Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления. Заключается это в переносе с документа его реквизитов в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. У кадровиков часто возникают вопросы: какие виды документов подлежат регистрации в кадровой службе, какие формы регистрации предусмотрены действующим законодательством, сколько журналов необходимо иметь в организации и как долго они должны храниться? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в статье.
В рамках статьи автор рассмотрит систему регистрации документов организации и журнальную форму регистрации как наиболее распространенную. Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим?
Преимущества системы регистрации документов
Cогласно официальному определению регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления1. Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.
Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:
- обеспечение сохранности документов;
- организация информационно-поисковых массивов;
- придание документу юридической силы.
Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.
По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько – об отпусках и др.
Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.
Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов – сколько зарегистрировали, столько и сохранили.
Правила для регистрации
В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.
Правило первое гласит: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки работников;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
- командировочные удостоверения.
Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т.д.).
В каждой кадровой службе собирается масса заявлений...
