Top.Mail.Ru

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Действительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, ­закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.

Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать ­обязательными для применения:

  • в государственных органах и
  • органах местного самоуправления,
  • в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих ­государственную или муниципальную собственность,
  • а также во внебюджетных фондах.

Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к ­образованию и опыту работы.

Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.

Для сотрудников служб...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новый профстандарт «Специалист службы протокола»

1 сентября 2023 года вступит в силу новый профессиональный стандарт. Автор статьи является одним из его разработчиков. Поясняем требования к уровню образования и условия допуска к работе специалистом службы протокола. Что полезного вы еще можете почерпнуть для себя из этого профстандарта.

Требования какого профстандарта или ЕКС надо применять к специалисту службы ДОУ?

В каких случаях организациям надо руководствоваться профстандартами, квалификационными справочниками. Какие требования по составу должностных обязанностей и уровню образования предъявляют все эти нормативные документы к специалисту службы ДОУ, делопроизводителю, документоведу. Почему должности в штатном расписании могут быть названы неправильно, и на что тогда ориентироваться. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Как читать любой профстандарт на примере стандарта специалиста ДОУ

Профстандарты имеют одинаковое «прокрустово ложе», в которое вливается уникальное содержимое. Научитесь читать один профстандарт, сможете прочесть и другие. Автор учит этому на примере профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», где описаны требования к секретарю-администратору, секретарю руководителя, помощнику руководителя, делопроизводителю и др. Объясняем, что могут почерпнуть из него работодатель, сам работник и образовательная организация. Как ориентироваться в логике изложения материала. Какие уровни квалификации нужны для выполнения работы в сфере ДОУ. Какие обобщенные трудовые функции описаны, из каких конкретных трудовых функций и действий они состоят, какие знания и умения нужны для их качественного выполнения. Для какой работы какой уровень образования и опыт требуются, какие дополнительные требования могут предъявляться. Какие наименования должностей для какого функционала уместны.

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.