Новые положения Гражданского кодекса об управлении документами

С 1 сентября вступает в силу новая партия изменений в Гражданский кодекс РФ, которая в т.ч. затрагивает работу с документами. Новость об этом мы опубликовали в июне, а сейчас вас ждут подробности: как узаконили понятие «юридически значимое сообщение»; что изменилось в требованиях к оформлению протоколов собраний; как поменяется работа с доверенностями (например, печать на них теперь можно не ставить, срок их действия законодатель больше не ограничивает 3 годами).

Гражданский кодекс РФ относится к числу фундаментальных правовых документов. Он, в частности, прямо или косвенно регламентирует многие ключевые вопросы управления документами, и вот сейчас занялись его серьезной переработкой.

В апреле 2012 года в Госдуму был внесен проект закона «О внесении изменений в части первую, вторую, третью и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации, а также в отдельные законодательные акты Российской Федерации» объемом в 275 страниц. Учитывая значимость этой работы, Госдума приняла решение рассматривать законопроект частями и принимать каждую из них отдельным законом.

7 мая 2013 года Президент подписал Федеральный закон № 100-ФЗ (с таким же названием, как у законопроекта). Изменения в Гражданском кодексе1, которые вступят в силу уже 1 сентября 2013 года2, затронули в т.ч. и вопросы управления документами и информацией. На них и предлагаем вам обратить внимание.

Понятие «юридически значимое сообщение»

В ГК РФ введено понятие «юридически значимое сообщение» благодаря новой статье 165-1.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Статья 165-1 «Юридически значимые сообщения»

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Впервые в гражданском законодательстве введено понятие «юридически значимые сообщения». К ним относятся все документы, которые согласно либо законодательству, либо положениям договоров должны быть переданы от одного лица другому и с которыми связаны гражданско-правовые последствия. При этом, однако, не определено, с какого момента сообщение будет считаться полученным, что впоследствии может стать предметом споров в судах.

До сих пор в законодательстве понятие «юридически значимое сообщение» не использовалось, но оно уже встречалось в судебных решениях (как правило, в тех случаях, когда затрагивался вопрос о надлежащем извещении участников судебного разбирательства).

Пример из судебной практики

Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в марте 2013 года в рамках дела № А70-11023/2011 рассматривал претензии о неизвещении судом ответчика по делу и отметил, что «юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия в указанном месте своего представителя, при этом такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные ЕГРЮЛ в части адреса юридического лица, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (пункт 3 статьи 52 и пункт 3 статьи 54 ГК РФ)».

Извещения о дате, месте и времени судебного разбирательства направлялись судом ответчику именно по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Они были возвращены в суд отделением почты с отметкой «организация не значится», «истек срок хранения», что, по мнению суда, свидетельствовало о неявке заявителя жалобы за получением извещения.

Суд также сослался на пункт 2 части 2 статьи 123 АПК РФ, согласно которому лица, участвующие в деле, считаются извещенными надлежащим образом арбитражным судом, если, несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением копии судебного акта, направленной арбитражным судом в установленном порядке, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд.

Требования к порядку оформления протоколов собраний

Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ внес в Гражданский кодекс целую главу 9-1 «Решения собраний», состоящую из пяти статей. Они распространяются на любые собрания (исключения составляют только те виды собраний, порядок проведения которых установлен отдельным законодательством – примеры такой специфики мы приведем позже).

Статья 181-2 содержит требования, которые необходимо соблюсти для того, чтобы принятое решение было признано правомочным. В ней есть требования к составу сведений и реквизитам протокола собрания. Абсолютно новыми их не назовешь, просто теперь они закреплены на уровне Кодекса РФ и их отсутствие в протоколе автоматически лишает его юридической силы.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний».
Статья 181-2 «Принятие решения собрания»

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний».
Статья 181-2 «Принятие решения собрания»

1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества.

Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования.

2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.

3. О принятии собранием решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.

4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

1) дата, время и место проведения собрания;

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании3;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

5. В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

1) дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;

2) сведения о лицах, принявших участие в голосовании 3;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, подписавших протокол.

И до внесения обсуждаемых нами изменений в ГК РФ нарушение порядка созыва / проведения собрания, документирования принятых на нем решений давало возможность оспорить их в суде. Просто не для всех видов собраний раньше были законодательно прописаны правила: одно дело, например, общее собрание акционеров в АО, к которому законодатель относится очень внимательно и многое прописал, и совсем иное дело – любые собрания, которые порождают гражданско-правовые последствия (ст. 181-1 ГК РФ), для них-то новая глава ГК РФ с 1 сентября 2013 года и вводит этот минимально необходимый состав требований.

Еще обратите внимание на то, что по ряду критериев решение изначально может быть признано ничтожным (т.е. для этого даже не нужно оспаривать его в суде) – см. ст. 181-5 ГК РФ. Это происходит, например, с решениями, принятыми по вопросам, не включенным в повестку дня.

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ. Глава 9-1 «Решения собраний». Статья 181-4 «Оспоримость решения собрания»

1. Решение собрания может быть признано судом недействительным при нарушении требований закона, в том числе в случае, если:

1) допущено существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания;

2) у лица, выступавшего от имени участника собрания, отсутствовали полномочия;

3) допущено нарушение равенства прав участников собрания при его проведении;

4) допущено существенное нарушение правил составления протокола, в том числе правила о письменной форме протокола (пункт 3 статьи 181-2).

2. Решение собрания не может быть признано судом недействительным по основаниям, связанным с нарушением порядка принятия решения, если оно подтверждено решением последующего собрания, принятым в установленном порядке до вынесения решения суда.

3. Решение собрания вправе оспорить в суде участник соответствующего гражданско-правового сообщества, не принимавший участия в собрании или голосовавший против принятия оспариваемого решения.

Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

4. Решение собрания не может быть признано судом недействительным, если голосование лица, права которого затрагиваются оспариваемым решением, не могло повлиять на его принятие и решение собрания не влечет существенные неблагоприятные последствия для этого лица.

5. Решение собрания может быть оспорено в суде в течение шести месяцев со дня, когда лицо, права которого нарушены принятием решения, узнало или должно было узнать об этом, но не позднее чем в течение двух лет со дня, когда сведения о принятом решении стали общедоступными для участников соответствующего гражданско-правового сообщества.

6. Лицо, оспаривающее решение собрания, должно уведомить в письменной форме заблаговременно участников соответствующего гражданско-правового сообщества о намерении обратиться с таким иском в суд и предоставить им иную информацию, имеющую отношение к делу. Участники соответствующего гражданско-правового сообщества, не присоединившиеся в порядке, установленном процессуальным законодательством, к такому иску, в том числе имеющие иные основания для оспаривания данного решения, в последующем не вправе обращаться в суд с требованиями об оспаривании данного решения, если только суд не признает причины этого обращения уважительными.

7. Оспоримое решение собрания, признанное судом недействительным, недействительно с момента его принятия.

Статья 181-5 «Ничтожность решения собрания»

Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случаях, если оно:

1) принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;

2) принято при отсутствии необходимого кворума;

3) принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;

4) противоречит основам правопорядка или нравственности.

Давайте вспомним, где и как еще регламентируется содержание и состав реквизитов протоколов собраний.

Общие требования к оформлению...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как возложить на работника дополнительный функционал по работе с документами

Когда дополнительные обязанности можно возложить без согласования с работником, просто уведомив его (ознакомив под подпись с изменениями должностной инструкции)? А когда его согласие необходимо вместе с изданием приказа по личному составу и доплатой? Когда это будет считаться совместительством, совмещением, расширением зон обслуживания, выполнением обязанностей временно отсутствующего работника (объясняем на примере)? Какие из всех вышеперечисленных вариантов чаще используют? Какой комплект документов нужно оформить? Показываем образцы дополнительного соглашения к трудовому договору, кадровых приказов о совмещении и его отмене, а также приказа по основной деятельности о назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Документирование работы с персональными данными: как избежать штрафов по ст. 13.11 КоАП РФ

Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.

Что входит в обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении?

Как обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях коррелируют с обязанностями службы делопроизводства (перечисляем и те и другие). На какую нормативную базу можно опереться.

Электронные подписи в руках мошенников и юридические последствия

Эволюция мошенничества: чем пытались завладеть раньше, как усовершенствовали законодательство, на что после этого стали целиться мошенники. Рассмотрели 2 самые распространенные схемы махинаций с ЭП руководителя организации и их юридические последствия (на базе судебной практики): 1) когда гендиректор доверяет свою электронную подпись бухгалтеру в бесконтрольное пользование; 2) когда удостоверяющий центр выпускает электронную подпись гендиректору организации, но ее получают мошенники и пытаются скорректировать данные о гендиректоре в ЕГРЮЛ. Предупрежден – значит вооружен!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.