Top.Mail.Ru

Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов: краткий обзор (часть 2)

Автор статьи имеет опыт разработки российской адаптации международных стандартов, которые у нас регистрируются как стандарты серии Р ИСО, а также опыт внедрения требований международных стандартов ИСО в практику. Предлагаем обзор действующих стандартов Р ИСО, которые стоит изучить сотрудникам службы делопроизводства и специалистам в области информационных технологий для улучшения взаимопонимания и взаимодействия. Рассматриваются цели, задачи, структура и основные требования действующих стандартов серии Р ИСО.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2013
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2013

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».

В ГОСТе Р ИСО 22310-2009 принципы, структура и требования к управлению документами рассматриваются в аспекте совместимости любых стандартов, в которых могут содержаться требования к созданию, использованию и управлению документами, с требованиями базового стандарта ИСО 15489. Предназначен он для всех организаций – членов ИСО, которые устанавливают требования к управлению документами в национальных стандартах, в том числе специальных. Цель данного стандарта – закрепить единую методическую основу для всех организаций, которые занимаются разработкой новых стандартов по управлению документами (или модернизируют действующие), обеспечить последовательное внедрение, развитие и совершенствование требований стандарта ИСО 15489 и, в конечном итоге, заложить основы для совместимости, взаимосвязи и гармонизации требований всех разрабатываемых стандартов по управлению документами. Помимо гарантии взаимодействия стандартов, ГОСТ Р ИСО 22310 закладывает основы для «выравнивания» функциональных требований ко всем системам управления документами (информационным системам), чтобы их разработчики (компании-подрядчики) смогли подтверждать их «уровень зрелости» и степень соответствия требованиям стандартов по управлению документами.

Объектом стандартизации являются организационные основы создания/проектирования процессов управления документами, которые должны быть установлены в национальных стандартах. Предмет – требования к документам по ИСО 15489-1, подлежащие обязательному учету при разработке стандартов по управлению документами, среди них:

  • создание документов (документирование);
  • хранение документов;
  • доступ;
  • обеспечение сохранности и использование;
  • требования к системам управления документами (информационным системам);
  • требования к инструментам (метаданные) и процедурам управления документами.

Все требования к управлению документами в конкретной отрасли должны быть согласованы и совместимы с основополагающими требованиями к управлению документами (ИСО 15489). Во всех стандартах должны быть четко обозначены основные требования и дополнительная отраслевая специфика (например, в стандартах по предметной области «Информационные технологии» и т.п.), причем при оформлении стандартов необходимо, чтобы отраслевая специфика в тексте выделялась шрифтом.

В структуре ГОСТа Р ИСО 22310-2009 выделены общеметодические разделы (область применения, нормативные ссылки, термины и определения) и 3 основных тематических раздела:

  • общие принципы;
  • руководство по порядку разработки и структурированию требований к управлению документами в стандартах;
  • общие элементы требований к управлению документами (представлены в форме таблицы, в которой и формализованы общие области стандартизации, их элементы с типичными проблемами, на которые следует обращать внимание в процессе разработки стандартов по управлению документами. В качестве самых важных и основополагающих ГОСТ Р ИСО 22310 устанавливает правила создания документов в информационных системах, классификацию и индексацию документов, поскольку система управления документами существует благодаря поддерживающей системе справочников и классификаторов, права доступа к документам, требования к обеспечению сохранности, к информационным системам и др.).

Установлено, что требования к созданию документов (документирование), хранению, предоставлению прав доступа, обеспечению сохранности и использованию, требования к системам управления документами, инструментам и процедурам управления документами должны базироваться на требованиях ИСО 15489 и рассматриваться системно, комплексно и во взаимосвязи. Для удобства разработки стандартов дана...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.