Автор рассказывает, как организовать документооборот командировок, учитывая недавние изменения в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В частности, что предусмотреть в локальном нормативном акте о командировании сотрудников, как составить приказ о направлении в командировку, а также какие документы потребуются помимо перечисленных.
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как отделу кадров оформлять документы для направления сотрудников в командировку?
В связи со вступлением в силу 08.01.2015 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с простым техническим заголовком «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»1 командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.
Обратите внимание, что командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 (вступил в силу с 01.02.2015).
Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по результатам деловой поездки необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических расходах, связанных с командировкой.
Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года – срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет – срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов2 (ст. 362 или ст. 669).
Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что делать с журналами регистрации командировок и командированных?
Что было?
На протяжении 10–15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность необходимых и достаточных документов, в которых:
- закреплялись основания командировки;
- формулировались управленческие действия по командированию и сроки; закреплялись конкретные цели и задания;
- подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.
Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче – они необходимы для оформления командирования. В этой взаимосвязи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или на себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их обоснованность в налоговых проверках и перед регуляторами и контролерами.
Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из «точек оптимизации» бюджета организации. План командировок составляется, прежде всего, по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.
Не случайно в проверках обоснованности командирования ключевую роль играют уставы организаций, положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников. Без доказательных оснований на международный Давосский инвестиционный форум не может сам себя командировать руководитель обычного производственного ООО, не сделавшего каких-либо инновационных прорывов, курьер или рядовой сотрудник не направляются в командировку для заключения договора без соответствующих отдельно оформленных полномочий (а только для его получения или передачи), по проекту разработки и внедрения СЭД бизнес-аналитики и программисты командируются исключительно в соответствии с планом-графиком командировок, который утверждается в составе проекта (бюджет проекта, сметы оформляются как приложения к соответствующему договору).
