Как выглядит процедура регистрации приказа? Как разработать регистрационные формы так, чтобы они были удобны в текущей работе и для формирования аналитики? Как организовать ознакомление с приказом и контроль исполнения его поручений?

Регистрация приказов

Основная цель регистрации приказов – фиксация метаданных, изложенных в документе, минимально это: дата подписания и присвоенный регистрационный номер, Ф.И.О. и должность лица, его подписавшего, краткое содержание или заголовок, индекс дела, в которое подшит документ. По этим ключевым данным потом можно будет организовать поиск приказа.

В момент регистрации подписанному приказу присваивается регистрационный номер. Он может быть простым (порядковый номер документа) или сложным (например, может включать еще и индекс группы документов, индекс должностного лица, подписавшего документ, индекс / классификатор приказов по тематике и т.д).

Сложность регистрационного индекса зависит в первую очередь от объема документооборота. Если он у вас небольшой – в год издаете до 100 приказов, то достаточно и одного порядкового номера. Если же в год издается 500 и более документов, то правильнее использовать сложную индексацию, которая позволит быстро ориентироваться в море документов.

Например, приказы об изменении тарифного плана можно маркировать с помощью индекса «Т», приказы о внесении изменений в штатное расписание – «ШТ» и т.д.

Если вам важно, кем подписан документ, то добавьте индекс с инициалами должностного лица, его подписавшего: АС – Астахов Степан, БВ – Борщев Виктор и т.д.

Если вы будете осуществлять дальнейшее хранение приказов в различных делах (например, формируете дела по предметно-вопросному признаку), то необходимо в индекс приказа включать и индекс дела, в которое он будет подшит.

Таким образом, у нас может получиться довольно сложный регистрационный номер.

Пример 1. Сложный вариант регистрационного номера приказа

Регистрационный номер приказа 125/12/01-02-шт красноречив. Из него можно понять, что этот документ имеет порядковый номер 125; он 2012 года издания (об этом свидетельствует номер 12 после косой черты); 01-02 – это индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит приказ; шт – отражает тематику приказа: он связан с вопросами внесения изменений / утверждения штатного расписания.

Если вы выполняете регистрацию приказов на бумажном носителе, то удобно использовать специальные журналы, которые можно изготовить в типографии или самостоятельно. Эта же регистрационная форма может запросто вестись в электронном виде в MS Excel. См. Таблицу 1.

Таблица 1. Минимальный состав граф Журнала регистрации приказов

Надеюсь, не только у меня, но и у вас возникают справедливые вопросы: и это все? а где сведения об ознакомлении с приказом? где данные о контроле исполнения?

Давайте смотреть на Журнал регистрации приказов как на документ, срок хранения которого в соответствии с типовыми перечнями – постоянно (какой перечень ни возьми – срок хранения приказов по основной деятельности остается неизменным). Какая информация в первую очередь необходима? В этом случае (с моей точки зрения) необходимо зафиксировать и сохранить факт издания документа (да, такой документ был издан, найти его можно в таком-то деле).

Посмотрите, как мы плавно перешли еще к двум вопросам, которые решаются в момент регистрации приказов и неразрывно с этим процессом связаны, – это рассылка изданных приказов на ознакомление и на исполнение.

Рассылаем приказ на ознакомление

Давайте не будем скрывать тот факт, что мы «любим» доводить приказы до сведения «под расписку», а затем проводить огромную работу по завлечению сотрудников в свои сети, чтобы эти «детишки неразумные» приказ все-таки прочитали и, что еще важнее, поставили свою визу в соответствующей графе журнала или списка рассылки. А когда все визы получены, мы, мысленно слушая звон литавр, подшиваем список рассылки в соответствующее досье.

Напомним, что список рассылки приказа (или ознакомления с ним) составляется исполнителем – автором документа. Иногда используют типовые списки рассылки приказов, которые утверждаются нормативными документами организации. Например, в инструкцию, описывающую правила изменения и утверждения новых тарифов, можно внести пункт со списком сотрудников, которым необходимо рассылать приказы об изменении тарифов на ознакомление.

Список рассылки / ознакомления с приказом может органично вписаться в Журнал регистрации приказов, если он ведется в рукописном виде:

Таблица 2. Отражение факта ознакомления с приказом в Журнале регистрации приказов

Но удобнее список рассылки/ознакомления с приказом...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.