Top.Mail.Ru

Какие документы оформляются к началу нового рабочего года: напоминания опоздавшим

Конец года – один из самых «горячих» периодов работы: подводятся итоги, составляются планы, кроме того, к началу нового рабочего года нужно успеть разработать и утвердить ряд документов. К сожалению, не все делается вовремя. Результатом обычно становится необходимость разработки и утверждения некоторых документов «задним числом». Кстати, а вы знаете, какие документы следует оформить к началу нового рабочего года в любой организации? У вас еще есть возможность свериться и успеть наверстать упущенное
Окончание календарного года – это время подводить итоги и готовить задел на следующий год. Вместе с тем в предновогодней суете и после новогодней дремоты (которые традиционно охватывают россиян) очень трудно успеть выполнить все требования действующего законодательства. В настоящей статье мы напомним вам, что нужно было сделать к началу года или непосредственно после него. А если вы что-то упустили, то у вас еще есть время наверстать все самостоятельно или напомнить другим сотрудникам организации.

Утверждение номенклатуры дел на следующий год

Номенклатура дел – один из базовых документов, необходимых для постановки делопроизводства и архивного дела в организации. В ней содержится информация, позволяющая определить подразделения, которые являются ответственными за разработку или хранение отдельных видов документов.

Основными целями разработки номенклатуры дел являются:

  • создание системы учета дел, генерируемых в течение года в организации;
  • установление сроков хранения для дел, заводимых в организации;
  • обеспечение порядка при подшивке документов в дела (при формировании дел), одновременно упорядочивается система регистрации документов, их последующий поиск;
  • содействие работе по передаче документов постоянного и долговременного хранения в государственные и муниципальные архивы теми организациями, которые являются источниками их комплектования.

Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется обычно локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением о службе ДОУ и т.д.). Как правило, номенклатура дел организации на следующий год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается в конце декабря. Однако приказ о введении ее в действие может быть издан и в первых числах января (что зависит от даты начала работы организации).

Ответственность за разработку этого документа лежит на делопроизводственной службе предприятия, поэтому данную тему мы подробно рассмотрели в декабрьском номере журнала, дав и алгоритм работы, и пример номенклатуры дел со сроками хранения, установленными уже по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

«Закрытие» журналов и начало новых

Согласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках одного календарного года (таков общий порядок). В одном журнале регистрируются документы, у которых общая нумерация (например, организация может нумеровать единым массивом все приказы по личному составу, а может разделить их на несколько групп, для каждой из которых предусмотреть свою линию нумерации, т.е. и свои журналы регистрации).

При этом номер документа может содержать не только порядковый номер в рамках одного года, но и некий индекс (например, индекс дела по номенклатуре дел или буквенный код, облегчающий быструю идентификацию документа человеком).

Если в организации используется система автоматизации документооборота, то при регистрации документа сведения о нем автоматически попадают в регистрационные журналы. Если же журналы учета ведутся в бумажном виде, то по окончании года нужно не забыть их закрыть и с начала года завести новые журналы.

В ряде организаций данный переход оформляется путем издания двух приказов, один – от 31 декабря о прекращении ведения журналов за уходящий год, другой – первой рабочей датой нового года – о начале ведения новых журналов. В некоторых организациях такой переход осуществляется на основании локальных нормативных актов (инструкция о делопроизводстве и т.п.). Оба варианта с точки зрения законодательства приемлемы.

Мнение эксперта

Мне кажется, что необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном акте организации. Создавать для этого приказы нецелесообразно. Приказы, как правило, проходят сложную процедуру согласования. Издавать один приказ 31 декабря, а потом второй – в первый рабочий день января может быть проблематично. Если руководитель не подпишет приказ с утра первого рабочего дня января, то что – документы регистрировать не надо? Такой вариант может парализовать работу, а, как известно, за новогодние праздники обычно скапливается много почты.

В настоящее время в России требования к подготовке, оформлению и обработке документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Поэтому правила работы с документами разных видов могут отличаться.

Организационно-распорядительные документы могут регистрироваться как в традиционных (бумажных), так и электронных журналах и карточках. Об этом говорилось в ранее действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (пункт 4.1.6).

Сегодня использование бумажных журналов и картотек считается неэффективным и устаревшим. При этом в действующих сейчас Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти говорится об использовании СЭД в целях учета и поиска документов.

Работа разных СЭД может отличаться при выполнении одной делопроизводственной функции. Как правило, при регистрации документов в СЭД используются электронные регистрационные карточки, в которые заносятся основные сведения о документе. При этом СЭД может и не формировать в явном виде электронных журналов регистрации документов. То есть создается электронная картотека и пользователь может получить (например, с помощью поиска) любой набор доступных ему регистрационных карточек и представить их в виде необходимой ему таблицы или полностью просмотреть сведения, занесенные в них.

Алгоритм работы СЭД, в том числе правила начала регистрации документов в новом календарном году, закладывается при создании СЭД и при необходимости может донастраиваться администратором системы. Итак, существуют СЭД, которые в новом календарном году автоматически (без всяких настроек) начинают присваивать порядковые номера документам с единицы. Если при смене календарных лет в СЭД необходимо производить специальные настройки, то целесообразно данные обязанности закрепить за администратором системы в одном из нормативных документов организации.

Если говорить о журналах регистрации, то в законодательстве явно не существует требований о закрытии (завершении) в конце года бумажных или электронных журналов регистрации организационно-распорядительных документов, которые присутствуют у любого юрлица. Но вот специфические документы могу иметь свои особенности.

В практике делопроизводства обычно журналы регистрации организационно-распорядительных документов (бумажные и электронные, формируемые без СЭД, например, в виде таблицы в MS Excel) создают на год. Если документов много, то так удобнее работать и хранить журналы регистрации, имеющие временный срок1 хранения . Как вести, закрывать и оформлять журналы регистрации организационно-распорядительных документов, самостоятельно определяет организация и закрепляет это в локальном нормативном документе. При оформлении бумажных журналов регистрации для подготовки их к хранению целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичный срок хранения.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Приложение 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких облож­ках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Утверждение графика отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. При этом данный график обязателен как для работодателя, так и для работника: никто из них не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков.

Унифицированная форма для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом (№ Т-7). Но при этом существует несколько вариантов заполнения данной формы – фамилии работников могут располагаться:

  • в алфавитном порядке (алфавитный способ),
  • в порядке подчиненности в пределах структурных подразделений (структурный), в которых они работают, либо
  • фамилии работников указываются в порядке очередности запланированных дат начала отпуска (хронологический).

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При первом и втором способе составления графика отпусков возникает необходимость в добавлении дополнительных строк возле фамилий сотрудников, чей отпуск разбит на части. При третьем способе составления графика отпусков предоставление частей отпуска в разные месяцы влечет повторение фамилии работника в графике несколько раз – по числу предоставляемых частей отпуска.

График отпусков составляется на основе пожеланий работника, соответственно, его составление требует определенной подготовительной работы. Ведь пожелания нужно собрать. Обычно это делается либо руководителями подразделений, либо кадровой службой, либо секретарем в зависимости от размеров организации и принятого распределения обязанностей.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им на это лицом) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового в данной организации).

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (как правило, это заявление работника, согласованное в определенном порядке в организации), и фиксируется приказом лица, полномочного на утверждение графика отпусков.

Образец утвержденного в конце года графика отпусков см. на следующей странице. Здесь еще не заполнены графы о фактических датах отпусков и фактах их переноса в течение года. Напоминаем, что если этот обязательный документ вы забыли оформить, то сделать это нужно непременно. И дата его утверждения должна быть не позднее 17 декабря 2010 года (за 2 недели до наступления 2011 года, т.е. задним числом).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма штатного расписания утверждена Госкомстатом РФ.

Пример. График отпусков на 2011 год

Вопрос об обязательности данного документа давно и активно дискутируется, и есть достаточно аргументов, указывающих на его рекомендательный характер. Однако, если вы не хотите дискутировать на эту тему с представителями трудовой или налоговой инспекции, среди которых встречаются и те, кто не в курсе глубин развития правовой и бухгалтерской мысли, данный документ лучше в организации иметь. Тем более что в ряде случаев он может быть достаточно полезен.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание тоже вносятся приказом (распоряжением). Вносить изменения в штатное расписание можно сколь угодно часто, и, как правило, к концу года их накапливается достаточное количество. С начала года утверждается новая редакция штатного расписания, включающая все ранее произведенные изменения.

К составлению штатного расписания есть два подхода. В соответствии с одним из них оно формируется по факту и отражает фактическую ситуацию в организации, согласно второму штатное расписание формируется исходя из желаемой организационной структуры компании. Составление штатного расписания «без вакансий» практикуется, если в организации планируется либо недавно было окончено сокращение штатов (принято считать, что отсутствие вакансий облегчает работу по доказыванию законности действий работодателя в случае возникновения трудового спора с уволенным работником).

Учетная политика

Под учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета, установленная в организации (т.е. способов первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (как правило, это руководитель организации). При этом еще утверждаются:

  • рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
  • порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации;
  • порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Вместе с тем, как указывает действующее законодательство, изменение учетной политики необходимо производить в случаях:

  • изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета,
  • разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности.

Но учетную политику необходимо пересматривать, как минимум, каждый год. Соответственно, к началу финансового года в организации необходимо приказом утвердить новую учетную политику с учетом произошедших изменений.

Заработная плата

Ответ на вопрос, «повышать или не повышать заработную плату сотрудникам в новом году», безусловно, зависит прежде всего от финансовых показателей компании. Вместе с тем мы все понимаем, что если в конце года заработная плата не изменяется в сторону увеличения, значит, она уменьшилась пропорционально росту потребительских цен.

Не стоит забывать и о таком явлении, как «зарплатные» комиссии налоговых органов, тем более что они традиционно активизируются в периоды низкой собираемости налогов. А с учетом того, что налоговая нагрузка существенно возросла из-за повышения налогов на фонд оплаты труда с 2011 года, контролирующие органы будут весьма бдительно следить, чтобы налогов организация принесла им больше (и никак не прежнюю сумму или, не дай Бог, меньшую!). Эти вопросы теперь будут контролироваться еще и фондами, так что в новом году следует ожидать активизации деятельности по проведению проверок и с их стороны.

На комиссии обычно вызываются организации, уровень заработной платы в которых существенно отличается от средней оплаты труда по отрасли, который, в свою очередь, зависит и от уровня инфляции. Поэтому, если финансовые показатели позволяют, можно рекомендовать провести в январе индексацию заработных плат, увеличив их хотя бы на уровень инфляции.

* * *

Конец года – один из самых «горячих» периодов работы. Подводятся итоги, составляются планы, раздают пряники и щелкают кнутами. В суматохе многие моменты оказываются «отставлены в сторону» и не то чтобы забыты совсем, но на них просто не остается времени. Многое перекладывается «на потом», т.е. после новогодних каникул. Результатом этого обычно становится необходимость утверждения и разработки документов задним числом. Нам, конечно, хочется предостеречь читателей от подобных увлечений. Но мы понимаем, что правда жизни слишком часто отличается от «гладкой» теории.

Сноски 1

  1. Сроки хранения журналов, карточек и баз данных организационно-распорядительных документов устанавливаются новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (2010 г.). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Выбираем тип маршрута для авиаперелета

Рассмотрим основные типы перелетов – в один конец (one way) и с возвратом (round trip) – что дешевле и где риски. Пополним копилку «авиазнаний» другими менее известными вариантами перелетов. А заодно проясним часто задаваемые вопросы: по каким документам можно бронировать билеты, сколько ошибок можно допустить, зачем заранее регистрироваться на рейс.

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

При организации командировок и турпоездок (для себя и своего шефа) часто важной задачей является грамотная покупка авиабилетов. Научим находить максимально выгодные ценовые предложения на нужный вам уровень сервиса. Где можно купить авиабилеты: не только на сайтах авиакомпаний и агрегаторов, но и у туроператоров, в системах бронирования, в т.ч. В2В – даем адреса полезных сайтов и объясняем плюсы и минусы каждого варианта. Какие бывают типы рейсов и самолетов, на что это влияет. Как разные классы обслуживания отличаются между собой по сервису до и во время полета, по цене билета. Как можно повысить класс обслуживания. Почему лучше регистрироваться в программах лояльности.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).