Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов: краткий обзор (часть 2)

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».

В ГОСТе Р ИСО 22310-2009 принципы, структура и требования к управлению документами рассматриваются в аспекте совместимости любых стандартов, в которых могут содержаться требования к созданию, использованию и управлению документами, с требованиями базового стандарта ИСО 15489. Предназначен он для всех организаций – членов ИСО, которые устанавливают требования к управлению документами в национальных стандартах, в том числе специальных. Цель данного стандарта – закрепить единую методическую основу для всех организаций, которые занимаются разработкой новых стандартов по управлению документами (или модернизируют действующие), обеспечить последовательное внедрение, развитие и совершенствование требований стандарта ИСО 15489 и, в конечном итоге, заложить основы для совместимости, взаимосвязи и гармонизации требований всех разрабатываемых стандартов по управлению документами. Помимо гарантии взаимодействия стандартов, ГОСТ Р ИСО 22310 закладывает основы для «выравнивания» функциональных требований ко всем системам управления документами (информационным системам), чтобы их разработчики (компании-подрядчики) смогли подтверждать их «уровень зрелости» и степень соответствия требованиям стандартов по управлению документами.

Объектом стандартизации являются организационные основы создания/проектирования процессов управления документами, которые должны быть установлены в национальных стандартах. Предмет – требования к документам по ИСО 15489-1, подлежащие обязательному учету при разработке стандартов по управлению документами, среди них:

• создание документов (документирование);
• хранение документов;
• доступ;
• обеспечение сохранности и использование;
• требования к системам управления документами (информационным системам);
• требования к инструментам (метаданные) и процедурам управления документами.

Все требования к управлению документами в конкретной отрасли должны быть согласованы и совместимы с основополагающими требованиями к управлению документами (ИСО 15489). Во всех стандартах должны быть четко обозначены основные требования и дополнительная отраслевая специфика (например, в стандартах по предметной области «Информационные технологии» и т.п.), причем при оформлении стандартов необходимо, чтобы отраслевая специфика в тексте выделялась шрифтом.

В структуре ГОСТа Р ИСО 22310-2009 выделены общеметодические разделы (область применения, нормативные ссылки, термины и определения) и 3 основных тематических раздела:

• общие принципы;
• руководство по порядку разработки и структурированию требований к управлению документами в стандартах;
• общие элементы требований к управлению документами (представлены в форме таблицы, в которой и формализованы общие области стандартизации, их элементы с типичными проблемами, на которые следует обращать внимание в процессе разработки стандартов по управлению документами. В качестве самых важных и основополагающих ГОСТ Р ИСО 22310 устанавливает правила создания документов в информационных системах, классификацию и индексацию документов, поскольку система управления документами существует благодаря поддерживающей системе справочников и классификаторов, права доступа к документам, требования к обеспечению сохранности, к информационным системам и др.).

Установлено, что требования к созданию документов (документирование), хранению, предоставлению прав доступа, обеспечению сохранности и использованию, требования к системам управления документами, инструментам и процедурам управления документами должны базироваться на требованиях ИСО 15489 и рассматриваться системно, комплексно и во взаимосвязи. Для удобства разработки стандартов дана...