Когда дополнительные обязанности можно возложить без согласования с работником, просто уведомив его (ознакомив под подпись с изменениями должностной инструкции)? А когда его согласие необходимо вместе с изданием приказа по личному составу и доплатой? Когда это будет считаться совместительством, совмещением, расширением зон обслуживания, выполнением обязанностей временно отсутствующего работника (объясняем на примере)? Какие из всех вышеперечисленных вариантов чаще используют? Какой комплект документов нужно оформить?
Показываем образцы дополнительного соглашения к трудовому договору, кадровых приказов о совмещении и его отмене, а также приказа по основной деятельности о назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Вопрос в тему
Как правильно возложить дополнительные обязанности по ведению делопроизводства в подразделении на сотрудника? Нужно ли издавать приказ об их назначении? И должен это быть приказ первого лица или может быть распоряжение зама? Оформлять ли дополнения к должностной инструкции? И можно ли ограничиться дополнением к должностной инструкции без издания распорядительного документа?
В рамках обычного рабочего процесса подчас возникают ситуации, когда все работники заняты своими делами, но нужно, чтобы выполнялась какая-то дополнительная функция, на которую нецелесообразно брать отдельного сотрудника ввиду ее низкой трудоемкости.
Например, ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно не занимает все рабочее время человека, поэтому отдельного работника на это редко берут. Учет рабочего времени в подразделении займет у ответственного за его ведение сотрудника (табельщика) буквально полчаса в течение рабочего дня (если же подразделение небольшое, то и того меньше). А ответственный за пожарную безопасность в одноэтажном здании явно не будет заниматься оформлением необходимых бумаг и проверкой исправности оборудования в течение полного рабочего дня.
Самым рациональным выходом в данной ситуации будет поручить подобную функцию кому-либо из работников, кто сможет успевать ее выполнять:
- либо в свое основное рабочее время,
- либо задерживаясь после окончания рабочего дня, приходя раньше начала рабочего времени и т.п.
Дополнительные обязанности к текущей работе или нет?
Для начала необходимо определиться, входит ли та функция, которую планируют поручить работнику, в общий круг обязанностей в рамках его должности (профессии). Так, поручать делопроизводство слесарю будет явно за рамками его профессии, а вот дополнить обязанности секретаря или администратора таким функционалом вполне логично.
Тут нам могут помочь профстандарты, предусматривающие максимально широкий круг потенциальных обязанностей, которые могут выполнять работники той или иной профессии или специальности.
Допустим, ранее копии документов из личных дел работников, справки по запросам сотрудников, выписки из приказов и т. п. при необходимости готовил секретарь организации. Но теперь нам нужно возложить эту обязанность на специалиста по кадрам. В его должностной инструкции такая функция прямо не прописана. Можем ли мы включить ее в инструкцию без лишних телодвижений или потребуется получить согласие работника на это?
Исследуем более внимательно должностную инструкцию специалиста по кадрам. С большой долей вероятности там можно найти такую обязанность, как «ведение документации по учету и движению персонала». А выдача справок и копий, выписок по запросам работников относится к этому функционалу. Да и в профстандарте «Специалист по управлению персоналом» (утв. приказом Минтруда России от 09.03.2022 № 109н) в описании трудовой функции «Ведение документации по учету и движению персонала» присутствует такая обязанность, как «подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках».
Таким образом, делаем вывод, что мы можем включить подобную обязанность в должностную инструкцию специалиста по кадрам без соблюдения требований о получении его согласия, т.к. трудовую функцию мы не меняем, а просто уточняем круг его обязанностей (назовем это «вариант 1»).
Судебная практика также подтверждает, что некоторые виды допобязанностей не требуют согласия работников и доплаты за их выполнение.
Судебная практика. Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.03.2025 по делу № 8Г-3435/2025[88-5008/2025]
При рассмотрении дела о возложении на работника (ведущего специалиста гражданской обороны) обязанности по обеспечению мер антитеррористической защищенности суд указал, что «назначение сотрудника ответственным лицом с целью выполнения требований законодательства об антитеррористической деятельности не является выполнением служебных обязанностей, поскольку работы в области антитеррористической защищенности, выполняемые истцом, осуществлялись либо в рамках его основной должности, либо по собственной инициативе, что не может повлечь за собой возникновение права на осуществление доплат в порядке ст. 60.2 ТК РФ».
