Действующее корпоративное законодательство претерпевает значительные изменения. Причем дело не только в активном нормотворчестве законодательных органов власти, но и во все возрастающей активности «мегарегулятора» – Центрального банка РФ. Одним из проявлений такой активности стало Указание Банка России от 22.09.2014 № 3388-У «О дополнительных требованиях к порядку предоставления документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», и порядку предоставления копий таких документов»1. Данный документ, вступивший в силу накануне нового года (21.12.2014), призван упорядочить взаимодействие между акционерами и акционерными обществами по вопросу предоставления его документов.
В преамбуле Указания перечень документов очерчен более чем четко – документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»2. Напомним, данная норма содержит открытый список документов. При этом в его обязательной части находятся:
Кроме того, общество обязано хранить (и, соответственно, предоставлять) любые иные документы, если их хранение предусмотрено действующим законодательством, уставом и внутренними документами общества, решениями органов управления АО. По сути отсылкой к открытому списку в своих Указаниях Банк России ставит точку в давно идущей полемике между АО и акционерами о составе информации и документов, обязательных для предоставления.
Дополнительный перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен также в:
Согласно п. 1 ст. 91 ФЗ «Об АО» возможностью ознакомиться с базовыми документами акционерного общества обладают все акционеры. К документам бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа имеют право доступа акционеры (акционер), владеющие в совокупности не менее 25% голосующих акций общества.
Запрашивать информацию, связанную с определением действительной цены выкупленных акций, вправе бывшие акционеры публичного АО, акции которых были выкуплены в порядке, предусмотренном ст. 84.4 ФЗ «Об АО».
Специальные права управления «золотая акция» дают их обладателю (Российской Федерации? субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию) право доступа к документам АО.
В терминологии Указаний такие лица именуются «правомочными лицами», то есть лицами, обладающими правом требовать предоставления информации / документов от АО. Для упрощения восприятия материала в дальнейшем мы будем называть все 3 категории правомочных лиц акционерами.
Комментируемое Указание Банка России содержит 23 пункта, 22 из которых регламентируют порядок общения АО с акционером. И регламентация эта весьма детальна. Также хотелось бы отметить, что Указания по целому ряду своих положений солидарны с информационным письмом Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ», а соответственно, сохранится и преемственность судебной практики по этой проблеме.
Рассмотрим ряд положений Указаний более детально.
Указание Банка России от 22.09.2014 № 3388-У «О дополнительных требованиях к порядку предоставления документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», и порядку предоставления копий таких документов»
3. Предоставление документов акционерного общества может осуществляться в форме предоставления документов для ознакомления в помещении исполнительного органа общества (по адресу места нахождения исполнительного органа общества) (далее – ознакомление с документами) и (или) в форме предоставления копий документов (далее – получение копий документов). Форма предоставления доступа к документам определяется правомочным лицом.
Документы акционерного общества предоставляются акционерным обществом в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования о предоставлении документов правомочного лица (далее – Требование).
Итак, для получения доступа необходимо направить акционерному обществу требование. Согласно п. 3 Указаний оно должно содержать:
Если требование подписывает не сам акционер, то к нему необходимо прикладывать документы, подтверждающие наличие полномочий подписанта (доверенность; выписка, подтверждающая количество акций, находившихся на счете акционера на дату, предшествующую выкупу, для акционеров, чьи акции были выкуплены; копия договора доверительного управления; определение о назначении в качестве конкурсного управляющего и т.п.). Как мы видим из указанного перечня, действующий акционер не обязан сообщать какую-либо информацию о количестве, виде, типе принадлежащих ему акций, а только данные, способные его идентифицировать. Все остальное общество может почерпнуть из информации, предоставляемой ему регистратором, ведущим реестр акционеров.
Пример 1. Требование предоставить заверенные копии документов АО на руки акционеру (физлицу)
Пример 2. Требование акционера (юрлица) направить ему по почте заверенные копии документов АО
Пример 3. Требование представителя акционера предоставить ему для ознакомления и копирования оригиналы документов АО
В Примере 1 мы показали требование акционера (физического лица) предоставить ему на руки заверенные копии документов АО, при этом он на всякий случай предусмотрел возможность их получения своим представителем по доверенности, если приезд самого акционера сорвется (обратите внимание: «координаты» представителя здесь пока не указаны).
В Примере 2 копии документов затребует акционер – юридическое лицо (ООО «Орион») и просит направить их ему по почте. Посмотрите, как меняются в этом случае «шапка» требования и его подписант.
А в Примере 3 уже представитель акционера просит предоставить ему оригиналы документов в офисе АО и планирует сам снять с них копии.
Конкретный срок предоставления документов может быть не указан в требовании (как это сделано в Примерах 1 и 2), а может быть и четко обозначен (см. отметку «!» в Примере 3). Если срок не написан, то он исчисляется согласно положениям Указаний Банка России. Акционер может конкретизировать срок предоставления документов, но во всех случаях он не может быть раньше установленных ЦБ РФ сроков. Просто при личном визите установление конкретной даты становится удобным для «гостя», и АО знает, когда его ждать.
Справка
С 1 сентября 2014 г. вступил в силу Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации...». Он изменил систему юридических лиц, действовавшую в нашей стране с 1994 года. Начиная с 1 сентября 2014 г. все хозяйственные общества делятся на публичные и не публичные. Публичным является АО, акции и ценные бумаги которого, конвертируемые в его акции, публично размещаются (путем открытой подписки) или публично обращаются на условиях, установленных законами о ценных бумагах. Правила о публичных обществах применяются также к АО, устав и фирменное наименование которых содержат указание на то, что общество является публичным. Практически все ранее существовавшие открытые АО в соответствии с требованиями данного закона признаются теперь публичными. В примерах статьи мы рассматриваем взаимоотношения между акционером и АО, уже приведшим свои документы в соответствие с изменениями в законодательстве.
Документы акционерного общества предоставляются в течение 7 рабочих дней со дня предъявления ему требования.
Порядок предъявления требования строго регламентирован Указаниями. Требование может быть направлено акционерному обществу следующими способами:
При наличии адресов, отличающихся от адреса, указанного в ЕГРЮЛ, требование разумно направлять как минимум по двум адресам (по тому, что содержится в ЕГРЮЛ, и по одному из указанных самим Обществом для связи с ним).
Требование считается направленным с даты:
class=''
Соответственно, в этом случае датой направления считается та дата, что проставлена получателем.
Дата направления и получения требования в этом случае также определяется во внутренних документах общества (см. Пример 4).
Пример 4. Фрагмент устава акционерного общества
18.4. Требование о предоставлении информации должно быть направлено акционером Обществу одним из следующих способов:
18.4.1. Почтовой или курьерской службой по одному из адресов:
159648, Тверская область, г. Крыжопль, ул. Ягодная, д. 78/5 на имя Генерального директора Общества;
159648, Тверская область, г. Крыжопль, ул. Центральная, д. 7, офис 547, Офисный центр «Тверская Плаза», Председателю Наблюдательного Совета (Совета директоров) Общества;
159648, Тверская область, г. Крыжопль, ул. Центральная, д. 7, офис 552, Офисный центр «Тверская Плаза», Корпоративному секретарю Общества;
18.4.2. Вручено под подпись одному из лиц, занимающих следующие должности в Обществе:
18.4.3. Направлено электронной почтой по адресу shareholder@aokalabria.ru в виде вложения файла в формате pdf в электронное письмо. Требование должно быть отсканировано в цветном изображении с четко читаемым сканом подписи. В электронной форме может быть направлено только Требование ознакомления с документами Общества либо предоставление копий документов на руки акционеру Общества. При этом оригинал Требования предъявляется при получении доступа к документам либо при получении их копий. Дата предъявления Требования в данном случае определяется в следующем порядке:
Срок, в течение которого АО обязано предоставить доступ к своим документам, начинает течь с даты предъявления требования (она не всегда совпадает с датой его направления). Дата предъявления, согласно п. 10 Указаний, зависит от способа отправки требования:
Если в требовании отсутствуют какие-либо обязательные сведения, то АО в течение 7 рабочих дней с даты его предъявления направляет акционеру письмо с указанием недостающей информации и документов (образец показан в Примере 5). Срок предоставления документов АО в этом случае начинает течь с даты предоставления акционером всех необходимых сведений и полного пакета документов.
Пример 5. Общество запрашивает недостающие сведения / документы
В ряде случаев запрашиваемых акционером документов может не оказаться у общества. Тогда АО обязано в течение 7 рабочих дней с даты предъявления требования направить ответ, сообщив об отсутствии интересующих акционера документов, а также указать на причины их отсутствия, место их нахождения и о предполагаемой дате, когда они будут возвращены в АО или восстановлены (см. Пример 6). При этом акционер вправе потребовать, чтобы АО уведомило его о возвращении или восстановлении отсутствующих документов (Пример 7). Без такого отдельного письма от акционера АО вправе не направлять подобные уведомления (ведь в первичном ответе АО уже сообщило приблизительные сроки).
Пример 6. Общество уведомляет акционера об отсутствии части затребованных им документов
Пример 7. Просьба акционера уведомить о возвращении в АО интересующих его документов
Данную переписку в крупных организациях обычно ведет не генеральный директор, тогда эти письма подписывает не он, а например, корпоративный секретарь (как в Примерах 5 и 8). В противном случае конкретного исполнителя лучше указывать в нижнем левом углу (см. отметку «!» в Примере 6), чтобы акционер знал, к кому можно обратиться за дополнительными разъяснениями (сюда можно добавить его должность и внутренний или мобильный телефон).
Ознакомление с документами Общества обычно осуществляется в специальном помещении на территории организации. Такие помещения, как правило, оборудуются минимумом необходимой офисной техники (стол, стул, розетки для подключения электроаппаратуры).
В ряде случаев в целях безопасности данные помещения оборудуются также видеонаблюдением. При этом необходимо оговориться, что такое наблюдение не может носить скрытый характер. О наличии камеры в помещении должно быть сообщено акционеру перед предоставлением ему доступа к документации.
Акционеры при ознакомлении с документами могут самостоятельно осуществлять копирование документов только в случае, если АО было своевременно извещено об этом. Уведомление о намерении снимать копии с документов должно содержаться в требовании о предоставлении таких документов для ознакомления (см. Пример 3). Если предоставляемые к ознакомлению документы содержат конфиденциальную информацию, например, о кандидатах в органы управления АО, то самостоятельное копирование может осуществляться только с согласия АО. Данное требование связано с ограничениями, наложенными действующим законодательством на распространение персональных данных. АО не может представлять доступ третьим лицам к персональным данным, если отсутствует согласие на это субъекта персональных данных.
Вообще, здесь наблюдается небольшая коллизия. При предоставлении копий таких документов АО обязано скрыть в них соответствующие персональные данные за исключением фамилии, имени и отчества субъекта персональных данных. То есть в копиях персональные данные просто вымарываются (корректором или заклеиванием соответствующей строчки при снятии ксерокопии). С оригиналами так поступить невозможно. Поэтому при предоставлении акционеру доступа к данным документам с возможностью их копирования есть риск утечки информации о персональных данных. Самым простым способом решения этой проблемы является предоставление акционеру для ознакомления не оригиналов, а надлежащим образом заверенных копий с вымаранными персональными данными.
В отношении коммерческой, банковской и государственной тайны вопрос в Указаниях Банка России решен более однозначно. Согласно п. 21 документы акционерного общества, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, предоставляются акционеру только после получения от него расписки, подтверждающей, что он предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее сохранять. Если такая расписка не была приложена к требованию, АО в течение 7 рабочих дней с даты предъявления требования направляет соответствующий запрос в целях получения указанной расписки от акционера (показан в Примере 8). При этом срок предоставления копий начинается с момента получения расписки акционерным обществом. Исключение в этом случае сделано только для тех акционеров, которые предпочитают знакомиться с документами лично в офисе организации (они могут подписать расписку непосредственно перед ознакомлением с документами).
Пример 8. Затребование у акционера расписки с обязательством сохранять коммерческую тайну, содержащуюся в запрошенных им документах
С государственной, банковской или иной охраняемой законом тайной Центробанк поступил еще более жестко: при предоставлении документов из них исключаются те сведения, которые содержат подобную тайну. При этом АО обязано представить объяснения, содержащие перечень исключенной информации и основания ее отнесения к охраняемой законом тайне (Пример 9).
Пример 9. Уведомление акционера о причине изъятия сведений из запрошенных им документов
Безосновательное и зачастую бессмысленное требование о предоставлении большого объема копий документов достаточно давно известно миноритарным акционерам как один из способов корпоративного давления на общество и его мажоритарных акционеров. Как видно из Указаний, их разработчики тоже с ним сталкивались. Поэтому они предусмотрели небольшое послабление в сроках предоставления информации для АО. Согласно п. 15 Указаний, если в требовании (или в одновременно поступивших требованиях) одним лицом запрошены копии значительного объема документов акционерного общества (более 10 документов и / или более 200 страниц, если большее количество и / или объем документов не установлен уставом или иным внутренним документом АО), то срок исполнения требования акционера может быть продлен, но не более чем на 20 рабочих дней.
О продлении срока АО обязано уведомить своего акционера в рамках первоначального срока предоставления информации. Порядок продления срока устанавливается в уставе или локальных нормативных актах общества.
Пример 10. Уведомление об увеличении срока предоставления запрошенных акционером копий
Акционер может запросить копии документов, но при этом не явиться за ними. В этом случае АО вправе направить их на почтовый адрес, указанный в требовании. Однако это право, а не обязанность общества.
На наш взгляд, это связано с тем, что предоставление копий – не бесплатное удовольствие. Организация несет расходы, а если акционеров очень много и все они активно запрашивают копии документов, то расходы выливаются в кругленькую сумму.
По той же причине действующее законодательство определяет, что акционер обязан оплатить изготовление копий (в размере затрат на их изготовление). Однако АО не вправе требовать от акционера предоплату, поэтому ему предоставляется на выбор 2 варианта:
Пример 11. Фрагмент устава об оплате изготовления копий запрашиваемых акционерами документов
18.23. Предоставление копий документов по требованиям правомочных лиц (акционеров) осуществляется за плату. Размер платы определяется решением Наблюдательного совета (совета директоров) Общества. Размер оплаты за предоставление копий документов не может превышать затрат на их изготовление. Акционерное общество не вправе требовать предварительной оплаты расходов на изготовление копий документов. В случае неоплаты правомочным лицом (акционером) затрат Общества на изготовление копий по ранее полученному и выполненному Требованию такого акционера срок предоставления копий документов акционерного общества по любым последующим Требованиям исчисляется с даты поступления полной оплаты по ранее исполненному Обществом Требованию.
Акционер при направлении запроса самостоятельно определяет формат предоставления копий и порядок их заверения. По умолчанию АО вправе направить обычные, не заверенные копии документов. Это следует из положений п. 17 Указаний.
Если акционер желает получить заверенные подписью и печатью копии, он должен особо оговорить данный момент (см. отметку «!» в Примерах 1 и 2).
Заверение производится в обычном порядке, то есть путем оформления заверительной надписи на каждом листе (показана в Примере 12) либо путем заверения сшива листов (Пример 13).
Пример 12. Заверительная надпись на листе копии документа
В этой надписи первое предложение «навеяно» указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, положения которого относительно заверения копий документов, судя по судебной практике, активно применяются. А второй «абзац», начиная со слова «Верно» и до текста в скобках, – результат следования рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003 (выхода в свет его нового варианта мы ждем в ближайшее время). Текст в скобках можно добавить для объяснения полномочий данного лица заверять копии документов (такие варианты встречаются на практике).
Пример 13. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа (либо нескольких документов)
На практике часто все предоставляемые акционерам документы сшиваются вместе. С формальной точки зрения это, безусловно, не правильно (каждый документ должен быть прошит и заверен). Однако метод активно используется для экономии времени во многих крупных АО и, как правило, не вызывает нареканий ни у акционеров, ни у судей.
Банк России особо предусмотрел порядок взаимодействия с «продвинутыми электронными» акционерами, которых пока не очень много, но представляется, что их количество год от года будет расти. Специально для таких акционеров, опережающих в своем развитии акционерное общество, п. 17 Указаний особо оговаривает, что если в требовании указано, что копии документов должны быть заверены и представлены на электронном носителе, а у АО отсутствует электронная подпись, то копии запрашиваемых документов представляются на электронном носителе незаверенными. При этом акционеру должны быть разъяснены причины выдачи ему копий документов не в том виде, в каком он их запрашивал («объяснительную» для такого случая см. в Примере 14).
Пример 14. «Объяснительная» акционеру об отсутствии у АО электронной подписи
Нам хотелось бы обратить внимание читателей еще и на следующий момент. Нигде в Указаниях при предоставлении документов речь ни разу не заходит о возможности предоставить акционеру копии. На наш взгляд, такой подход вызван переоценкой здравого смысла.
При предоставлении оригиналов возникает масса самых разных затруднений. Начиная с того, что оригиналы ряда запрошенных документов могут находиться в обособленных подразделениях в других регионах и заканчивая рисками утраты данных документов в процессе транспортировки, кроме того, документы ведь элементарно истрепываются, приходя в негодность от частого просмотра. При этом мы даже не рассматриваем варианты, когда акционер, запросивший документы, имеет целью их уничтожение, а ведь и такие случаи вероятны. На наш взгляд, при предоставлении документов необходимо руководствоваться здравым смыслом: акционер должен получить интересующую его информацию, такая информация может быть предоставлена ему по почте как в заверенных, так и в обычных копиях, более того, она может быть предоставлена и в электронной форме. Соответственно, аналогичным способом документы могут быть предоставлены и при ознакомлении лично.
Акционерному обществу можно рекомендовать создать заверенный пакет наиболее часто истребуемых акционерами документов и предоставлять для ознакомления именно такие (заверенные) копии. Более того, на наш взгляд, не будет существенным нарушением, если акционеру во время ознакомления документы будут предоставлены в электронной форме с возможностью незамедлительно их распечатать. В любом случае акционер должен получить доступ к документам таким способом, который бы гарантировал, что информация будет защищена от искажений.
За нарушение прав акционера в части получения информации АО может быть привлечено к административной ответственности. Она предусмотрена ст. 15.19 Кодекса об административных правонарушениях. В соответствии с п. 1 ст. 15.19 КоАП РФ нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках, влечет штрафы:
Как видите, санкции для организации более чем существенные. Поэтому не праздным является вопрос, каким образом организация может подтвердить выполнение своих обязанностей по предоставлению документов акционеру. Для этого необходимо создать систему фиксации фактов. В рамках делопроизводства корпоративного секретаря фиксируются три различных типа фактов:
Наиболее простой способ фиксации фактов в данном случае – это ведение журналов. Их может быть 3, 2 или 1. Все зависит от того, какой из способов представляется сотрудникам АО более удобным. То есть может быть по 1 журналу для каждого вида фактов, 1 комбинированный журнал для всех фактов сразу или 2 журнала (для входящих запросов и для фиксации фактов, связанных с ответами на них). Для большей наглядности мы будем рассматривать случай с 3 журналами:
Пример 15. «Шапка» Журнала фиксации входящих запросов акционеров
Пример 16. «Шапка» Журнала направления акционерам копий запрошенных документов
Пример 17. «Шапка» Журнала ознакомления акционеров с документами на территории АО
Обратите внимание: в третьем журнале отсутствуют какие-либо персональные данные акционера (либо представителя), кроме его фамилии, имени и отчества. Это связано с тем, что мы рекомендуем в данном журнале проставлять собственноручную подпись данного лица, которой он подтверждает факт ознакомления с документами. Если в журнал будут включены персональные данные акционера, то такой журнал уже будет подпадать под требования законодательства о запрете распространения персональных данных, что усложнит работу с ним.
Чтобы фиксировать в журнале персональные данные, можно предложить следующее: создать журнал не в виде традиционной «разлинованной тетради», а использовать тот же принцип, что предложен законодателем для протоколов совета директоров (наблюдательного совета). То есть каждый документ (в данном случае – каждая страница) готовится отдельно, затем по готовности (получение подписи акционера, что все прошло удачно) страничка подшивается в папку. В конце года все страницы журнала сшиваются и заверяются подписью ответственного лица. В этом случае в журнале ознакомления будет разумно указывать не только Ф.И.О., но и дату, место рождения, а также реквизиты документов, по которым представитель АО установил личность обратившегося.
Прокомментированные нами Указания представляют собой цельный документ, в значительной мере дополняющий и обобщающий практику взаимодействия между акционерами и акционерными обществами в современной России. Он является еще одним шагом к повышению общего уровня корпоративной культуры и служит выработке все более высоких стандартов поведения в рамках взаимодействия инвесторов и корпораций.
См. новость «Утрата документов, запрошенных акционером, привела к штрафу в 200 000 рублей»
См. новость «Какие аргументы избавили АО от штрафа в 500 000 руб. за непредоставление документов акционеру»
См. статью «Изменились требования к хранению и порядок предоставления документов участникам АО и ООО» в №10 за 2017 г. журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии». Уже вступили в силу поправки в законы об АО и ООО. Для этих организаций изменились требования к месту хранения их документов. Скорректирован состав документов, предоставляемых по запросу акционеров в АО и участников в ООО. Причем в АО он стал еще больше зависеть от количества акций, принадлежащих акционеру. Изменилась и сама процедура предоставления оригиналов для ознакомления и заверенных копий «в пользование»: место передачи, срок для ООО и др. Что грозит за нарушение предписанного порядка организации и ее должностным лицам, вам тоже объясним.
Чтобы не упускать профессиональных комментариев к последним изменениям законодательства, можете
, которые появились у нас за неделю (статьи, ответы на вопросы подписчиков и др.)
.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
