Изъять документы организации могут в самых разных ситуациях – при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики на выездной проверке. Расскажем, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов. Куда обращаться и в какие сроки, чтобы вернуть документы назад, а также дадим образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых документов.
Вопрос в тему
Нашу организацию часто проверяют правоохранительные органы и происходит выемка документов, в т.ч. приказов по основной деятельности. Как нам потом вернуть оригиналы приказов? Копии приказов органы не принимают, им нужны только оригиналы. Но руководство меняется каждые полгода, поэтому еще раз подписать приказы нет возможности. Как нам поступать в данной ситуации?
Ответить на ваш вопрос в двух словах не получится, поскольку в нем использован термин «выемка». Дело в том, что выемка может производиться как, например, в ходе выездной налоговой проверки, так и при расследовании уголовного дела. Нередко на бытовом уровне выемкой называют другое близкое к ней по своей сути действие – изъятие.
Если не углубляться в анализ законодательства, то можно сказать, что изъятие, в отличие от выемки, как правило, производится правоохранительными органами в ходе так называемой доследственной (когда уголовное дело не возбуждено, а может, и вообще не будет возбуждаться) проверки информации о преступлении. Иногда документы могут изыматься также при производстве по делам об административных правонарушениях.
Чтобы правильно ответить на ваш вопрос, рассмотрим несколько возможных вариантов выемки и изъятия документов. Скорее всего, эта информация будет полезна, т.к. фирмы периодически проверяются не только сотрудниками правоохранительных органов, но и другими структурами. Всем им для осуществления контрольных мероприятий нередко требуются документы предприятия. При этом сами проверяющие могут и забыть, что изымаемые ими бумаги очень нужны проверяемому юридическому лицу для его каждодневной работы.
Надеюсь, что расширенный ответ на заданный вопрос сослужит сотрудникам проверяемых предприятий добрую службу. Как минимум, вы будете знать, что делать, если у вас изъяли подлинники документов.
Итак, проверяющие должностные лица могут забрать документы в ходе выемки или изъятия в рамках производства по делам об административных правонарушениях, в ходе уголовного судопроизводства и в ходе налоговых проверок. Рассмотрим кратко каждый из этих вариантов.
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях регулируется ст. 27.10 КоАП РФ. Обратите внимание на ее ч. 5.1.
Фрагмент документа
Статья 27.10 «Изъятие вещей и документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
…5.1. В случае, если изымаются документы, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем делается запись в протоколе. В случае, если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе. В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления. Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.
6. В протоколе об изъятии вещей и документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов, о виде, количестве, об иных идентификационных признаках изъятых вещей…
В постановлении, которое выносится по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении, должны быть в числе прочего решены вопросы о судьбе изъятых документов. Если эти документы не содержат на себе следов подделки и т.п. (т.е. не являются вещественными доказательствами), то они подлежат возвращению законному владельцу. Те же документы, которые признаны вещественными доказательствами, подлежат оставлению в деле в течение всего срока хранения данного дела либо передаются заинтересованным лицам (п. 3 ч. 3 ст. 29.10 КоАП РФ).
Если документы вам нужны, надо обратиться с письменным запросом на имя руководителя органа, производившего изъятие (либо на имя судьи, рассмотревшего дело об административном правонарушении), с просьбой вернуть подлинник конкретного документа (документов). В случае отказа предоставить запрашиваемый документ, придется использовать имеющуюся у вас копию документа и отрицательный ответ компетентного органа (должностного лица), в распоряжении которого находится изъятый документ.
Изъятие и выемка документов при производстве по уголовным делам
При производстве по уголовным делам могут осуществляться:
- изъятие на этапе проверки сообщения о преступлении или
- выемка после возбуждения уголовного дела.
Например, сотрудникам оперативных подразделений правоохранительных органов в ходе оперативно-розыскной деятельности разрешается производить изъятие оригиналов документов, в ходе которого проверяемому лицу отдаются лишь копии с них. По этому поводу в законе сказано так:
Фрагмент документа
Статья 15 «Права органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность» Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»
…В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.
Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации. Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе. В случае, если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий невозможно изготовить копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей информации или передать их одновременно с изъятием документов и (или) электронных носителей информации, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе…
В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.
Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе…
Как видите, порядок изготовления копий с изъятых оригиналов документов и их направление взамен оригиналов владельцу схож при производстве дел по административным правонарушениям и в ходе оперативно-розыскной деятельности правоохранительных органов.
Если же в рамках уже возбужденного уголовного дела производится выемка, то сначала будет оглашено постановление следователя или дознавателя о производстве выемки и его копию оставят представителю юрлица. Особенностью такой выемки является то, что ст. 183 УПК РФ разрешает ее в случае, если возникла необходимость изъятия конкретных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.
Закон особо оговаривает, что выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения. До начала выемки следователь предлагает выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, и лишь в случае отказа производит выемку принудительно.
Здесь пару слов надо сказать об обыске и его отличии от выемки. Если при выемке, как мы отмечали выше, следователю известно место нахождения интересующего документа, то при обыске документ надеются найти. Так вот документы, обнаруженные при обыске, изымают, о чем делается соответствующая запись в протоколе.
Вне зависимости от того, изъят ли документ или произведена его выемка, в уголовном процессе правило таково: если документ признан доказательством, то его судьбу определяет суд. Если же документ доказательством не признан, то следователь (дознаватель) обязан перед передачей дела в суд вернуть такие документы их владельцам.
Но закон не запрещает заинтересованному лицу даже при признании документа доказательством обратиться к следователю или судье с ходатайством о передаче документа на ответственное хранение.
Пример 1. Ходатайство следователю по уголовному делу о копировании документов
В ходатайстве по уголовному делу (которое можно назвать и заявлением) о копировании документов на всякий случай можно начать с просьбы вернуть оригиналы, а если это невозможно, то предоставить копии изъятых документов (Пример 1). Если у вас есть веские причины для получения документов, обязательно укажите их. В Примере 2 показываем, как можно составить текст ходатайства о возвращении оригиналов, здесь можно опереться, например, на то, что они не были признаны вещественными доказательствами.
Пример 2. Фрагмент ходатайства следователю по уголовному делу о возврате документов
Изъятие документов налоговым органом
Деятельность налоговых органов во многом регламентируется Налоговым кодексом РФ, который, в отличие от уголовно-процессуального законодательства, не отличается особой четкостью.
Тем не менее налоговики обязаны соблюдать следующие правила. Выемка документов производится ими на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов. Данное постановление должно быть обязательно подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку, а также утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС.
Правила передачи копий изъятых налоговиками оригиналов документов похожи на ранее описанные. При изъятии документов изготавливаются их копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого изымаются оригиналы. При невозможности изготовить или передать копии одновременно с изъятием документов инспекция передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия. Все это протоколируется, а порой сопровождается видеозаписью.
К сожалению, в налоговом законодательстве не прописан четкий порядок возврата изъятых документов. Однако если их удерживают длительное время, то нередко помогает вернуть изъятые подлинники письменное обращение в вышестоящий налоговый орган или в суд.
Мнение эксперта
Ширяев Дмитрий Викторович, руководитель направления налоговой и судебной практики АКГ «Уральский союз»
Вопрос возврата изъятых оригиналов и сроков такого возврата не урегулирован НК РФ. Но вернуть основную часть документов можно достаточно быстро.
При выемке оригиналов ИФНС обязана в течение 5 рабочих дней после этого выдать предприятию заверенные копии (на основании п. 8 ст. 94 НК РФ). Этот срок обычно нарушается, т.к. налоговики не любят делать то, что сами требуют с налогоплательщиков. Возникает законный повод для жалобы на неправомерное бездействие должностных лиц инспекции. При подаче такой жалобы, пользуясь имеющимся правом в течение 3 дней после ее поступления (п. 1.1 ст. 139 НК РФ) решить вопрос без передачи материала в вышестоящее управление ФНС по субъекту РФ, основную часть документов (как правило, изъятую «до кучи», без оснований) возвращают, а с действительно необходимых подлинников снимают копии и отдают их. Ведь проще отдать по описи ненужные оригиналы, чем сначала снять и заверить копии, а потом их тоже описывать. Но нужно подавать именно жалобу, а не запрос, на него через месяц может просто прийти отписка.
Если инспекция выполнила требования п. 8 ст. 94 НК РФ, вовремя предоставив копии изъятых оригиналов, то подлинники можно получить после окончания проверки (тоже – в ненужной налоговикам части). Действует Инструкция о порядке изъятия документов, утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 № 16/176, в п. 14 которой предусмотрено, что «при отсутствии злоупотреблений документы возвращаются». Поэтому все документы, которые не упомянуты в акте проверки как оформленные с нарушениями, должны вернуть. Истребовать такие документы тоже можно жалобой на незаконное бездействие, т.к. реакция на этот вид запроса точно будет оперативной. На то, что оригиналы документов необходимы инспекциям именно на время проверки, ориентировался в своих разъяснениях и Минфин РФ (письмо от 21.12.2004 № 03-02-07/90).
Те же документы, которые были отправлены на экспертизу и имеют доказательственное значение, вернуть получится не ранее, чем решение ИФНС с претензиями к этим документам будет отменено или признано в соответствующей части недействительным.
Мнение эксперта
Светлана Иванова, бухгалтер-консультант BDO Unicon Outsourcing
Вероятно, актуальность данного вопроса связана с тем, что порядок, срок да и сама процедура налоговым законодательством РФ не установлены. Есть только обязанность предоставить заверенные копии документов в случае изъятия подлинников.
В моей практике только однажды инспекция запросила оригинал договора и подтверждающие документы к нему с целью проверки реальности проведения сделки (договор был с автоматической пролонгацией). Документы к нему периодически требовала налоговая в рамках камеральных проверок, поэтому мы сразу попросили инспектора предоставить нам заверенные копии данных документов. Так как объем документов был достаточно большим, инспектор сказала, что в течение 5 дней (сроки, установленные законодательством) мы можем подъехать в инспекцию и забрать копии. После окончания налоговой проверки мы обратились к инспектору с просьбой вернуть оригиналы, и все было возвращено без каких-либо дополнительных усилий с нашей стороны. Видимо, лишняя «макулатура» инспекции тоже не нужна, если, конечно, при проверке не обнаружены какие-либо недочеты и данные документы не передаются в следующие инстанции (суд, например).
На мой взгляд, если компания сомневается в возврате оригиналов, можно составить письмо-запрос в ИФНС в 2 экземплярах с текстом такого рода:
«Компания ООО “Ромашка” в рамках процедуры налогового контроля передала договор / контракт / акт / УПД и т.п. дата… № … и в связи с этим просит на основании п. 8 ст. 94 НК РФ предоставить в установленные законом сроки должным образом заверенные копии данных документов, а также в разумные сроки вернуть оригиналы в случае отсутствия оснований для передачи документов в последующие инстанции…».
Именно с таким письмом мы обращались в налоговую в нашем случае.
Мнение эксперта
Татьяна Пискарева, руководитель отдела департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing
По факту надобность в изъятых документах после проведения необходимых экспертиз отпадает, поэтому если налоговая их не возвращает, что случается крайне редко, – это может быть результатом халатности исполнителей или передачи изъятых документов заинтересованным органам с нарушением процедур, что не позволяет запросить их обратно.
Запросить оригиналы изъятых документов можно ориентировочно по истечении полугода путем направления официального запроса, т.к. именно такой срок отводится на проведение дополнительных экспертиз в рамках налоговой проверки.
Советы можно дать следующие.
- В рамках проведения налоговой проверки выемка происходит только после отказа предоставить документы добровольно, поэтому при получении требования от налоговой лучше предоставить запрошенные документы самостоятельно, даже если основание вам кажется неубедительным, так как законодательство РФ не предусматривает оснований для оставления требования о представлении документов без исполнения.
- Обязательно контролируйте соблюдение всех процессуальных требований при проведении выемки. Документы, полученные с нарушением требований закона, не могут быть использованы при осуществлении налогового контроля.
- Имейте в виду, непредставление налогоплательщиком в течение более 2 месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов дает налоговым органам право определять суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
- В случае запроса заинтересованными лицами изъятых документов, вы всегда можете предоставить заверенные налоговым органом копии с приложением копии протокола, в котором должен быть указан и описан каждый изъятый документ.
* * *
И, наконец, общее правило: если у вас на руках имеется протокол выемки (изъятия), заверенная копия изъятого документа и ответ с отказом вернуть такой документ, то этого «праздничного набора» хватит для того, чтобы избежать обусловленных отсутствием подлинников неприятностей. Во всяком случае, встречающиеся на практике попытки излишне ретивых чиновников и проверяющих наказать фирму за такое отсутствие документов успешно обжалуются в суд.
