Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

В офис влетает рассерженный начальник. Ему срочно — очень срочно! — потребовался какой-то документ. На вопрос шефа «Где?» сотрудники молча переглядываются и пожимают плечами. Начальник топает ногами и обещает всех уволить. Кто-то вспоминает, что похожее письмо пару недель назад видел на столе у Иванова. А может, это и не то письмо… Иванова спросить нельзя — он с понедельника в отпуске, например, в Египте, и всем известно, что мобильник у него выключен. В итоге, после шума и криков, письмо так и не найдено, настроение у всех испорчено, а начальник возвращается в свое логово с твердым намерением лишить всех сотрудников премии за «саботаж» и нерадивость.

Знакомо? Тогда эта статья для вас.

Что такое экспедирование корреспонденции?

Экспедирование включает два основных блока работы с документами организации:

 первичную обработку и регистрацию входящей корреспонденции и

 отправку исходящих писем.

Таким образом, оно обеспечивает начальный и заключительный этапы прохождения документа внутри организации.

В зависимости от объема документооборота каждого конкретного предприятия необходимо определить количество сотрудников, которые будут выполнять такую работу. Так, в небольшой компании это может быть секретарь, в крупной организации с развитой сетью представительств и филиалов — специальный отдел(отдел экспедирования документов). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Часть сотрудников отдела занимаются входящей корреспонденцией, часть — исходящей.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издавать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе.

Основные принципы работы экспедиционной службы, как, впрочем, всей работы с документами: оперативность и аккуратность. По завершении работы не следует задерживать документы дольше положенного срока, на рабочих местах должен поддерживаться порядок. Как показывает опыт, именно четкая организация деятельности отдела позволяет избежать жалоб и нареканий в работе экспедиционной службы.

Зачем это нужно?

Экспедиция сотрудничает с различными службами доставки. Сотрудники служб доставки не будут бегать по всем коридорам и выяснять, кому адресовано послание, тем более, что на конверте обычно указывают название организации, не уточняя подразделение или фамилию и должность конкретного сотрудника. Точно также почтальоны не будут собирать по подразделениям письма, предназначенные для отправления. Логично для этой цели выделить определенное помещение и специалиста, который будет работать с корреспонденцией. Понятно, что в его обязанности будет входить и первичная обработка поступивших документов:

• определение правильности адресации;
• вскрытие конвертов;
• проверка полноты присланных документов;
• сортировка корреспонденции по подразделениям.

Каждая служба доставки предъявляет определенные требования к оформлению отправлений. Недостаточно запечатать письмо в конверт и написать адрес, необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Также целесообразно сделать дополнительную проверку правильности оформления писем и полноты их состава. Ведь отправка корреспонденции еще более ответственный процесс — письмо уходит из организации, и исправить ошибку порой бывает невозможно.

Экспедиция в процессе работы учитывает количество входящей и исходящей корреспонденции. Входящие номера документов, как правило, одновременно являются их порядковыми номерами по мере поступления корреспонденции в организацию и присваиваются валом в течение календарного года. Последней составляющей исходящего номера документа также является порядковый номер отправления, нумерация сквозная в течение всего года.

В экспедиции собирается информация о поступивших документах:

• когда;
• откуда;
• с какими приложениями;
• кому передан документ.

Авторы и адресаты писем могут получить справки о поступивших или отправленных документах. То есть при хорошо отлаженной работе экспедиции начальнику из описанного в начале статьи случая достаточно было позвонить в экспедиционную службу и спросить, кому и когда был передан интересующий его документ.

Помимо информации о поступившей и отправленной корреспонденции в экспедиции собираются сведения о корреспондентах организации. Нередко фирмы переезжают из одного офиса в другой. В экспедиции происходящие изменения оперативно отслеживают и вносят новые сведения в картотеку. При регистрации входящего письма происходит сверка адреса организации-отправителя с имеющимися данными в картотеке, в случае необходимости вносятся исправления.

Основные функции экспедиционной службы

Экспедиционная служба работает с входящей и исходящей корреспонденцией. А значит, работа отдела состоит из двух основных блоков.

Работа с поступающими в организацию документами складывается из следующих этапов:

• первичная обработка;
• регистрация;
• передача в подразделения.

Порядок работы с исходящими документами внутри организации таков:

• оформление документа;
• регистрация;

• проверка оформления и подготовка реестров;
• упаковка и отправка.

Работа экспедиции связана, как правило, с двумя последними этапами, при этом она контролирует правильность оформления документа. В некоторых организациях регистрацию исходящих документов проводят централизованно.

Экспедиционные службы работают в основном с документами на бумажных носителях, что объясняется вовсе не отсутствием новых компьютерных технологий или устаревшими взглядами сотрудников. Дело в том, что на сегодняшний день нет надежных способов защиты информации, передаваемой по электронной почте, отсутствуют федеральные нормативные акты, определяющие порядок работы с документами в электронном виде. Юридической силой обладает документ, оформленный на бумаге. Поэтому все важные моменты в деятельности организации обязательно сопровождаются его созданием. Общепринятыми способами подтверждения достоверности информации в традиционном, бумажном делопроизводстве являются:

• бланк документа;
• подпись должностного лица;
• печать организации.

Виды доставки

Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Условия, на которых оказывают свои услуги организации, занимающиеся доставкой почты, различны. Исходя из потребностей вашего предприятия, вы можете выбрать тот или иной вид доставки, учитывая:

• стоимость услуги;
• оперативность ее оказания;
• гарантию сохранности отправления;
• сеть распространения деятельности службы.

Федеральная почтовая служба

Самым доступным и распространенным видом доставки до сих пор остается та, которая осуществляется федеральной почтовой службой. У этой организации самая большая сеть распространения в России, это единственная служба, работающая и с юридическими, и с физическими лицами. У федеральной почты есть возможность доставки писем в самые глухие и отдаленные уголки нашей Родины, в небольшие деревни и поселки. Стоимость услуг почты до сих пор остается невысокой.

Но, к сожалению, недостатки данного способа доставки также существенны. Так, отсутствует гарантия сохранности и получения адресатом вашего отправления, даже если оно было оформлено без ошибок и отправлено заказной почтой. Немалая часть поступивших в организацию писем отправляется обратно в почтовое отделение без вскрытия, так как они попали в нее по ошибке, на самом деле предназначаясь другим адресатам. Зачастую письма идут очень долго. Неделя, две, а то и месяц «ищет» послание своего адресата, при этом удаленность получателя от отправителя может быть минимальной. Письма в пределах одного города могут идти дольше, чем конверты из других регионов.

Службы экспресс-доставки

Оперативность и сохранность доставки вашего письма гарантируют службы экспресс-доставки корреспонденции. Стоимость их услуг значительно выше расценок федеральной почты, но оперативность и точность доставки того стоят. Отправитель передает пакет с документами представителю службы, курьеры которой вручают отправление непосредственно адресату. На пакет оформляется накладная, каждый этап его прохождения фиксируется. Максимальный срок доставки — несколько дней. У различных служб экспресс-доставки разный охват отправителей и получателей по территории: от одного города или региона, до целого мира.

Курьерская служба

Представим организацию, постоянные адресаты которой находятся на незначительно расстоянии, например, на соседней улице, в том же городе, регионе. В таком случае не имеет смысла отправлять документы «соседям» заказной почтой или тратить значительные средства на услуги службы экспресс-доставки. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Курьеры организации по установленному графику могут развозить корреспонденцию в соседние фирмы и забирать оттуда письма, предназначенные для своей организации. Для доставки документов в отдаленные районы города или в регион необходимо выделить служебный транспорт. При организации собственной службы доставки следует продумать порядок ее работы, например:

• определить механизм учета доставки документа адресату;
• разработать оптимальные маршруты;
• график доставки.

А может факсом?

Факсимильная связь — оперативный и дешевый способ доставки информации непосредственно адресату, позволяющий миновать многие этапы прохождения документа на традиционном носителе. Но к использованию факса следует отнестись с осторожностью. Причины тому следующие.

Качество связи низкое, поэтому зачастую адресат получает часть текста или абсолютно нечитаемый, «слепой» текст, или вовсе полосочки-квадратики.

Каналы телефонной связи общедоступны, кодировка сигнала не производится. А значит, нет гарантии от несанкционированного доступа к информации.

Велика вероятность получения поддельного документа, который в данном случае легко составить — к тексту можно подклеить копию подписи, а неровности фона и разные оттенки бумаги «списать» на погрешности в работе телефонной сети. Высок риск получения и недостоверной информации.

Поэтому целесообразно передавать по факсу информацию открытого характера для сведения. Не стоит направлять таким способом организационно-распорядительные документы: получатель имеет полное право не предпринимать каких-либо действий до получения подлинного экземпляра.

Автоматизированные системы делопроизводства

Сейчас все большее признание приобретают автоматизированные системы делопроизводства. Если 20 лет назад учебники советовали заводить на каждый поступивший документ несколько регистрационных карточек, то появление систем автоматизированного делопроизводства позволяет избавиться от лишней бумаги и многократной регистрации одного и того же документа в различных подразделениях одной организации. При этом регистрировать документы могут сразу несколько сотрудников — система автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер, который оператору достаточно записать на самом документе.

В случае, когда в организации существует локальная компьютерная сеть, использование специальных программ позволяет отследить наличие документа на любой стадии его прохождения в организации, ведь его «сопровождает» по всем подразделениям регистрационная электронная карточка. Информация о прохождении документа постепенно собирается в ней и доступна пользователям системы на любой рабочей станции.

Автоматизация способствует сокращению ошибок при работе с документами за счет уменьшения влияния так называемого «человеческого фактора» на процесс их оформления и учета. Автоматизированные системы позволяют:

• быстро найти информацию о документе по запросу его автора или получателя;
• автоматически сформировать реестры передачи документов;
• вести картотеку корреспондентов организации.

Работа с входящей корреспонденцией

Первичная обработка

От служб доставки конверты и пакеты с документами попадают в экспедиционную службу. Здесь прежде всего необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Бывает, что в организацию ошибочно поступают документы, адресованные другим фирмам. Такие конверты следует вернуть в службу доставки.

После предварительной проверки письма вскрывают, за исключением тех, на которых стоит пометка «лично». Их следует передать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции.

Документы извлекают из конвертов и проверяют:

• правильность адресации — отправитель мог по ошибке направить вам документ, предназначенный другой организации. Его необходимо возвратить отправителю, либо переслать адресату;
• правильность оформления документа. Обязательны реквизиты, указывающие, кто автор письма и кому оно адресовано. Помните, что документы без подписи не имеют юридической силы и подлежат возврату исполнителю;
• полноту состава: в приложении должны быть указаны все те документы, которые перечислены в сопроводительном письме.

Листы одного документа скрепляют при помощи степлера или, если документ объемный, резинки. Использовать канцелярские скрепки нежелательно, так как документы в стопке могут «подколоться» один к другому, и далеко не всегда это удается вовремя заметить. Неформатные приложения (дискеты, диски, фотографии) пакуют в конверт или папку-файл и прикрепляют к сопроводительному документу.

На следующем этапе письма сортируют на документы, подлежащие и не подлежащие регистрации. К последним относятся:

• конверты с пометкой «лично»;
• поздравления;
• приглашения, за исключением предложений выступить с докладом по определенной теме;
• реклама;
• периодические издания;
• анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса;
• статистические сведения.

Учетные данные вышеперечисленных документов вносят в журнал (реестр) нерегистрируемой корреспонденции (см. Пример 1), тем самым подтверждая факт поступления в организацию документа и его последующей передачи в структурное подразделение.

В графе 1 демонстрируемого нами образца реестра следует указать общий вид отправления:

• приглашение;
• периодическое издание;
• конверт;
• документ и т.д.

В графе 3 — указать вид доставки корреспонденции, при этом можно использовать сокращения:

• п — почта;
• з/п — заказная почта;
• н — нарочная.

Реестр распечатывают непосредственно перед передачей корреспонденции адресату, в графе «отметка о получении» секретарь подразделения обязан расписаться и указать время получения почты.

Регистрация документов

Документы, подлежащие регистрации (переписка по вопросам деятельности организации, письма и обращения граждан), предварительно сортируют по адресатам. На рассмотрение руководства организации передают:

• документы, адресованные ему непосредственно,
• письма, где в качестве получателя указано наименование организации без ссылки на конкретное подразделение,
• корреспонденцию с неточной адресацией.

Письма для структурных подразделений передают напрямую в эти подразделения, тем самым сокращая путь следования документа к исполнителю.

После проверки документа на нижнем поле его первого листа необходимо поставить отметку о поступлении документа в организацию. Для этого можно использовать штамп с указанием наименования организации или подразделения, осуществившего прием документа, а также даты поступления. При регистрации на оттиске штампа или ниже пишут входящий номер.

Затем документ передают на регистрацию.

На каждый поступивший документ следует заполнить регистрационную карточку, где необходимо указать:

• Для писем юридических лиц:
  • название и почтовый адрес отправителя,
  • исходящий номер и дату документа,
  • фамилию должностного лица, подписавшего документ;
• Для писем и обращений физических лиц:
  • инициалы и фамилию гражданина,
  • полный почтовый адрес;
• Для всех документов:
  • способ доставки и, при наличии, почтовый номер отправления,
  • кому адресован документ,
  • состав — количество листов сопроводительного письма и общий листаж приложений,
  • доступ — общий, для служебного пользования.

В регистрационную карточку можно вносить любую дополнительную информацию о документе. Например, номер экземпляра документа для служебного пользования — экз.1, язык письма, поступившего из-за рубежа, — английский язык.

Именно при регистрации входящий документ включается в документооборот организации.

Передача в подразделения

После регистрации документы передают на рассмотрение руководства или секретарям подразделений по реестру — списку документов с указанием учетных данных каждого письма. Это необходимо для подтверждения факта передачи корреспонденции адресату. Секретарь должен поставить на реестре:

• свою подпись,
• дату и
• время получения.

Документы в подразделения может доставлять курьер экспедиционной службы или секретари подразделений могут в определенное время сами забирать почту из экспедиции. На этом этапе заканчивается работа экспедиционной службы с входящими документами.

Сложные ситуации, возникающие при работе с входящей корреспонденцией

Ответ: Если чересчур старательный отправитель слишком плотно набил конверт или не пожалел клея и листы письма намертво приклеились к конверту, так, что извлечь документ без потерь невозможно, то в таком случае разрез на листе можно аккуратно подклеить с «изнанки» скотчем, в местах склеек вырезать из конверта фрагменты бумаги. На обороте первого листа документа следует написать: «повреждено при вскрытии конверта», поставить свою подпись.

Также следует сделать пометку при поступлении испачканного или помятого документа: «поступил в испачканном виде», «поступил в мятом виде». Тем самым вы дадите знать, что это не ваша помада и не вы ставили на документы чашку с растворимым кофе, а получили их уже в таком состоянии и заметили это.

Ответ: Часто бывает, что судебные повестки или любые другие документы, сообщающие о дате определенного события, приходят к получателю с опозданием. В этом случае обязательно прикрепите к документу конверт, на котором стоит штамп почтового отделения с датой поступления письма. Вы можете «подстраховаться» на тот случай, если в дальнейшем конверт будет утрачен (часто в подразделениях его откалывают), следующим образом. Внизу на обороте первого листа документа написать, когда он был получен, и расписаться.

Ответ: При доставке конверта, адресованного другой организации, его возвращают в службу доставки.

Если адрес на конверте указан правильно, но при вскрытии обнаружен документ для другой организации — такое письмо следует вернуть отправителю или направить по принадлежности.

В случае, когда поступило письмо личного характера, его следует вернуть отправителю. Это могут быть:

• приглашение,
• поздравление,
• газеты и журналы,
• рекламная информация или же
• конверт с пометкой «лично», адресованный неработающему сотруднику.

Служебные документы без подписи должностного лица также возвращают их автору.
В случае возврата конверта или документа необходимо указать его причину. В зависимости от ситуации на конверте пишут «адресат не работает», «к (наименование организации) не относится». При возврате письма отправителю составляют акт о направлении по принадлежности — сопроводительное письмо. Текст акта на возврат документа см. в Примере 2.

Ответ: Далеко не всегда отправитель письма знает точный адрес организации, ее название, особенно если автором является частное лицо. Тем более, что отправители не обязаны знать о структурных изменениях в вашей организации. Поэтому не торопитесь отказываться от письма с некорректной адресацией или служебного письма, адресованного уволившемуся сотруднику. Исходя из содержания текста документа вы можете определить, куда его передать.

Ответ: В таком случае необходимо проинформировать о нарушении отправителя письма, если есть возможность, то по телефону. Если автор письма далеко или нарушение существенное — составить акт, в котором сообщить об обнаруженном нарушении, несоответствии. Второй экземпляр акта остается в экспедиции.

Ответ: Квитанции экспресс-доставки подкалывают к документу. Хранить их в службе экспедиции не имеет смысла — на квитанции не указывают номера документов, а значит, они не могут служить подтверждением факта получения документа. Но необходимо при регистрации зафиксировать номер квитанции — программы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществить поиск документа по номеру отправления.

Ответ: Обязательно подколите конверт, если:

• на документе не указан или указан неполный адрес отправителя;
• на документе отсутствует дата или необходимо подтвердить дату поступления документа в организацию;
• подразделение-адресат указано на конверте, при этом сам документ адресован в организацию в целом.

Конверты передают вместе с письмами граждан, документами из организаций:

• системы МВД;
• военкоматов;
• Федеральной налоговой службы;
• судов.

Каждое предприятие может дополнить вышеуказанный список по своему усмотрению.

Ответ: Для приема корреспонденции непосредственно от граждан или представителей организации, курьеров служб экспресс-доставки можно организовать пункт приема нарочной корреспонденции. Документы принимают в открытом виде, без конверта, запечатанные конверты вскрывают тут же. В пункте приема нарочной корреспонденции сотрудник экспедиционной службы осуществляет первичную обработку документов — проверяет правильность адресации и наличие необходимых реквизитов, состав документа. По просьбе курьера сотрудник экспедиции делает отметку о принятии документа в реестре или журнале службы доставки, на копии документа.

Корреспонденцию из пункта приема следует передавать на регистрацию несколько раз в день, ведь такой способ доставки предполагает ее оперативность.

Необходимо обеспечить беспрепятственный доступ посетителей к окну приема корреспонденции. Оно должно быть снабжено специальным оборудованием:

• лотком для передачи документов;
• переговорным устройством;
• кнопкой вызова охраны.

Порой случаются непредсказуемые и даже опасные ситуации, поэтому необходимо предпринять меры предосторожности. Не следует для приема писем вешать ящик при входе.

Ответ: При регистрации писем, поступивших из других организаций по принадлежности вопроса, необходимо зафиксировать не только данные автора письма, содержащего запрос, но и:

• данные организации, переславшей обращение;
• номер;
• дату;
• фамилию должностного лица, подписавшего сопроводительное письмо.

В последнем нередко содержится просьба отправить копию ответа «посреднику», так как вопрос может косвенно затрагивать интересы этой организации.

Продолжение статьи, посвященное работе с исходящей корреспонденцией, читайте в следующем номере журнала