сейчас версии от 2016 года – ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный стандарт периодически обновляется.
Поскольку ГОСТ претерпел достаточно серьезные изменения при предыдущей переработке в 2016 г., в новой его редакции кардинальных перемен не требовалось. Еще в 2016 г. в стандарт были заложены базовые требования к оформлению документов в условиях применения систем электронных документов, а структура была изменена в соответствии с современными требованиями разработки стандартов. Поэтому разработчиками в 2024 г. было принято решение оставить неизменной структуру и основное содержание стандарта, что позволило сохранить преемственность требований и устоявшуюся практику оформления документов. Однако в новый стандарт был внесен целый ряд изменений и уточнений, направленных на устранение неоднозначного толкования требований, на применение стандарта в современных условиях активной цифровизации управления и на гармонизацию текста стандарта с действующей нормативной базой в сфере делопроизводства и архивного дела. А теперь рассмотрим конкретно, что именно изменилось.
Изменение наименований реквизитов
Из наименований реквизитов 05, 06 и 07 исключен термин «автор документа» для согласованности с:
- Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция для госорганизаций 2018 г.) и
- Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива 22.05.2019 № 71).
Наименование реквизита 14 изложено в новой редакции, более корректно отражающей его назначение и соответствующей новому терминологическому стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Таблица 1. Изменение наименований реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2025 по сравнению с ГОСТ Р 7.0.97-2016
Номер
реквизита |
Наименование |
было |
стало |
Реквизит 05 |
«Наименование организации –
автора документа» |
«Наименование организации» |
Реквизит 06 |
«Наименование структурного подразделения – автора документа» |
«Наименование структурного подразделения» |
Реквизит 07 |
«Наименование должности лица – автора документа» |
«Наименование должности» |
Реквизит 14 |
«Гриф ограничения доступа к документу» |
Реквизит 14 «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу» |
Новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа»
Технология штрих-кодирования применяется в большинстве систем электронного документооборота и прочно вошла в практику делопроизводства. Напечатанный или наклеенный на документ штрих-код давно стал привычным явлением, однако до сих пор в нормативных документах и стандартах отсутствовали единые требования к его расположению. На практике встречаются различные варианты размещения штрих-кода, при этом не всегда они закреплены в инструкциях по делопроизводству. В новом стандарте штрих-код получил статус реквизита, для него было закреплено место расположения:
- основное: нижний правый угол первого листа документа;
- при отсутствии в этом углу свободного места стандарт допускает размещение штрих-кода в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа.
Наряду со штрих-кодированием в работе с документами получает развитие и технология QR-кодирования, что также учтено в стандарте. QR-коды более функциональны по сравнению со штрих-кодами и позволяют включить больше информации о документе. Требования к размещению QR-кодов такие же, как и для штрих-кодов.
Как применить новое требование:
- В Инструкции по делопроизводству указать, что основное место расположения штрих-кода – правый нижний угол первого листа документа. Для исходящих и внутренних документов организации это требование можно реализовать ...
