Если про график отпусков забыли

Когда должен быть составлен график отпусков? Что грозит организации, если она этого не сделает? В каких случаях отсутствие отпуска конкретного работника в графике считается корректным, а в каких – нарушением? Какую позицию занимают суды в конфликтах между работниками и работодателями в ситуации отсутствия графика отпусков?

Что говорит закон?

Графиком отпусков определяется порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. Давайте посмотрим на основные положения Трудового кодекса РФ в отношении этого документа, к которым мы будем далее апеллировать.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Зачем нужен график отпусков? Все сотрудники не могут одновременно уйти в отпуск летом – работа встанет. Надо рассчитать, кому какой отпуск полагается, увязать отпускные интересы большого числа людей, вопросы взаимозаменяемости, чтобы рабочий процесс не пострадал. Поэтому:

сначала с работников собирают пожелания, потом они с некоторой трансформацией попадают в график отпусков;
раньше график отпусков составлялся по обязательной для всех унифицированной форме Госкомстата № Т-7. Но начиная с прошлого года организации (кроме государственных и муниципальных учреждений) должны сами утверждать формы документов, необходимые им в работе. Большинство пошло простым путем и утвердило для себя приказом руководителя ранее применяемые формы кадровых документов, к которым уже все привыкли (поменялась только «шапка» с данными утверждающего форму документа – теперь это приказ руководителя организации). Далее при упоминании кадровых документов мы «по привычке» будем добавлять номер унифицированной формы, по которой они составлялись раньше;
составленный график отпусков направляется для учета мнения в выборный орган первичной профсоюзной организации (если таковой на предприятии имеется) (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
подписывается (обычно начальником кадровой службы) и
утверждается руководителем организации – это нужно успеть сделать не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2014 год должен был быть утвержден не позднее 17.12.2013, а следующий график на 2015 год нужно будет утвердить не позднее 17.12.2014.