Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания). С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе).
Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле. Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника. При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов.
Уже ни для кого не секрет, что количество документов на каждом предприятии с каждым годом увеличивается. В связи с этим усугубляются проблемы хранения и своевременного подписания все большего объема документов. Именно для того, чтобы избавить руководителя от подписания стопок однотипных бумаг, во многих организациях начинают использовать факсимиле. Это позволяет:
- уменьшить количество документов, которые руководитель компании должен подписать собственноручно,
- и, что особенно важно, подписать документы можно и в период его отсутствия.
Ведь очень часто бывает так, что в уже подписанный документ необходимо внести изменения, а руководитель уехал на совещание в вышестоящую организацию, и подписать повторно, а тем более срочно, не может. И вот тут-то на помощь приходит факсимиле. Удобство его использования неоспоримо: оперативность в решении проблем.
Все, казалось бы, просто. Но на самом деле использование аналога собственноручной подписи – а именно к ним и относится факсимиле – требует соблюдения ряда правил. Пренебрежение ими может привести к плачевным последствиям, например, к признанию документов недействительными.
Чтобы обезопасить вас, автор решила поделиться собственным опытом организации работы с факсимиле на предприятии и раскрыла целый ряд вопросов:
- как правильно организовать процесс изготовления и использования факсимиле в организации;
- как быть в случае утраты факсимиле;
- как организовать процесс уничтожения факсимиле;
- правомерность использования факсимиле на различных документах (договоры, бухгалтерские документы и документы налогового учета, письма, организационно-распорядительные документы и другие).
Что такое факсимиле?
В законодательстве определения понятия факсимиле мы не найдем. Раз так, обратимся к Большой советской энциклопедии: факсимиле-клише-печать, воспроизводящее подпись (от латинского fac simile – сделай подобное), т.е. это аналог собственной подписи руководителя. Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.
Любая подпись выполняет как минимум несколько функций:
- удостоверяет подписанта и, соответственно, право подписи документа именно этим руководителем;
- подтверждает, что поставивший свою подпись не сможет отказаться от документа, который он подписал.
Если руководитель подписывает документ собственноручно, то подразумевается, что он оценивает все функции, которые выполняет его подпись. Здесь мы вставили слово «подразумевается», потому что при подписании особо важных документов руководитель, конечно, уделяет им должное внимание, а вот при подписании кипы бумаг – навряд ли.
Иначе дело обстоит при использовании факсимиле подписи, которое...
