Top.Mail.Ru
Перевод если не всех, то по крайней мере части рабочих мест из офиса на дом имеет свои преимущества. Мы разобрались, какие психологические проблемы встают на этом пути и как их решить. Какую технологию взаимодействия с «удаленными» сотрудниками и клиентами можно реализовать благодаря электронной почте, специальной платформе мобильного офиса, web-камере, конференц-связи и call-центру? Как учитывать отработанное время и какую систему оплаты выбрать для «надомных» работников?
Зачем нужны офис и торговый зал? Консервативно настроенные сотрудники могут посмеяться над таким вопросом. Казалось бы, офис и торговый зал, без сомнения, нужны. Иначе где будут размещаться персонал и необходимая техника? А если нет торгового зала, то и товар выложить попросту негде. И, в конце концов, куда тогда ходить на работу и как организовать рабочий день?

Попробуем ответить на эти вопросы не по привычной модели, а руководствуясь неординарным мышлением и опытом крупных (в основном западных) компаний.

Зачем руководству ходить на работу?

Зачем руководству ходить на работу? Вероятнее всего, для того, чтобы раздать указания персоналу, проконтролировать выполнение этих указаний, провести какие-либо переговоры, возможно, пообщаться с кем-то из клиентов, подписать бумаги. Теперь разберемся, что из вышеперечисленного действительно требует личного и постоянного присутствия руководства в офисе.

Раздавать указания можно с тем же успехом по мобильному телефону или с помощью электронной почты. Постоянно контролировать деятельность персонала вообще не рационально — таким образом в людях подавляется инициатива, ведь им выказывается недоверие. Остаются переговоры и подписание документов. Переговоры можно проводить не только у себя в офисе, но практически в любом другом месте: в офисе клиента, в собственном автомобиле, в кофейне и даже в парке или спортклубе. Важно лишь, чтобы место устраивало и вас, и противоположную сторону. Ну а документы обычно не требуют сверхсрочного подписания, для этого постоянное присутствие в офисе точно не обязательно.

Зачем персоналу ходить на работу?

Наверняка, обязательное условие для работников вашей компании — это нормированный рабочий день. И если кто-то не появляется на рабочем месте точно в назначенный час (например, в 9.00), у руководства это вызывает раздражение. В некоторых компаниях даже практикуются штрафные санкции, вплоть до увольнения за опоздания. Подумайте, так ли необходимо постоянное присутствие персонала в офисе?

Конечно, если в функции работника входит открытие офиса к определенному времени или, например, работа за прилавком, вопрос мы автоматически снимаем. А как быть с теми сотрудниками, которые должны искать по телефону клиентов, проводить с ними встречи, подготавливать различного рода аналитические материалы? Действительно ли необходимо, чтобы они появлялись в офисе? Может, целесообразнее предоставить им полную свободу передвижения? Для связи они могут использовать стационарный (даже свой домашний) и мобильный телефоны, электронную почту, факс. Тогда нужные звонки они смогут совершать даже по дороге от одного клиента к другому, а готовить документы — в любое удобное время, даже дома.

Кстати, как показывает практика, работа в спокойных домашних условиях существенно снижает количество ошибок. То есть выездных менеджеров, бухгалтера, юриста, торговых представителей можно смело «выселять» из офиса.

Вообще, когда речь идет о мобильном офисе, нужно стремиться к тому, чтобы в «реальном» офисе осталось место только для секретаря-координатора, а в торговом зале — только для продавца. Таким образом, требуемое количество арендуемых квадратных метров резко уменьшается.

Как запустить мобильный офис

Работа мобильного офиса требует:

  • во-первых, серьезного пересмотра собственной психологии, а
  • во-вторых, оснащения офиса и сотрудников техникой для связи.

Мнение
Свернуть Показать
Семенова Д.А., корреспондент журнала:

Производители ноутбуков и телефонов подразумевают под «мобильным офисом» оснащенность своих продуктов разными средствами:

  • как программными (браузер, почтовый агент, редакторы и т.д.),
  • так и аппаратными (модем, Wi-Fi, видеокамера и др.).

Операторы связи используют это же понятие применительно к набору услуг, предоставляемых клиентам.

Все это нужно, чтобы человек, находящийся вдали от родного офиса, всегда был на связи и не чувствовал себя оторванным от дел. Итак, что можно использовать для организации собственного мобильного офиса?

Самое доступное решение — это пересылка отдельных файлов по электронной почте. Если получатель работает на дому, то он может подключаться к Интернету при помощи модема или выделенной линии, чтобы скачать информацию или, наоборот, отправить данные в офис. Отметим, что работа через модем накладывает ограничения по объему передаваемых / скачиваемых данных — единовременная передача файлов свыше 3 мегабайт может стать весьма проблематичной. Хотя при работе с обычными word'овскими и excel'евскими файлами без картинок, как правило, такое ограничение остается незамеченным.

Кроме того, уже получило широкое распространение подключение к Интернету при...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выбираем тип маршрута для авиаперелета

Рассмотрим основные типы перелетов – в один конец (one way) и с возвратом (round trip) – что дешевле и где риски. Пополним копилку «авиазнаний» другими менее известными вариантами перелетов. А заодно проясним часто задаваемые вопросы: по каким документам можно бронировать билеты, сколько ошибок можно допустить, зачем заранее регистрироваться на рейс.

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

При организации командировок и турпоездок (для себя и своего шефа) часто важной задачей является грамотная покупка авиабилетов. Научим находить максимально выгодные ценовые предложения на нужный вам уровень сервиса. Где можно купить авиабилеты: не только на сайтах авиакомпаний и агрегаторов, но и у туроператоров, в системах бронирования, в т.ч. В2В – даем адреса полезных сайтов и объясняем плюсы и минусы каждого варианта. Какие бывают типы рейсов и самолетов, на что это влияет. Как разные классы обслуживания отличаются между собой по сервису до и во время полета, по цене билета. Как можно повысить класс обслуживания. Почему лучше регистрироваться в программах лояльности.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).