За нарушения в сфере ведения, хранения, учета или выдачи трудовых книжек, вкладышей и бланков этих документов предусмотрена административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы подробно разобрали административную ответственность: кого и за что могут наказать, виды наказаний, кто уполномочен привлекать к ответственности. Как обычно мы уделили внимание и практическим аспектам оформления документов.
Как вы уже убедились из ранее опубликованных статей цикла, посвященного трудовым книжкам, осуществлять любые действия с этими документами следует, избегая любых неточностей и соблюдая установленные требования. Связано это не только с возможными неблагоприятными последствиями для владельца трудовой книжки. В случае нарушения правил ведения, учета и хранения трудовых книжек, внесения в них записей как сама организация-работодатель, так и ее должностные лица могут быть привлечены к ответственности.В предыдущих статьях мы подробно изучили требования нормативных правовых актов к правильному ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек в организации. Как известно, степень обязательности соблюдения тех или иных требований прямо пропорциональна размеру ответственности за их несоблюдение и неотвратимости этой ответственности. Таким образом, наше исследование вопросов, связанных с трудовыми книжками, было бы неполным без освещения особенностей привлечения к ответственности.
Для начала обратимся к уже знакомым по ранее опубликованным статьям Правилам:
Фрагмент документа
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»):
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Как можно убедиться, в Правилах проводится разграничение ответственности за следующие основные группы нарушений:
-
за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них – этот вид ответственности установлен в отношении самой организации-работодателя;
-
за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них – специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением).
Однако Правилами установлены только общие подходы, указывающие на сферы ответственности организации и ее должностных лиц, а непосредственно виды ответственности и ее размеры следует искать в других нормативных правовых актах.
Так, в силу ст. 362 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) руководители и иные должностные лица организаций, виновные в нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, несут ответственность в случаях и порядке, которые установлены ТК РФ и иными федеральными законами.
Далее подробнее остановимся на каждом из видов ответственности, которые установлены федеральными законами:
- рассмотрим виды нарушений, за которые установлен тот или иной вид ответственности;
- найдем ответ на вопрос, кто именно будет нести ответственность;
- определимся с размерами каждого из подлежащих применению вида ответственности и сроками привлечения к ней;
- установим лица, уполномоченные привлекать к ответственности за подобные нарушения.
В этом номере журнала мы познакомимся с ключевыми аспектами административной ответственности. В следующем – с особенностями дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности.
Административная ответственность
Административная ответственность в интересующей нас сфере деятельности установлена двумя статьями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ).
Фрагмент документа
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Статья 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда»
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, – влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.
Ответственность, предусмотренная ст. 13.20 КоАП РФ, применяется сравнительно редко да и размер налагаемого ею штрафа незначителен. Поэтому сосредоточим свое внимание на практических аспектах применения административных наказаний по ст. 5.27 КоАП РФ. Нетрудно заметить, что административной ответственности по этой статье полежат как юридическое лицо, так и должностное. Как определить, в каких случаях ответственность будет возложена на саму организацию, а когда – на должностное лицо организации, да и какое именно должностное лицо?
Кто несет административную ответственность?
Чтобы ответить на поставленный нами вопрос, необходимо учесть приведенные выше нормы п. 45 Правил. Итак, организация в целях выполнения своей обязанности по организации работы с трудовыми книжками должна была издать приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за такую работу. Однако одного такого назначения приказом (распоряжением) организации будет мало. У назначенного лица в должностных обязанностях в заключенном с ним трудовом договоре (и/или в должностной инструкции данного работника) должно быть прописано осуществление соответствующих действий с трудовыми книжками. Тогда ответственность по статье 5.27 КоАП РФ будет, вероятнее всего, возложена на это должностное лицо. Образец оформления приказа о назначении ответственного вы найдете в Примере 4. Возможная формулировка о трудовых обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции может звучать так:
«Работник обязуется выполнять следующие трудовые обязанности:
…осуществлять прием от лиц, поступающих на основное место работы, трудовых книжек и вкладышей в них, при необходимости – оформлять новые трудовые книжки и вкладыши в них, а равно осуществлять выдачу работникам трудовых книжек, вкладышей в них в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;
осуществлять оперативное хранение, своевременные учет и заполнение трудовых книжек работников, вкладышей в них, внесение предусмотренных действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации записей в трудовые книжки работников, вкладыши в них;
осуществлять ведение иной установленной документации по кадрам (включая ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них), при необходимости – предоставлять в установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации копии трудовых книжек, вкладышей в них или заверенные в установленном порядке выписки из указанных документов;
в случаях и порядке, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, оформлять дубликаты трудовых книжек;
в рамках своей компетенции подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив...».
Исключение составляют случаи, когда нарушение установленных требований произошло не по вине должностного лица, а вследствие отсутствия должной организации работы со стороны организации-работодателя.
Если организация-работодатель не обеспечила надлежащим образом оборудованными шкафами (сейфами) для хранения трудовых книжек и вкладышей в них, несмотря на ваши неоднократные обращения со служебными записками на имя генерального директора о необходимости приобретения таких шкафов (сейфов), то она будет самостоятельно нести административную ответственность в случае утраты трудовых книжек и вкладышей в них, вызванной ненадлежащими условиями хранения.
Равным образом, если в организации было допущено нарушение установленных правил обращения с трудовыми книжками, но при этом не был издан приказ (распоряжение) о назначении ответственного должностного лица, то административная ответственность на такое нарушение будет возложена на саму организацию.
Указанное подтверждается арбитражной практикой по конкретным делам. Так, Федеральный арбитражный суд Московского округа, рассмотревший одно из подобных дел в кассационной инстанции, установил, что факт того, что в установленном порядке на работника организации были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, не был подтвержден материалами дела. Вследствие этого судом сделан вывод, что ответственность за допущенные нарушения в ведении кадрового учета должна нести организация-работодатель (постановление от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).