Введение должностных инструкций не является обязанностью коммерческих организаций. Однако их составление может облегчить жизнь работодателей. Инструкция позволит работодателю обоснованно отказать в приеме на работу новому сотруднику, временно перевести его на другую работу или грамотно разграничить трудовые функции между работниками. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что работник оспорит решение руководителя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.
Необходимость должностной инструкции для работодателя
Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.
Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:
- осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.
Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.
Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).
Судебно-арбитражная практика
Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.
Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).
Разрабатываем должностную инструкцию
В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.
Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.
Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.
Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).
Вносим изменения
В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.
В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки дополнительного соглашения.
Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).
Увольняем в связи с несоответствием должности
Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.
Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.
Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции
Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).
Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (ст. 64 ТК РФ).
В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего сотрудника были прописаны в должностной инструкции.
