Как выглядит процедура регистрации приказа? Как разработать регистрационные формы так, чтобы они были удобны в текущей работе и для формирования аналитики? Как организовать ознакомление с приказом и контроль исполнения его поручений?
Регистрация приказов
Основная цель регистрации приказов – фиксация метаданных, изложенных в документе, минимально это: дата подписания и присвоенный регистрационный номер, Ф.И.О. и должность лица, его подписавшего, краткое содержание или заголовок, индекс дела, в которое подшит документ. По этим ключевым данным потом можно будет организовать поиск приказа.
В момент регистрации подписанному приказу присваивается регистрационный номер. Он может быть простым (порядковый номер документа) или сложным (например, может включать еще и индекс группы документов, индекс должностного лица, подписавшего документ, индекс / классификатор приказов по тематике и т.д).
Сложность регистрационного индекса зависит в первую очередь от объема документооборота. Если он у вас небольшой – в год издаете до 100 приказов, то достаточно и одного порядкового номера. Если же в год издается 500 и более документов, то правильнее использовать сложную индексацию, которая позволит быстро ориентироваться в море документов.
Например, приказы об изменении тарифного плана можно маркировать с помощью индекса «Т», приказы о внесении изменений в штатное расписание – «ШТ» и т.д.
Если вам важно, кем подписан документ, то добавьте индекс с инициалами должностного лица, его подписавшего: АС – Астахов Степан, БВ – Борщев Виктор и т.д.
Если вы будете осуществлять дальнейшее хранение приказов в различных делах (например, формируете дела по предметно-вопросному признаку), то необходимо в индекс приказа включать и индекс дела, в которое он будет подшит.
Таким образом, у нас может получиться довольно сложный регистрационный номер.
Пример 1. Сложный вариант регистрационного номера приказа
Регистрационный номер приказа 125/12/01-02-шт красноречив. Из него можно понять, что этот документ имеет порядковый номер 125; он 2012 года издания (об этом свидетельствует номер 12 после косой черты); 01-02 – это индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит приказ; шт – отражает тематику приказа: он связан с вопросами внесения изменений / утверждения штатного расписания.
Если вы выполняете регистрацию приказов на бумажном носителе, то удобно использовать специальные журналы, которые можно изготовить в типографии или самостоятельно. Эта же регистрационная форма может запросто вестись в электронном виде в MS Excel. См. Таблицу 1.
Таблица 1. Минимальный состав граф Журнала регистрации приказов
Надеюсь, не только у меня, но и у вас возникают справедливые вопросы: и это все? а где сведения об ознакомлении с приказом? где данные о контроле исполнения?
Давайте смотреть на Журнал регистрации приказов как на документ, срок хранения которого в соответствии с типовыми перечнями – постоянно (какой перечень ни возьми – срок хранения приказов по основной деятельности остается неизменным). Какая информация в первую очередь необходима? В этом случае (с моей точки зрения) необходимо зафиксировать и сохранить факт издания документа (да, такой документ был издан, найти его можно в таком-то деле).
Посмотрите, как мы плавно перешли еще к двум вопросам, которые решаются в момент регистрации приказов и неразрывно с этим процессом связаны, – это рассылка изданных приказов на ознакомление и на исполнение.
Рассылаем приказ на ознакомление
Давайте не будем скрывать тот факт, что мы «любим» доводить приказы до сведения «под расписку», а затем проводить огромную работу по завлечению сотрудников в свои сети, чтобы эти «детишки неразумные» приказ все-таки прочитали и, что еще важнее, поставили свою визу в соответствующей графе журнала или списка рассылки. А когда все визы получены, мы, мысленно слушая звон литавр, подшиваем список рассылки в соответствующее досье.
Напомним, что список рассылки приказа (или ознакомления с ним) составляется исполнителем – автором документа. Иногда используют типовые списки рассылки приказов, которые утверждаются нормативными документами организации. Например, в инструкцию, описывающую правила изменения и утверждения новых тарифов, можно внести пункт со списком сотрудников, которым необходимо рассылать приказы об изменении тарифов на ознакомление.
Список рассылки / ознакомления с приказом может органично вписаться в Журнал регистрации приказов, если он ведется в рукописном виде:
Таблица 2. Отражение факта ознакомления с приказом в Журнале регистрации приказов
