Елена Кожемякина: «Грамотно организованный дистанционный труд снижает расходы и риски работодателя»

В последние два года дистанционный труд обретает все большую популярность. И не удивительно. Его использование освобождает работодателя от проведения спецоценки, регистрации обособленного подразделения, выдачи средств индивидуальной защиты и т.д. При грамотном составлении документов отдача в работе после перевода на дистанционный труд становится выше, чем в офисе с обычными работниками. О том, что необходимо включить в трудовой договор и локальные нормативные акты компании для возможности эффективного управления и контроля над работниками, мы поговорили с управляющим партнером юридической компании BLS Еленой Кожемякиной.

- Елена, дистанционный труд был введен в Трудовой кодекс Российской Федерации уже достаточно давно, однако специалисты отмечают, что набирать популярность он стал совсем недавно. С чем это связано, на Ваш взгляд?

- Действительно, дистанционный труд - не новелла законодательства. Норма была введена в действие еще 19 апреля 2013 года¹, но с того момента тема практически не поднималась ни работодателями, ни контролирующими органами. Однако в последние годы (2016 и 2017) дистанционный труд стал своеобразным трендом. Причем необходимым, особенно для тех компаний, у которых есть региональные сотрудники (в частности, торговые представители, которые «сидят» по одному человеку на город). Согласно требованиям налогового законодательства, если вы создали где-то (не в пределах офиса) рабочее место, у вас появляется обособленное структурное подразделение со всеми дополнительными обязанностями по уведомлению налоговых органов и прочему². Естественно, многие работодатели (по нашим данным, практически 99% из них) это правило нарушают. Например, пытаются работников, разбросанных по территории всего края, «привязать» к центру, где создают одно обособленное подразделение, скажем, в Москве, Екатеринбурге, Краснодаре и прочих крупных городах. А потом судятся с сотрудниками, которые по факту никогда не работали в указанных городах, но «приписаны» к ним, и в случае увольнения говорят о том, что им не были предложены вакансии в столице или, например, не оплачен переезд из одного региона в другой. Таким образом, нарушая закон и пытаясь оптимизировать затраты, мы тем самым даем сотрудникам почву для манипуляций своими правами. Но с точки зрения законодательства у нас есть абсолютно прямая, прозрачная и логичная на сегодняшний день форма - это дистанционный труд. Сотрудник работает вне вашего офиса, но это не требует от вас создания обособленного подразделения. Это официально разрешено законодательством.

- Как понять, что труд дистанционный?

- Выделю два основных признака дистанционного труда. Прежде всего, это работа вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения). Например, дома, в кафе, в транспорте. Второе - сотрудник выполняет работу с использованием сети Интернет.

- Компания решила заключить с работником дистанционный трудовой договор. Какие условия следует в него включить?

- Подчеркну, что договор о дистанционном труде - это отдельная разновидность трудового договора. Таким образом, у нас есть два вида трудовых договоров: общий трудовой договор для тех, кто прикреплен к офису (понятие, не описанное в законодательстве), и дистанционный трудовой договор. И к нему есть определенные требования. Во-первых, в договоре должна быть ссылка на то, что работа является дистанционной. Во-вторых, нужно прописать порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением. В-третьих, необходимо указать порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе. В-четвертых, не забудьте в трудовом договоре с сотрудником определить размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование им личного имущества для работы.

- Что здесь имеется в виду?

- Ничего сложного. Работодатель может для выполнения работы предоставить для сотрудника оборудование, а может и не предоставить, но должен компенсировать его использование в установленной компанией форме. Кстати, замечу, что очень мало работодателей оплачивает компенсацию, например, за мобильный телефон сотрудника, который он использует в рабочих целях. И здесь я говорю не про мобильную связь, а именно мобильный телефон. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ работодатель обязан хотя бы раз в год компенсировать работникам стоимость его оборудования (за использование и износ). Многие наши клиенты удивляются, однако это не новелла, а правильное применение требований законодательства.

Вернусь к обязательным условиям дистанционного трудового договора. В-пятых, в него нужно включить порядок и сроки возмещения работнику иных расходов, связанных с дистанционной работой. Например, транспортные расходы или использование личного транспорта в рабочих целях, использование Интернета и так далее. В-шестых, следует прописать порядок ведения трудовой книжки. Напомню, Трудовой кодекс РФ допускает при дистанционном труде два варианта - вести ее, как и с обычными работниками, или не запрашивать ее у работника. Договориться об этом надо в трудовом договоре³. И, наконец, в-седьмых, в договоре должен быть указан порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков.

- Елена, до сих пор есть много компаний, которые сомневаются в удобстве дистанционной работы. Все-таки большинство предпочитает, чтобы работник был на глазах. Выделите преимущества договора о дистанционной работе для работодателей.

- Первое - не надо делать специальную оценку условий труда. Согласитесь, с отсутствием такого требования уходит масса проблем. Приведу пример с торговыми представителями, которые чаще всего выполняют работу на транспорте. Государственные инспекции по труду пытаются доказать, что торговый представитель, который управляет автомобилем, является водителем. А это ведет к медосмотрам, психиатрическим освидетельствованиям и, как следствие, специальной оценке условий труда. Как поступают работодатели, чтобы не проводить спецоценку? В карту спецоценки автомобиль не ставят, говоря о том, что работник использует транспорт для перемещения от клиента к клиенту, а не выполняет трудовую функцию. Это часто вызывает споры с государственной инспекцией труда. Но дистанционный труд вполне законно освобождает работодателя от проведения спецоценки на удаленных рабочих местах.

Второе - нет необходимости проведения медицинских осмотров, выдачи средств индивидуальной защиты, мыла и пр. Третье, как я уже говорила, отсутствует стационарное рабочее место, поэтому не нужно регистрировать обособленное структурное подразделение (филиал, представительство). А это ведет к снижению расходов и рисков работодателя.

- Каковы обязанности работодателя в отношении дистанционных работников?

- Сохранилась необходимость расследовать несчастные случаи. Кроме того, работодатель обязан исполнять предписания контролирующих органов, например, государственной инспекции по труду. Сохранилось требование к обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Ну и осталась обязанность ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда при работе на оборудовании работодателя. Кстати, в связи с этим мы своим клиентам даем совет: оборудование удаленным сотрудникам не предоставлять, а компенсировать. Например, компьютер или телефон.

- Что нужно, чтобы заключить договор о дистанционной работе с новым работником и тем, что в штате?

- Если мы принимаем нового человека на работу, то проблем с этим вообще никаких. Просто заключаем договор о дистанционной работе и все. Но если у нас сотрудники на общем трудовом договоре, то оформить их перевод на дистанционный трудовой договор мы не можем. Как я отмечала выше, трудовой договор о дистанционной работе - это отдельный вид трудового договора. Он может быть заключен по соглашению между работником и работодателем, поэтому перевод по статье 74 Трудового кодекса РФ фактически невозможен. Мы не можем инициировать перевод, мы можем только договориться с сотрудником о том, что с ним будет оформлен договор о дистанционном труде.

- И как быть с несогласными? Наверняка, такие тоже встречаются.

- Действительно, обычно какая-то часть сотрудников от заключения дистанционных трудовых договоров отказывается. В этом случае работодателю можно предложить на дистанционный труд незначительно изменить название должности. Однако не забывайте оставаться в рамках закона, чтобы позже работник не оспорил подобное переименование, которое привело к сокращению его должности. Со всеми согласившимися подписывается трудовой договор в новой редакции о дистанционном труде. С теми, кто не соглашается перейти на дистанционный труд, проводится процедура сокращения численности и штата, и им предлагается заключение трудового договора о дистанционном труде по новой должности. По опыту скажу, что всего лишь один процент сотрудников отказывается перейти на дистанционный труд.

- Многих работодателей волнует вопрос о том, как контролировать и управлять дистанционными сотрудниками и возможно ли это.

- Согласна, что работодатель в случае с дистанционной работой фактически лишается инструментов для оперативного управления через офис. Если сотрудник, трудящийся в офисе, допускает какие-то нарушения, то мы можем его в любой момент пригласить для разговора, подготовить какие-то документы и другое. Переходя на дистанционный труд, мы фактически лишаемся этой возможности. Поэтому так важно предусмотреть в трудовом договоре о дистанционном труде средства контроля сотрудника. По сути, расставить флажки, по которым работник будет бежать, и в случае, если он свернет, законно его за это наказать. Если это будет сделано грамотно, то отдача в работе после перевода на дистанционный труд будет выше, чем в офисе с обычными работниками.

- Елена, посоветуйте, что необходимо включить в трудовой договор о дистанционной работе, должностную инструкцию, локальные нормативные акты для возможности контролировать работников.

- Я дам несколько рекомендаций, которые помогут во всех видах деятельности и во всех компаниях. Первое - обязать сотрудника выполнять план работы (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Причем это не значит, что вы должны прописать план каждому сотруднику. Но если возникает такая необходимость, вы начинаете контролировать сотрудника.

Второе - прописать обязанность работника представлять отчеты о выполненной работе. Согласно Трудовому кодексу РФ в договоре следует прописать, как мы обмениваемся отчетами. Узакониваем электронную систему документооборота, указывая сдачу отчетов через электронную почту. Рекомендую также утвердить форму отчета, потому что если ее не будет, то работника нельзя будет наказать за «отписки», когда он назовет это отчетом. Если же определенная форма отчета утверждена в компании локальным нормативным актом, то можно наказать за невыполнение должностных обязанностей по заполнению должностного отчета.

Третье - установить ответственность за достоверность данных, содержащихся в отчете. Как видите, недостаточно прописать обязанность о представлении отчета, надо еще чтобы он был достоверным. Поэтому в трудовом договоре и Правилах внутреннего трудового распорядка желательно предусмотреть конкретную фразу об ответственности работника за недостоверность или необъективность информации в отчете. Таким образом, если медицинский представитель пишет нам, что был у врача Петрова в поликлинике № 7 с 10:00 до 10:40, а у нас есть доказательства, что не был (например, доктор Петров уже год как не работает в этой поликлинике), то мы наказываем обоснованно сотрудника за недостоверность представленного отчета.

Четвертое - предусмотреть, как именно осуществляется связь с работником (по телефону, электронной почте и пр.), а также закрепить в трудовом договоре адреса электронной почты сторон. Таким образом, вы фиксируете, что обмениваетесь всеми документами с работником по почте, уточняете нюансы сотрудничества при изменении данных, и в случае спора в суде спокойно представите доказательства этого.

Пятое - прописать обязанность сотрудника являться в место и время, назначенное работодателем. Шестое - обязать работника читать электронную почту, причем лучше установить периодичность ее чтения. Седьмое - оговорить, как будут использовать другие средства связи (телефонную связь, корпоративную почту, телеграф, смс, курьерскую службу, почту), по каким адресам присылать информацию.

И последнее - восьмое - подумать, как установить контроль за рабочим временем работника, находящегося на дистанционном труде. Например, сообщать о начале рабочего дня и определенным образом отчитываться по итогам работы за день.

- Какие сложности можно отметить в связи с расторжением трудового договора о дистанционном труде?

- Основная сложность - это отсутствие специальной процедуры расторжения трудового договора. Но если вы правильно составите должностную инструкцию и все необходимые озвученные мной данные занесете в трудовые договоры, то проблем быть не должно. Можно применять обычные основания увольнения по Трудовому кодексу РФ. Добавлю, что трудовое законодательство разрешает предусмотреть свои основания увольнения при заключении дистанционного трудового договора, но мы не советуем этого делать. Все-таки это риск, который, скорее всего, приведет компанию в суд. А как там решится вопрос, зависит от многих факторов. Не стоит в таких вопросах быть первопроходцами.

Кроме того, без согласия работника невозможен перевод на обычный трудовой договор. Но самое главное - возникает вопрос преимущественного права при сокращении штата среди дистанционных и офисных работников. Здесь важно продумать, какие приоритеты и какие задачи решает работодатель. Например, в случае с торговыми представителями и, соответственно, разъездным характером работы надо понять из какой точки будет разъезд, как будут компенсироваться разъезды и прочие моменты.

И наконец, увольнение по инициативе работодателя без электронной цифровой подписи затруднено. Несколько наших клиентов пытались ввести ЭЦП, ни у кого не пошло. Технически сложно и очень дорого. Поэтому пока все остаются на дистанционном трудовом договоре, но без цифровой подписи.