В определенных законом случаях предоставление компетентным органам оригиналов договоров обязательно. Как поставлен вопрос сохранности договоров в вашей организации? Наш эксперт расскажет о том, какие договоры и в течение какого срока должны храниться в организации, чтобы вы могли проконтролировать соблюдение требований закона лицами, ответственными за сохранность документов в вашей организации.
Соблюдение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров очень важно. Преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь неблагоприятные последствия для вашей организации. Расскажем все о хранении договоров с тем, чтобы вы могли проконтролировать соблюдение правил архивной службы.
Нормативная база
В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров используются следующие утвержденные типовые перечни:
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
-
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
На мой взгляд, новый перечень вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараемся дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.
Сроки хранения договоров
Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.
А организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.
Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.
Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный. Приведем общий список договоров со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)
