Top.Mail.Ru
Как выглядит процедура регистрации приказа? Как разработать регистрационные формы так, чтобы они были удобны в текущей работе и для формирования аналитики? Как организовать ознакомление с приказом и контроль исполнения его поручений?

Регистрация приказов

Основная цель регистрации приказов – фиксация метаданных, изложенных в документе, минимально это: дата подписания и присвоенный регистрационный номер, Ф.И.О. и должность лица, его подписавшего, краткое содержание или заголовок, индекс дела, в которое подшит документ. По этим ключевым данным потом можно будет организовать поиск приказа.

В момент регистрации подписанному приказу присваивается регистрационный номер. Он может быть простым (порядковый номер документа) или сложным (например, может включать еще и индекс группы документов, индекс должностного лица, подписавшего документ, индекс / классификатор приказов по тематике и т.д).

Сложность регистрационного индекса зависит в первую очередь от объема документооборота. Если он у вас небольшой – в год издаете до 100 приказов, то достаточно и одного порядкового номера. Если же в год издается 500 и более документов, то правильнее использовать сложную индексацию, которая позволит быстро ориентироваться в море документов.

Например, приказы об изменении тарифного плана можно маркировать с помощью индекса «Т», приказы о внесении изменений в штатное расписание – «ШТ» и т.д.

Если вам важно, кем подписан документ, то добавьте индекс с инициалами должностного лица, его подписавшего: АС – Астахов Степан, БВ – Борщев Виктор и т.д.

Если вы будете осуществлять дальнейшее хранение приказов в различных делах (например, формируете дела по предметно-вопросному признаку), то необходимо в индекс приказа включать и индекс дела, в которое он будет подшит.

Таким образом, у нас может получиться довольно сложный регистрационный номер.

Пример 1. Сложный вариант регистрационного номера приказа

Регистрационный номер приказа 125/12/01-02-шт красноречив. Из него можно понять, что этот документ имеет порядковый номер 125; он 2012 года издания (об этом свидетельствует номер 12 после косой черты); 01-02 – это индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит приказ; шт – отражает тематику приказа: он связан с вопросами внесения изменений / утверждения штатного расписания.

Если вы выполняете регистрацию приказов на бумажном носителе, то удобно использовать специальные журналы, которые можно изготовить в типографии или самостоятельно. Эта же регистрационная форма может запросто вестись в электронном виде в MS Excel. См. Таблицу 1.

Таблица 1. Минимальный состав граф Журнала регистрации приказов

Надеюсь, не только у меня, но и у вас возникают справедливые вопросы: и это все? а где сведения об ознакомлении с приказом? где данные о контроле исполнения?

Давайте смотреть на Журнал регистрации приказов как на документ, срок хранения которого в соответствии с типовыми перечнями – постоянно (какой перечень ни возьми – срок хранения приказов по основной деятельности остается неизменным). Какая информация в первую очередь необходима? В этом случае (с моей точки зрения) необходимо зафиксировать и сохранить факт издания документа (да, такой документ был издан, найти его можно в таком-то деле).

Посмотрите, как мы плавно перешли еще к двум вопросам, которые решаются в момент регистрации приказов и неразрывно с этим процессом связаны, – это рассылка изданных приказов на ознакомление и на исполнение.

Рассылаем приказ на ознакомление

Давайте не будем скрывать тот факт, что мы «любим» доводить приказы до сведения «под расписку», а затем проводить огромную работу по завлечению сотрудников в свои сети, чтобы эти «детишки неразумные» приказ все-таки прочитали и, что еще важнее, поставили свою визу в соответствующей графе журнала или списка рассылки. А когда все визы получены, мы, мысленно слушая звон литавр, подшиваем список рассылки в соответствующее досье.

Напомним, что список рассылки приказа (или ознакомления с ним) составляется исполнителем – автором документа. Иногда используют типовые списки рассылки приказов, которые утверждаются нормативными документами организации. Например, в инструкцию, описывающую правила изменения и утверждения новых тарифов, можно внести пункт со списком сотрудников, которым необходимо рассылать приказы об изменении тарифов на ознакомление.

Список рассылки / ознакомления с приказом может органично вписаться в Журнал регистрации приказов, если он ведется в рукописном виде:

Таблица 2. Отражение факта ознакомления с приказом в Журнале регистрации приказов

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.