Как правильно возложить дополнительные обязанности по ведению делопроизводства в подразделении на сотрудника? Нужно ли издавать приказ об их назначении? И должен это быть приказ первого лица или может быть распоряжение зама? Оформлять ли дополнения к должностной инструкции? И можно ли ограничиться дополнением к должностной инструкции без издания распорядительного документа?
В рамках обычного рабочего процесса подчас возникают ситуации, когда все работники заняты своими делами, но нужно, чтобы выполнялась какая-то дополнительная функция, на которую нецелесообразно брать отдельного сотрудника ввиду ее низкой трудоемкости.
Например, ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно не занимает все рабочее время человека, поэтому отдельного работника на это редко берут. Учет рабочего времени в подразделении займет у ответственного за его ведение сотрудника (табельщика) буквально полчаса в течение рабочего дня (если же подразделение небольшое, то и того меньше). А ответственный за пожарную безопасность в одноэтажном здании явно не будет заниматься оформлением необходимых бумаг и проверкой исправности оборудования в течение полного рабочего дня.
Самым рациональным выходом в данной ситуации будет поручить подобную функцию кому-либо из работников, кто сможет успевать ее выполнять:
Когда в штатном расписании указываются две должности одного человека, а когда одна двойная должность? Какими знаками они разделяются при упоминании в тексте документа и в подписи (запятая, дефис, тире)? Ответ в № 4’ 2026
Для начала необходимо определиться, входит ли та функция, которую планируют поручить работнику, в общий круг обязанностей в рамках его должности (профессии). Так, поручать делопроизводство слесарю будет явно за рамками его профессии, а вот дополнить обязанности секретаря или администратора таким функционалом вполне логично.
Тут нам могут помочь профстандарты, предусматривающие максимально широкий круг потенциальных обязанностей, которые могут выполнять работники той или иной профессии или специальности.
Допустим, ранее копии документов из личных дел работников, справки по запросам сотрудников, выписки из приказов и т. п. при необходимости готовил секретарь организации. Но теперь нам нужно возложить эту обязанность на специалиста по кадрам. В его должностной инструкции такая функция прямо не прописана. Можем ли мы включить ее в инструкцию без лишних телодвижений или потребуется получить согласие работника на это?
Исследуем более внимательно должностную инструкцию специалиста по кадрам. С большой долей вероятности там можно найти такую обязанность, как «ведение документации по учету и движению персонала». А выдача справок и копий, выписок по запросам работников относится к этому функционалу. Да и в профстандарте «Специалист по управлению персоналом» (утв. приказом Минтруда России от 09.03.2022 № 109н) в описании трудовой функции «Ведение документации по учету и движению персонала» присутствует такая обязанность, как «подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках».
Таким образом, делаем вывод, что мы можем включить подобную обязанность в должностную инструкцию специалиста по кадрам без соблюдения требований о получении его согласия, т.к. трудовую функцию мы не меняем, а просто уточняем круг его обязанностей (назовем это «вариант 1»).
Судебная практика также подтверждает, что некоторые виды допобязанностей не требуют согласия работников и доплаты за их выполнение.
Заметьте, что профстандарты обязательны не для всех категорий работников. Кроме того, организации стараются в должностных инструкциях «младшего» персонала изначально указывать обязанности из сферы делопроизводства, с которыми их ознакамливают при приеме на работу. Подробнее об этом в № 5’ 2026
В статье «Как изменить обязанности работника» в № 11’ 2017: что такое трудовая функция и трудовое действие; как они описываются в должностной инструкции; как документально оформить изменение должностной инструкции?
Судебная практика. Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.03.2025 по делу № 8Г-3435/2025[88-5008/2025]
При рассмотрении дела о возложении на работника (ведущего специалиста гражданской обороны) обязанности по обеспечению мер антитеррористической защищенности суд указал, что «назначение сотрудника ответственным лицом с целью выполнения требований законодательства об антитеррористической деятельности не является выполнением служебных обязанностей, поскольку работы в области антитеррористической защищенности, выполняемые истцом, осуществлялись либо в рамках его основной должности, либо по собственной инициативе, что не может повлечь за собой возникновение права на осуществление доплат в порядке ст. 60.2 ТК РФ».
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Как обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях коррелируют с обязанностями службы делопроизводства (перечисляем и те и другие). На какую нормативную базу можно опереться.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
С 30 мая 2025 г. вступили в силу самые крупные многомиллионные штрафы (в т.ч. % с годовой выручки) за нарушения в работе с персональными данными. В табличной форме показываем все виды нарушений в этой сфере и наказаний за них, которые действуют на данный момент в административном и уголовном кодексах. Комментируем самые примечательные моменты. Например, за что и в каких организациях оштрафуют только должностное лицо, а в каких только само юрлицо, каким организациям штраф уменьшат в 2 раза или взыщут как с ИП.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
