Конструктор документов – ​новый бесплатный инструмент для юристов

Мы наполняем свой Конструктор документов теми образцами документов, которые публикуем в статьях и ответах на ваши вопросы в нашем журнале. Качество образцов документов вам, как постоянным читателям, уже известно. Просто теперь эта подборка существует в электронном виде с удобным поиском и дополнительным функционалом.

Как найти нужный документ в Конструкторе

Для этого на сайте delo-press.ru есть 2 пути:

• можно войти в сам Конструктор и по поиску либо удобному «дереву» найти нужный вам документ;
• находясь в электронном формате статьи или ответа на вопрос и увидев слева от опубликованного образца целого документа кнопку «скачать документ», можно нажать ее.

Поясним, как использовать эти 2 возможности, на примерах.

Вход в Конструктор и поиск документа в нем

В правом боковике большинства страниц сайта появилась оригинальная кнопка «Конструктор документов» (см. «!» на Рисунке 1), на которой изображен гаечный ключ на фоне бумажного документа. Нажав ее, вы попадаете в дерево Конструктора (см. Рисунок 3):

• виды документов – ​это его разделы,
• а внутри вы увидите разновидности документов, в названиях которых отражены их особенности. Изначально в каждом разделе видны 3 разновидности документа, но нажав на кнопку «Показать больше» (см. «2» на Рисунке 3), раздел разворачивается и показывает вам все свое содержимое;
• над деревом документов в самом верху страницы есть поисковая строка, которая поможет вам найти нужный документ (см. «1» на Рисунке 3 и Рисунок 2) по названию его разновидности.

Информация в дереве упорядочена по алфавиту. На Рисунке 3 (см. отметку «3») как раз видно, что рядом оказываются документы с похожим назначением – ​начало их наименования одинаковое («письмо акционеру…»), а потом «включается» специфика:

• «(сопроводительное) о передаче копий запрошенных документов (с отметкой акционера о получении)»;
• «о невозможности предоставить документы, содержащие особо охраняемую информацию»;
• «о необходимости подписать соглашение о конфиденциальности»;
• «о цене изготовления запрошенных им копий» и т.д.

Вход сразу в документ из статьи или ответа на вопрос

В публикациях сайта встречаются образцы оформления целых документов, если слева от такого примера есть кнопка «Скачать документ» (см. Рисунок 4), то при ее нажатии вы сразу попадаете на страницу этого документа в Конструкторе, где его можно скачать на свой компьютер.

Страница конкретного документа в Конструкторе

Теперь поясним, как организована страница конкретного документа в Конструкторе (см. Рисунок 5).

Центральную часть экрана занимает изображение документа, сверстанного по всем правилам: соблюдены размеры полей, абзацного отступа, межстрочные интервалы, в большинстве случаев использован шрифт Times New Roman с кеглем (размером) 12. Тут вы увидите именно тот вариант документа, который можно скачать на свой компьютер (обычно в формате.docx) и открыть в MS Word.

Убедившись, что это тот документ, который вам нужен, нажимаете на красную кнопку «Скачать документ…», в названии которой отображается формат этого файла («1» на Рисунке 5).

Взгляните на правый боковик страницы («2» на Рисунке 5), где находится список публикаций (статей и ответов на вопросы), которые поясняют:

• как общие правила оформления данного вида документа,
• так и особенности заполнения конкретной разновидности документа в ситуации, которая в нем отражена.

Эти связанные материалы мы старались выстраивать в логичной последовательности. Публикация, из которой родом данный образец документа, отмечена восклицательным знаком («3» на Рисунке 5).

У публикаций, которые закрыты для всеобщего доступа, рядом с названием есть замочек («4»). Полностью открытые для всех материалы такого замочка не имеют. Рядом есть флажок, нажатием на который можно поместить данную публикацию себе в избранные материалы на сайте (их список виден в личном кабинете пользователя). Кстати, и саму страницу документа из Конструктора тоже можно поместить в избранное.

Если у вас оформлена электронная подписка на журнал, то материалы выписанных номеров будут на сайте вам доступны (просто при входе надо зарегистрироваться, чтобы сайт распознал вас и предоставил права доступа).

Если у вас оформлена подписка на Комплект клуба профессионалов, то он включает:

• не только печатную и электронную версию журнала на выписанный период,
• но и доступ ко всему архиву соответствующего журнала на сайте, начиная с 2010 года, поэтому абсолютно все его публикации будут доступны вам полностью.

Это общие правила доступа, которые касаются материалов на delo-press.ru, они работают и в разделе «Конструктор документов». Осенью 2020 года мы полностью обновили свой сайт, изменив дизайн и снабдив его новой навигацией. Фактически теперь это качественная база знаний по законодательству с удобной системой поиска и группировкой взаимосвязанных материалов. Конструктор документов – ​это свежий инструмент, который тоже работает на поставленную нами цель.

Как работать с образцом документа на своем компьютере

Итак, как мы уже говорили, на странице документа надо нажать кнопку «Скачать документ…» («1» на Рисунке 6). После этого он либо скачивается автоматически в папку загрузки, либо на экране появляется стандартное окно, где вы выбираете, что хотите сделать с этим файлом («2» там же):

• открыть в Word¹  (после этого его можно будет сохранить из этой программы, например, изменив имя) или
• сразу сохранить файл.

Выбираете удобный вам вариант и нажимаете «ОК». Например, вы решили открыть файл в Word, тогда компьютер именно это и сделает. Перед вами появится обычный вордовский документ (см. Рисунок 7), где вы можете править все, что угодно, и как вам угодно. Просто под рукой у вас будет корректный документ, в котором сразу видно, что, куда и как надо вписывать.

Например, в письме «шапка» сделана в виде таблицы с неотображаемыми границами (кроме подчеркиваний номера и даты письма, а также ссылки на номер и дату инициативного документа). На Рисунке 7 виден документ с отображением непечатаемых символов: границ ячеек и абзацев.

Весь документ набран черным шрифтом, за исключением нескольких реквизитов, которые обычно не печатаются, их потом надо будет заполнить от руки на распечатанном документе – ​такие реквизиты в файле мы отражаем синим цветом с курсивом: обычно это подпись, печать, иногда номер и дата документа. Перед распечаткой их надо удалить (хотя многие организации впечатывают номер и дату письма до его подписания руководителем, тогда, конечно, вы оставите эти реквизиты, сделав их черным шрифтом и убрав курсив).

Если образец документа в журнале может иметь пометки и пояснения (обычно кружочки с цифрами), минимальные поля (чтобы максимально использовать ограниченное пространство для текста документа, см. Рисунок 4), то образец в Конструкторе лишних пометок не содержит и создан по всем требованиям к оформлению организационно-распорядительных документов (включая размеры полей и абзацных отступов, листа А4, см. Рисунок 7). Поэтому между этими образцами все-таки есть минимальные «оформительские» различия.

Обратите внимание – ​изначально в названии файла фигурируют:

• разновидность документа (например, «Уведомление об обязательности вакцинации от коронавирусной инфекции…»);
• код журнала (например, «Ю 2022-1» означает, что это журнал «Юридический справочник руководителя»²  за 2022 год № 1) и
• страница, на которой опубликован документ в печатной версии журнала;
• номер примера.

Эта информация поможет вам найти статью в печатном журнале, если его номер у вас есть, обычно там содержатся детали, касающиеся оформления такого документа. В печатной форме читать, что-то выделять для себя удобнее (только навигация удобнее работает в электронном виде).

Конечно, вы можете переименовать файл по своему усмотрению. Когда вы измените в нем данные на свои, то скорее всего так и поступите, следуя принятой «кодировке» файлов в своей организации. Но первоначально данные в нашем названии файла вам могут пригодиться.

* * *

Мы описали оптимальный алгоритм использования возможностей Конструктора документов. Вы можете пользоваться им сами, «угостить» коллег или даже настоятельно порекомендовать исполнителям его применять.

Конструктор документов – своеобразный «пряник». Тут многое уже готово – ​бери, да пользуйся! Мы будем его наполнять все новыми образцами документов.