Автор статьи имеет опыт разработки российской адаптации международных стандартов, которые у нас идут под серией Р ИСО, а также опыт внедрения требований международных стандартов ИСО на практике. Предлагаем обзор действующих стандартов Р ИСО, которые стоит изучить сотрудникам службы делопроизводства и специалистам в области информационных технологий для улучшения взаимопонимания и взаимодействия.
Анализ стандартов сделан по общепринятой схеме: область распространения (т.е. сфера применения); закрепляемая методология или отражение каких-либо методологических принципов; применяемая терминология; структура; актуальность и значение. В ноябрьском номере читайте первую часть статьи.
Стандартизация в области управления документами является одним из направлений деятельности Международной организации по стандартизации (International Оrganization for Standardization), разработавшей первый международный стандарт по управлению «деловой» документацией ISO 15489-1:2001.
Основополагающие организационно-методические стандарты по управлению документами разрабатывает Технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation) в рамках процессов стандартизации в предметной области, которая имеет обобщенное название «информация, библиотечное и издательское дело». Профильную деятельность ТК 46 по управлению документами осуществляет подкомитет 11 «Управление архивами/документами» (ТК 46 / ПК 11).
В Российской Федерации стандартизация процессов управления документами осуществляется Росстандартом, который действует через свой профильный технический комитет ТК 191 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), являющийся симметричным комитетом ИСО / ТК 46 «Информация и документация».
В ТК 191 действует подкомитет ПК 4 «Управление документами», ведущую роль в котором играют специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одновременно являющиеся экспертами ИСО от России.
В настоящее время в процессе создания нормативно-методической базы делопроизводства успешно применяются стандарты, которые последовательно разрабатывались ТК 191 с целью создания комплекса прежде всего взаимоувязанных требований к управлению документами. Требования и терминология международных стандартов ИСО по управлению документами нашли отражение и в действующих Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и в Требованиях к информационным системам электронного документооборота, утвержденных Минкомсвязи в 2011 г.
В процессе организации системы делопроизводства, разработки системы электронного документооборота и при решении иных проблем организации работы с документами рекомендуем прежде всего опираться на комплекс национальных стандартов Российской Федерации, разработанных на базе основополагающих международных стандартов ИСО, связанных между собой нормативными ссылками. Это:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
- ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»;
- ГОСТ Р ИСО 22310–2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступил в силу 01.07.2010;
- Официальный перевод стандарта МЭК1 82045-1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC.
Стандарты ГОСТ Р ИСО, подготовленные ТК 191
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие...
