Вы узнаете, какие органы полномочны проверять правильность ведения кадрового делопроизводства. Какие документы должны быть оформлены в обязательном порядке, а какие – при определенных условиях? Что грозит за нарушения в сфере ведения и хранения трудовых книжек? Насколько усложнил нам жизнь закон «О персональных данных»? Чем грозит преждевременное уничтожение либо утеря документов? Напомним, что незнание законов не освобождает от ответственности ни организацию-работодателя, ни ее должностных лиц.
Согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудовым кодексом РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
Обратите внимание: при отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители и иные должностные лица организаций, но также работодатели – физические лица. Какое конкретно наказание понесут нарушители, мы расскажем в статье.
Кто проверит кадровые документы?
Согласно статье 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в статье 357 ТК РФ.
Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.
Не стоит забывать и про сотрудников Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности, соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).
Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.
Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Контролеры не могут требовать документы, информацию, образцы (пробы) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки. Существует специальный документ – распоряжение или приказ о проведении мероприятия, – в котором в обязательном порядке должны быть указаны:
- цели, задачи и предмет проверки, а также
- правовые основания ее проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке.
Указанное распоряжение (приказ) инспектор обязан предъявить, приходя в организацию для проверки.
«Преступление и наказание»
Какие кадровые документы должны быть?
Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, – это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в пункте 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:
- на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1 000 до 5 000 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Теперь ответим на вопрос: о каком должностном лице здесь идет речь? Применительно к административному законодательству должностным является лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Поэтому руководители и другие работники организации, а также индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением возложенных на них организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, несут административную ответственность как должностные лица (статья 2.4 КоАП РФ). То есть оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров, специалиста, в должностные обязанности которого входит оформление трудовых книжек или иных кадровых документов.
При этом наложение штрафа на работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя) не исключает, а дополняет наложение штрафа на виновное должностное лицо!
Частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ установлено,...
