Как правильно оформлять состав присутствующих в протоколе заседания комиссии

Журнал «Юридический справочник руководителя» № 3 / 2026

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Выясняем, где зафиксированы общие правила оформления протоколов и какими они бывают; как отражать во вводной части протокола Ф.И.О. и должности присутствующих, приглашенных, председателя и секретаря; в каких случаях поименный состав переносится в отдельный список, который становится приложением к протоколу. Показываем примеры вводной части протокола для различных ситуаций: когда председатель комиссии отсутствует и вместо него заседание ведет другой член комиссии; когда отсутствуют некоторые члены комиссии; когда имеется кворум для принятия решений.

Вопрос в тему

Просим разъяснить, какие требования предъявляются к оформлению протокола заседания комиссии, а именно к списку присутствовавших и членам комиссии?

Где этот список должен располагаться: сразу после наименования «Протокол заседания комиссии»? Допускается ли указанных лиц разместить в самом конце документа, т.е. после термина «Постановили»?

В этом простом вопросе присутствует интерес к профессиональной методологии, интерес к историческому процессу развития, формализации и унификации текстового документа, т.к. из сплошного связного текста на протяжении длительного времени продолжают выделяться и отделяться от него повторяющиеся части, элементы. Эти элементы пока не признаются самостоятельными реквизитами, а рассматриваются как блоки и формальные части текста, которые имеют свое место на площади стандартного листа бумаги и должны оформляться единообразно. В протоколах и актах, которые принадлежат к системе организационно-распорядительной документации, состав присутствующих рассматривается как вводная часть текста. Тенденция формализации текста и выделения из него самостоятельных элементов (почти реквизитов) прослеживается наиболее наглядно и находит свое закрепление в действующих нормативных и методических документах.

Где зафиксированы общие правила оформления протоколов

Общие правила оформления реквизитов и текста протокола лучше изучать на основе:

Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). См. п. 3.34–3.41, приложения № 4 и № 5; п. 3.37 о вводной и основной частях текста протокола (процитируем далее);
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199). См. п. 3.3.10 и Приложение № 9 об оформлении протокола.

В связи с утверждением ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст) в 2026 году ожидается утверждение методических рекомендаций по его применению. В них, скорее всего, будут приведены образцы и примеры оформления протоколов.

Фрагмент документа

Пункт 3.37 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.