Выделены основные моменты, связанные со взаимодействием руководителя и его помощника в рамках планирования. Предложены две формы систематизации повторяющихся дел – ежедневная для секретаря и еженедельная для руководителя, которые упорядочивают их взаимодействие с остальными сотрудниками организации.
Наши рекомендации подскажут вам, как стать незаменимым помощником для своего шефа.
Время – это ценнейший ресурс. Многие руководители ценят его «на вес золота». И если секретарь научится экономить время своего шефа, то он сможет стать ценным сотрудником. Как это сделать? Возьмите на себя задачу планирования не только собственного времени, но и рабочего времени своего руководителя. Мы подскажем, как это организовать, а вы решите, какие из наших рекомендаций «приживутся на вашей почве».
Начни с себя
Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации имеет свою специфику:
- функции и обязанности чрезвычайно разнообразны, различны по сложности и важности;
- рабочий день весьма насыщен, часто приходится работать в условиях цейтнота;
- приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ;
- в приемной особые условия работы: телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т.п.
Вместе с тем секретарь не должен ничего забывать.
Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, с другой – его затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать собственную работу невозможно.
Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но делать это необходимо. Просто всю выполняемую работу можно с некоторой долей условности подразделить на:
- повторяющуюся и
- неповторяющуюся.
Повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, изготовление копий, подготовку документов к рассмотрению руководителем и т.п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования постоянной однотипной работы можно разработать схему рабочего дня секретаря.
Это делается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных документов организации.
Начать нужно с анализа своей работы в течение определенного периода, например, месяца (минимум – недели), в результате которого необходимо ответить на вопросы:
- какое время дня оказалось наиболее, а какое наименее продуктивным?
- какие постоянные работы вы выполняли?
- сколько времени занимали повторяющиеся дела?
- сколько времени тратится на наиболее важные и срочные дела?
- сколько раз в течение дня приходится возвращаться к одному и тому же делу?
Схема рабочего дня секретаря должна обеспечивать его взаимодействие с другими сотрудниками офиса, учитывать правила внутреннего трудового распорядка организации.
Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, поэтому схема рабочего дня секретаря во многом определяется недельным графиком работы руководителя, о котором мы расскажем чуть позже. Учитывать нужно и привычки руководителя. Один приезжает в офис задолго до начала рабочего дня прочих сотрудников, другой – предпочитает засиживаться на рабочем месте до позднего вечера, третий – требует выполнения всего объема работ за восьмичасовой рабочий день.
При...
