Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ» (часть 2)

Положение о подразделении и должностные инструкции работников

Основными задачами службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), согласно ГСДОУ, являются внедрение единого порядка работы с документами в организации, а также совершенствование форм и методов работы с ними.

Однако все задачи подразделения, его права и функции в каждой организации обязательно регламентирует Положение о подразделении. Разработать его, естественно, должен руководитель службы ДОУ, т.к. лучше него никто не знает специфику работы. Каких-либо требований к данному Положению законодательством РФ не установлено, но они могут устанавливаться в локальных нормативных актах (ЛНА) самой организации. Разработанное Положение о службе ДОУ надо обязательно согласовать с кадровой службой и юридическим подразделением.

Как правило, Положение о подразделении содержит следующие разделы:

• общие положения, где описывается организационная структура подразделения, подчинение, указываются нормативно-правовые документы, которыми оно руководствуется в своей деятельности;
• задачи подразделения;
• функции подразделения;
• права и обязанности подразделения (где в т.ч. отражаются права на подписание каких-либо документов или на наличие у подразделения какой-либо печати);
• ответственность подразделения (здесь прописывается ответственность сотрудников и особенно руководителя за неисполнение возложенных функций и задач).

Утверждается Положение (как и любой нормативный документ организации) путем оформления (согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003):

• руководителем организации грифа утверждения непосредственно на этом документе (как показано в Примере 6) либо
• путем подписания им соответствующего распорядительного документа (тогда в грифе на Положении дается ссылка на этот приказ, как в Примере 5).