За отсутствие в организации номенклатуры дел могут ли ее оштрафовать? По какой статье и на сколько? Это обязательный документ? А какие еще локальные нормативные акты в сфере делопроизводства и архивного дела обязательны – за отсутствие которых грозят санкции?
Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Позиция Росархива в вопросе об обязательных требованиях, выполнение которых необходимо для соблюдения законодательства об архивном деле, отражена в ненормативном документе, который вы можете найти на сайте Росархива 1 – Перечне нормативных правовых актов (их отдельных положений), содержащих обязательные требования за соблюдением законодательства об архивном деле – соблюдение обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами субъектов Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории соответствующего субъекта Российской Федерации.
Рисунок 1. Раздел «Контрольно-надзорная деятельность» на сайте Росархива
В данном Перечне, составленном Росархивом, перечислены нормативные правовые акты и указано, какие пункты этих актов содержат обязательные требования для организаций «всех видов экономической деятельности». Тут же видно, что нарушение всех этих предписаний наказывается по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ, а региональный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляют соответствующие органы исполнительной власти субъекта РФ, уполномоченные в сфере архивного дела. Мы привели в Таблице 1 лишь часть наиболее интересных граф таблицы Росархива.
Здесь фигурирует и пункт 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.), который гласит: «создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел». Этот пункт Росархив считает обязательным для всех организаций, а значит, независимо:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
В номенклатуру дел какого подразделения необходимо включить паспорт транспортного средства: – бухгалтерии, т.к. это имущество предприятия, – транспортного отдела, т.к. он осуществляет контроль эксплуатации транспортного средства, или< – подразделения менеджера продаж, который использует ТС по назначению?
С 30 мая 2025 г. вступили в силу самые крупные многомиллионные штрафы (в т.ч. % с годовой выручки) за нарушения в работе с персональными данными. В табличной форме показываем все виды нарушений в этой сфере и наказаний за них, которые действуют на данный момент в административном и уголовном кодексах. Комментируем самые примечательные моменты. Например, за что и в каких организациях оштрафуют только должностное лицо, а в каких только само юрлицо, каким организациям штраф уменьшат в 2 раза или взыщут как с ИП.
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
