Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает? Что делать с «электронными шаблонами» документов? Как «научить» СЭД автоматически учитывать бланки и бумажные копии электронного документа? Какие журналы учета вести?
Что такое бланк документа?
Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов.
Бланки стали широко применяться в делопроизводстве уже с 60-х годов XIX в. в связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX в. каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги.
В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил следующее определение: «Бланк – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа». Подобное определение дает и современный словарь «Управление документами. Термины и определения», подготовленный ВНИИДАД (М., 2013): «Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа».
Пример 1. Общий бланк организации (с полным и сокращенным наименованием)
Пример 2. Бланк письма организации (с логотипом и угловым центрованным расположением реквизитов)
Пример 3. Бланк приказа организации (бланк конкретного вида документа с логотипом и продольным расположением реквизитов)
Нормативная база
Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются:
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями) (далее – Правила делопроизводства);
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв....
