В марте 2021 года вступили в силу изменения, связанные с использованием персональных данных граждан путем их распространения среди неопределенного круга лиц. Нововведения касаются в т.ч. и работодателей, которые так или иначе раскрывают персональные данные работников для неограниченного круга. Например, размещая краткую информацию о своих сотрудниках в интернете на корпоративном сайте или на доске информации в офисе. Новые правила требуют более внимательного и ответственного отношения со стороны компаний, которые в своей деятельности используют персональную информацию, защищаемую законом. Читайте обо всех ключевых изменениях, а также используйте в работе приведенные в статье образцы согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, и его отзыва.
Распространение персональных данных
По новым правилам для распространения персональных данных неопределенному кругу лиц субъект (физическое лицо) должен дать согласие, в котором четко и недвусмысленно указать на такую возможность 1.
Ключевые слова здесь – распространение персональных данных неопределенному кругу лиц. Когда это возможно? Например:
- компания размещает на своем официальном сайте или иных информационных сайтах информацию о своих довольных клиентах с историями об оказанной им услуге или сделанной работе либо
- организация-работодатель в разделе «Наша команда» собственного сайта указывает краткую информацию о своих работниках с их фотографиями и контактной информацией и пр.
Ситуации довольно распространенные.
Форма согласия на распространение таких персданных не утверждена, однако ее содержание можно определить на основании требований ст. 10.1 Закона о персданных и Приказа Роскомнадзора № 18 2. Самое главное – согласие на распространение таких персональных данных оформляется отдельно от иных согласий. При этом оператор должен предоставить субъекту возможность определить перечень персональных данных по каждой категории, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных гражданином для распространения. В документе должны быть указаны:
- Ф.И.О., контактная информация субъекта (телефон, электронная почта или почтовый адрес);
- сведения об операторе (наименование, адрес из ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН 3) и его информационных ресурсах (например: https://…, http://www…);
- цели обработки персональных данных, их категории и перечень с выделением тех данных, для которых предусматриваются особые условия и запреты, связанные с обработкой, а также срок действия согласия.
Обратите внимание: требования указать в согласии паспортные данные и адрес регистрации субъекта нет. Поэтому их можно в согласие не включать, если вы их не знаете и у гражданина нет намерения вам их предоставлять. Вместе с тем если такие данные у вас есть, то их целесообразно в согласие включить, поскольку обязанность доказывать законность распространения персданных лежит на операторе, осуществившем их распространение. А значит, чем лучше у вас составлены документы, тем проще вам будет доказать законность своих действий в случае возникновения спора или претензий со стороны контролеров.
В Приказе Роскомнадзора № 18 персональные данные разделены на три категории. Рекомендуем именно так указать их в согласии, чтобы гражданин мог выбрать, какие сведения он разрешает о себе распространять неограниченному кругу лиц, а какие нет (Схема).
Схема. Категории и перечень персональных данных
Когда каждый в ответе
Субъект может дать согласие...
