Законодательство предусматривает возможность заключения сделок через представителя. При этом полномочия представителя не всегда подтверждаются доверенностью. Закон допускает и случаи, когда они явствуют из обстановки, в которой заключается сделка. Увы, критерии такой обстановки в законе не установлены, поэтому приходится самим решать, доверять ли представителю без доверенности. Каковы же признаки представительства «по обстановке», и что будет, если сделку или действие совершит неуполномоченное лицо?
Полномочия представителя могут основываться на (п. 1 ст. 182 ГК РФ):
- доверенности (простой или нотариально удостоверенной). Она может как выдаваться на совершение конкретного действия, так и наделять представителя более широкими полномочиями;
- указании закона. В этом случае полномочия представителя устанавливаются в законодательстве (например, родители или органы опеки в отношении несовершеннолетних – ст. 26 ГК РФ, ст. 64, 123 СК РФ);
- акте государственного органа или муниципального органа (например, когда от одного органа другому передаются полномочия по совершению госзакупок).
Очевидная обстановка
Однако закон предусматривает, что полномочия представителя могут явствовать («подтверждаться») также из обстановки (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ). Классический пример – продавец в розничной торговле. При покупке товара между покупателем и магазином заключается договор купли-продажи. При этом продавец совершает действия (принимает оплату, выдает чек и т.п.), которые влекут возникновение обязательств у магазина (ст. 492, 493 ГК РФ). Но мало кому из покупателей придет в голову требовать у продавца документы, подтверждающие его полномочия (например, предъявить трудовой договор с магазином или доверенность). Мы доверяем продавцу, исходя из обстановки: он сидит за кассой в специальной униформе с бейджем на груди или раскладывает товары по полкам. Нам очевидно, что работник уполномочен заключить договор купли-продажи от имени магазина.
Если в дальнейшем возникнут претензии к качеству товара, магазин не сможет увильнуть от своих обязательств, например, заявив, что продавец не был оформлен и работал без трудового договора. Эти аргументы суд или Роспотребнадзор наверняка отклонят, ведь у нас были все основания полагать обратное (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Суды, как правило, исходят из того, что компания, которая сама допустила ситуацию, свидетельствующую о наличии полномочий у представителя, не может просто откреститься от него.
Фрагмент документа
Постановление Суда по интеллектуальным правам от 24.12.2018 № С01-966/2018 по делу № А67-626/2018
Создавая или допуская создание обстановки, свидетельствующей о наличии полномочий у представителя, представляемый сознательно вступает в гражданский оборот в его лице, и поэтому не вправе ссылаться на отсутствие трудовых или гражданско-правовых отношений с ним. Обстановка как основание представительства не только заменяет собой письменное уполномочие (доверенность), но и возможна в отсутствие каких-либо надлежащим образом оформленных отношений между представителем и представляемым.
Аналогичные выводы можно увидеть и в других судебных актах (см., например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 16.02.2018 № Ф10-84/2018 по делу № А08-4989/2017, апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 25.09.2017 по делу № 33-13597/2017).
Таким образом, представительство «по обстановке» возникает тогда, когда в конкретной ситуации у третьих лиц были все основания полагать, что человек перед ними – это представитель и действует от лица представляемого.
Сложные случаи
Открытым остается вопрос: как распознать эту обстановку? Ведь ситуации могут быть самыми разнообразными. Случай с продавцом – классический, явный, признаки представительства ярко выражены (униформа, особое помещение и т.п.). Но бывают и ситуации, когда не все так очевидно.
Например, сделка совершается на нейтральной территории, на представителе нет униформы, специальных документов в подтверждение полномочий тоже нет, но есть, например, фирменные бланки и печать организации. Как быть в такой ситуации? Можно ли сказать, будто обстановка «подтверждала» полномочия представителя? Подобные ситуации могут возникнуть в отношениях из договоров поставки, оказания услуг, перевозки, хранения, страхования и др.
Равнение на суды
Часто передача или прием исполнения по договору может происходить в спешке, с оформлением документов «на бегу», с проставлением подписи за других лиц, с нарушением служебной субординации. И пока у сторон нет претензий друг к другу, они могут считать, что у них все хорошо. Но при возникновении спора они начинают ссылаться на ненадлежащее оформление отношений по договору, отсутствие полномочий у представителей и т.п.
Между ГУП и ООО были подписаны акты взаимозачета. Позднее ГУП обратилось в суд с иском о признании взаимозачета недействительной сделкой. Предприятие сослалось на подписание актов от его имени главбухом филиала, у которой не было таких полномочий. Суд первой инстанции удовлетворил требования, т.к. главбух превысила свои полномочия. В соответствии с должностной инструкцией она не была уполномочена на подобные действия.
Вышестоящие арбитры рассудили иначе. Предприятие и ООО сотрудничали давно, и все это время акты взаимозачета подписывала и заверяла печатью именно главбух филиала. Наличие доступа к печати у подписанта, по мнению судов, подтверждает, что его полномочия явствовали из обстановки (постановление Арбитражного суда Московского округа от 15.10.2018 № Ф05-13630/2018 по делу № А41-10263/18).
Приведем еще один пример, в котором от имени организации и вовсе действовал работник другой фирмы.
Региональное министерство сельского хозяйства обратилось в суд с иском о взыскании субсидии с комбикормового завода. Оно сослалось на результаты проверки контрольно-счетной палаты и документы, которые завод представил при ее проведении.
Завод возражал, настаивал на том, что бумаги, направленные в контрольно-счетную палату от его имени, подготовило неуполномоченное лицо. Бухгалтерские документы завода находились в общем кабинете, который завод арендовал вместе с другими предприятиями. По версии завода, документы представляла У. – главбух совсем другой компании. Она не работала на заводе, а, значит, действовала с превышением полномочий.
Суд отклонил эти доводы. Арбитры выяснили, что настоящий главбух завода была в декрете, и полномочия по ведению бухучета взял на себя директор завода. Из-за занятости он попросил У., рабочее место которой расположено рядом с местом декретницы, представить сотрудникам контрольно-счетной палаты необходимые документы. Более того, директор сам представил У. сотрудникам палаты как человека, который даст им все нужные бумаги. Именно это она и сделала, заверив документы своей подписью и печатью завода.
Таким образом, завод сам допустил создание обстановки, при которой проверяющие считали У. уполномоченным представителем. Дополнительно арбитры пояснили, что согласно судебной практике один из признаков подобной обстановки – наличие у представителя печати компании, о потере или о подделке которой никто не заявлял (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 06.08.2018 № Ф08-5929/2018 по делу № А32-38127/2016).
В другом деле акт выполненных работ был подписан в кабинете бухгалтера и удостоверен печатью организации. А значит, не было никаких оснований сомневаться в полномочиях подписанта (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.08.2009 № 18АП-6539/2009 по делу № А76-3126/2009).
Еще в одном споре суды посчитали полномочия инженера, подписавшего акт, явствующими из обстановки. Арбитры учли, что ранее именно он подписывал акты (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 06.11.2018 № Ф10-4596/2018 по делу № А09-19591/2016).
Характерные признаки
Как видно, обстановка, которая позволяет доверять представителю, может складываться из нескольких элементов. Среди них:
- наличие у представителя печати;
- нахождение представителя в помещении организации (например, кладовщик на складе). Отметим, что вручение товара продавцам, товароведам и другим материально-ответственным лицам без доверенности соответствует ст. 182 ГК РФ. Их полномочия очевидно явствуют из обстановки (постановления ФАС Дальневосточного округа от 08.10.2012 № Ф03-4131/2012 по делу № А51-22696/2011, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2018 по делу № А19-10858/2017);
-
сложившая практика взаимодействия контрагентов (когда одни и те же лица подписывали документы, занимались приемкой-передачей, вели переговоры ранее). Отметим, что этот признак довольно часто учитывается судами, особенно если представитель – работник организации и был представлен как уполномоченное лицо. Так, Арбитражный суд Центрального округа отклонил довод предпринимателя о подписании неуполномоченным лицом акта о безучетном энергопотреблении. Подписавший его сотрудник обеспечил доступ представителей сетевой организации к приборам учета, несколько лет подряд принимал участие в оформлении актов, да и сам предприниматель уведомил сетевую организацию о праве этого работника подписывать документы (постановление от 26.11.2018 № Ф10-5032/2018 по делу № А09-11312/2017).
Конечно, чем больше перечисленных признаков будет в конкретном случае, тем выше вероятность «подлинности» полномочий представителя.
Исключения из правил
Вместе с тем стоит учесть и то, что сами по себе признаки лишь свидетельствуют в пользу возможного представительства, но ничего не гарантируют. Например, наличие печати у представителя судебная практика расценивает все же неоднозначно.
Компания обратилась в суд с иском о взыскании задолженности по договору поставки. Задолженность она приобрела у поставщика по договору уступки прав требования. В суде компания утверждала, что поставщик исполнил свои обязательства перед ответчиком, но товар не был оплачен. В подтверждение она предоставила 55 товарных накладных.
Ответчик, в свою очередь, заявил, что его работники товар не получали.
Суд отказал в удовлетворении требований. Товарные накладные были оформлены с нарушением законодательных требований к «первичке»: было непонятно, кто их составил, кто принимал товар и были ли у этих лиц соответствующие полномочия. К оттискам печати ответчика на накладных суд тоже отнесся прохладно. По мнению арбитров, они не доказывают наличие у неизвестных лиц полномочий на получение товаров. Что касается обстановки, то полномочия неизвестных из нее, по мнению арбитров, не следовали (постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.03.2018 № Ф05-1608/2018 по делу № А40-70856/2017).
В другом деле также речь шла о поставке товара. На накладных была печать покупателя-ответчика, но подпись за уполномоченного сотрудника поставил кто-то другой. Суд пришел к выводу, что наличие печати не подтверждает полномочия подписанта (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.12.2016 № Ф04-5875/2016 по делу № А03-9002/2015).
Итог этих двух споров – потеря денег (почти 1 000 000 руб. в первом случае и более 5 000 000 руб. – во втором). Виной всему пренебрежение проверкой полномочий лица, принявшего товар.
Откуда полномочия?
Чтобы не оказаться в подобных ситуациях, мы рекомендуем, невзирая на обстановку, статус и должность представителя, все же убедиться в его полномочиях. Особенно это касается ситуаций, когда взаимодействие идет с обособленным подразделением, а не с головным офисом организации.
В частности, полномочия руководителя филиала (представительства) должны быть подтверждены доверенностью. Они не могут следовать из учредительных документов компании, положения о филиале (представительстве) либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала. На этом заострил внимание Пленум ВС РФ в п. 129 постановления от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации».
Крайне важно убедиться в полномочиях работника, если он не является руководителем и не входит в состав органов управления фирмы. В его должностные обязанности должны включаться полномочия по заключению сделок или совершению действий, где он выступает как представитель.
Так, Арбитражный суд Волго-Вятского округа указал, что отсутствие доверенностей не опровергает факт получения товара. Накладные были без замечаний подписаны работниками компании, в должностные обязанности которых входило принятие товара. Их полномочия подтверждались должностными инструкциями, трудовыми договорами, соглашениями о полной материальной ответственности (постановление от 07.12.2016 № Ф01-5122/2016 по делу № А29-4638/2015).
Еще в одном деле суд признал незаконным отказ нижестоящих инстанций во взыскании авторского гонорара. Суд обратил внимание, что главный редактор издательства, который подписал авторский договор, по роду работы подбирал сотрудников и оговаривал финансовые вопросы. Его данные (включая номер телефона) указывались в изданиях. Именно в обязанности главреда входило ведение переговоров и заключение соглашений с авторами. В такой ситуации полномочия главного редактора явствуют из обстановки (постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 24.10.2007 № 44г-684/07).
В то же время в другом споре суд, напротив, признал недействительным договор подряда, т.к. в должностной инструкции начальника АХО не говорилось о полномочиях заключать сделки от имени компании. Доверенность на подписание договора или документов о выполнении работ (актов приемки, справок о стоимости и т.д.) тоже не выдавалась (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 06.03.2018 № Ф02-455/2018 по делу № А33-19904/2015).
Получается, всегда надо действовать по принципу «доверяй, но проверяй». В пользу этого говорит и положение ст. 1 ГК РФ: каждый действует в своей воле и своем интересе и должен осуществлять гражданские права и исполнять гражданские обязанности добросовестно. А добросовестность неразрывно связана с должной осмотрительностью при ведении дел.
«Оздоровление» сделки
Но, разумеется, жизнь есть жизнь, и случиться может всякое: от элементарной спешки до халатности сотрудников, которые, скажем, передадут товар по договору поставки, не убедившись в полномочиях человека, который действует от имени покупателя. Можно ли «излечить» порок представительства?
Из п. 1 ст. 183 ГК РФ следует положительный ответ. Для «оздоровления» сделки, заключенной неуполномоченным лицом, потребуется последующее одобрение представляемого. Оно может быть сделано разными способами. Вот некоторые из них (абз. 2 п. 123 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»):
1) письменное или устное одобрение (независимо от того, кому оно адресовано);
2) признание представляемым претензии контрагента;
3) другие действия представляемого, свидетельствующие об одобрении:
- принятие (полное или частичное) исполнения;
- уплата процентов (полная или частичная) по основному долгу;
- уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства;
- реализация других прав и обязанностей по сделке;
- подписание акта сверки задолженности уполномоченным лицом;
4) заключение или одобрение другой сделки, которая заключена во исполнение (изменение) первой сделки или обеспечивает ее;
5) просьба об отсрочке или рассрочке;
6) акцепт инкассового поручения.
Как видно, одобрение может быть как прямым (устное или письменное одобрение, например, в письме или по «электронке»), так и косвенным, когда об одобрении говорит поведение контрагента (п. 2 ст. 158, п. 3 ст. 438 ГК РФ).
Стороны заключили договор поставки бетона. Истец (поставщик) передал товар, но оплату не получил и был вынужден обратиться в суд. В подтверждение требований он представил заявки на поставку бетона, товарные накладные, универсальные передаточные документы с доверенностями, выданными ответчиком.
Ответчик факт поставки оспаривал. Он ссылался на то, что на заявках и товарных накладных стоят подписи неуполномоченных лиц. Суд его довод отклонил. Сам по себе этот факт не опровергает реальность поставки. По мнению арбитров, полномочия подписанта предполагаются, пока не доказано обратное. Таким образом, у поставщика были основания считать тех, кто принимал бетон, представителями ответчика.
Кроме того, суды учли действия ответчика: он частично оплатил поставленный товар (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.07.2017 № Ф04-2734/2017 по делу № А75-11442/2016).
В другом споре акты и соглашения к договору были подписаны лицом, срок доверенности которого истек. Однако документы были заверены печатью компании, подлинность которой не оспаривалась. Более того, после подписания договора сотрудники подрядчика допускались на территорию ответчика для выполнения работ. Это было подтверждено отметками в их командировочных удостоверениях (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2014 № Ф07-9662/2013 по делу № А56-29527/2011).
В третьем деле ответчик (заказчик) пытался убедить суд в том, что работник не имел полномочий действовать от имени компании. Суд посчитал этот аргумент неубедительным. Работник был заместителем директора, и его полномочия следовали из обстановки. Кроме того, свидетель в деле не отрицал дальнейшего использования разработанной документации: она вместе с другими бумагами была направлена на экспертизу (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 24.12.2018 № Ф07-15930/2018 по делу № А56-49387/2017).
Таким образом, суды оценивают добросовестность представляемого лица. Если оно принимало исполнение, то потом не сможет ссылаться на отсутствие полномочий у подписанта.
Отдельно следует сказать о крайне важном нюансе, который нужно учитывать при «исцелении» сделки. Одобрение должно исходить от уполномоченных лиц. Скажем, уборщица тетя Зина не может одобрить приемку товара и признать долг за поставку.
Фрагмент документа
Пункт 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации»
При оценке судами обстоятельств, свидетельствующих об одобрении представляемым – юридическим лицом соответствующей сделки, необходимо принимать во внимание, что независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или лица, уполномоченных в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.
Действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей или основывались на доверенности либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).
Ответственность подписанта
На случай, если сделка не будет одобрена, закон предусматривает возможность предъявить к «лжепредставителю» одно из двух требований (п. 3 ст. 183 ГК РФ):
- исполнить сделку (например, оплатить товар);
- возместить убытки (одновременно с отказом от сделки в одностороннем порядке). Между тем это требование нельзя заявить, если об отсутствии (превышении) полномочий представителя было известно при совершении сделки. Например, когда поставщик знал об отсутствии полномочий на заказ и приемку товара у охранника склада, но проигнорировал это.
Отметим, что на практике предъявление подобных требований встречается все-таки нечасто. Объясняется это тем, что простой работник вряд ли сможет возместить многомиллионные убытки (скажем, за отказ оплатить поставленный товар или выполненные работы). Еще один фактор: в суде наверняка встанет вопрос о добросовестности, осмотрительности и заботливости истца. Если он не проверил наличие полномочий у подписанта, то шансы на успех будут практически нулевыми (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 26.07.2017 по делу № 33-12511/2017).
Практические рекомендации
О проблемах представительства «по обстановке» можно говорить долго, т.к. на практике встречаются разные нюансы. Поэтому для безопасности своих финансов надо взять на вооружение старую пословицу: «семь раз отмерь, один отрежь».
Как показывает анализ многочисленных судебных актов, наиболее часто проблемы и споры по поводу полномочий представителя возникают на этапе приемки исполнения по договору (товаров, работ, услуг). Для минимизации рисков лучше предпринять ряд мер.
1. При заключении договора сразу письменно оговорите, кто будет принимать исполнение и какими документами должны быть подтверждены полномочия. Сделать это можно, например, так:
Пример 1. Фрагмент договора, определяющий уполномоченных на приемку результатов оказанных услуг лиц
Правом на подписание актов об оказании услуг обладают следующие лица:
- со стороны заказчика – начальник отдела технического обеспечения Лампов Виктор Викторович, действующий на основании доверенности № 104-03/18, выданной 03.12.2018;
- со стороны исполнителя – менеджер отдела сопровождения клиентов Иванова Мария Петровна, действующая на основании доверенности № 2835/18, выданной 14.11.2018.
Если указанные в договоре лица не смогут принимать участие в подписании акта, их заменяют другие лица, определенные приказом соответствующей стороны. В качестве подтверждения своих полномочий такие лица предъявляют заверенную копию приказа, которая вместе с уведомлением о замене уполномоченного лица должна быть заблаговременно, не позднее трех рабочих дней со дня издания такого приказа, направлена контрагенту.
2. Установите в соглашении официальные каналы связи, по которым будет идти переписка сторон (в т.ч. в разделе с реквизитами сторон). Это не позволит контрагенту в дальнейшем оспаривать принадлежность, например, адреса электронной почты. Формулировки могут быть такими:
Пример 2. Фрагмент договора, устанавливающий официальный канал связи с уполномоченным представителем принимающей результаты оказанных услуг стороны
Правом на подписание актов об оказании услуг со стороны заказчика обладает начальник отдела технического обеспечения Лампов Виктор Викторович, действующий на основании доверенности № 104-03/18, выданной 03.12.2018. Контактная информация для связи: телефон: +7-499-789-45-61, e-mail: Lampov@ooo-aktiv.ru.
Пример 3. Фрагмент договора, устанавливающий официальные каналы связи с уполномоченными представителями обеих сторон
Стороны для переписки, в т.ч. ведения переговоров по вопросам, возникающим при исполнении обязательств по настоящему договору, используют следующие каналы связи:
1) Электронная почта:
- со стороны заказчика – Lampov@ ooo-aktiv.ru;
- со стороны исполнителя – Ivanova@ao-passiv.ru;
2) Телефоны:
- со стороны заказчика: +7-926-789-45-61;
- со стороны исполнителя: +7-926-456-01-23.
Стороны обеспечивают доступ к указанным в настоящем пункте электронной почте и телефонам только уполномоченных на ведение переговоров лиц. Все риски неисполнения данного обязательства несет соответствующая сторона. Сообщения, направленные на указанные адреса и телефоны, а также полученные с них, считаются исходящими от уполномоченных лиц.
Конечно, это условие не гарантирует стопроцентной защиты от рисков, но позволяет существенно их уменьшить.
3. Следите за правильным оформлением «первички» и других документов при заключении и исполнении сделки. Это особенно важно, если порядок действий (например, приемки-передачи товара) установлен в законе.
Что касается остальных экстренных случаев (которые все-таки лучше не допускать), когда принимает товар (работы, услуги) и подписывает документы неоговоренное ранее лицо, то желательно, чтобы у него была доверенность или обстановка была явной (кладовщик на складе, продавец в торговом зале и т.п.). Также в документах необходимо четко указывать должность, фамилию и инициалы такого лица (особенно если полномочия явствуют лишь из обстановки).
* * *
Нормы о представительстве «по обстановке» призваны облегчить хозяйственный оборот. Благодаря им можно освободиться от излишних действий по проверке полномочий в ситуации, когда все очевидно. Между тем такое представительство таит в себе высокие риски, причем для всех сторон сделки. Потому законодатель предусмотрел «двойной» механизм защиты – последующее одобрение сделки и возможность предъявления требований к неуполномоченным лицам. Впрочем, от сторон сделки в любом случае требуется повышенная внимательность и осторожность.
