В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.
Действительно, в организациях с небольшим объемом документооборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).
Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности руководства организации.
Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.
Нормативное регулирование
В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).
Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, установленным квалификационным справочником или профессиональным стандартом.
Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.
Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать обязательными для применения:
- в государственных органах и
- органах местного самоуправления,
- в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих государственную или муниципальную собственность,
- а также во внебюджетных фондах.
Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к образованию и опыту работы.
Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.
