Top.Mail.Ru

Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок

Любой работник компании (в том числе и бывший) имеет право обратиться в организацию за информацией о своей трудовой деятельности в компании. Если в ней нет архива, архивные справки, выписки и копии из документов по личному составу должен предоставить отдел кадров. Рассмотрим порядок подготовки архивных документов для выдачи сотрудникам, а также дадим рекомендации отделу кадров, как справиться с подобными запросами.

Что делать, если в организацию обратился работник, который давным-давно уволился, но его интересуют сведения о своей работе в компании? Что такое запросы социально-правового характера, как должно выглядеть обращение работника, в какой форме и в какие сроки нужно предоставить ему ответ? Что делать, если в организации нет архива? Основываясь на свежих нормативах по архивному делу, ответим на эти вопросы и приведем примеры.

Как известно, отсутствие в организации структурного подразделения «Архив» совершенно не является поводом не хранить документы, особенно по личному составу. Если архива нет, то хранение осуществляет отдел кадров, и отвечать на запросы бывших работников предстоит ­также кадровикам.

Обращения в архив организации могут быть самыми разными. Отдела кадров напрямую касаются лишь те из них, что носят так называемый социально-правовой характер. Чтобы не возникало недоразумений, имеет смысл точно определить, что речь идет о запросах, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации 1.

Независимо от того, как организовано хранение документов в организации, ответить на запрос бывшего сотрудника нужно. Для этого в делопроизводстве установлено три формы ответа:

  • архивная справка,
  • архивная выписка,
  • архивная копия.

Три вида этих документов определены в ГОСТе Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом ­Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (п. 172–174). Согласно стандарту:

архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц ­хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров ­листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного ­шифра и номеров листов единицы хранения.

Бланк архива используется, если в организации имеется архив как самостоятельное структурное подразделение. Нельзя однозначно сказать, кто в этом случае отвечает за исполнение запроса бывшего работника: начальник архива или начальник отдела кадров. Порядок ответа определяется в организации и закрепляется в регламентирующих деятельность архива документах. Но в любом случае без визы начальника отдела ­кадров руководитель не должен подписывать подобные документы.

Если в организации нет архива, то из наименований трех ответных документов исчезает слово «архивная» и заявитель получает просто копию, выписку или справку. Выписка или справка готовятся тогда на обычном бланке организации для документов.

Порядок подготовки архивных копий, выписок и справок приведен:

  • кратко – в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.

Изменение, отмена, аннулирование кадровых приказов и соглашений

Рассказываем, что должно быть в приказе и как можно его изменить или отменить. Что должен включать корректирующий приказ. Поясняем, в чем разница между признанием приказа утратившим силу и его аннулированием. В каких случаях формулировка приказа должна включать прямое указание на отмену им другого приказа. Разбираем на конкретных примерах, когда возможно аннулирование трудового договора и издание приказа об этом. Даем рекомендации, как оформить изменение приказа о приеме на работу и каким образом отменить приказ об увольнении по соглашению сторон. Узнаете и об отмене приказа об увольнении по решению суда. Получите готовые образцы разных приказов и соглашений, а также отдельные формулировки для них, которые понадобятся в сложных ситуациях.

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Заполнение ЕФС-1 для кадровика

С 2023 года в жизнь кадровых и бухгалтерских служб вошел новый отчет «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». За прошедшее время накопились вопросы, связанные с его оформлением. Рассказываем, когда кадровику нужно заполнять ЕФС-1 и на какие разделы обратить особое внимание. Приводим 14 примеров заполнения документа для различных ситуаций, связанных с кадровыми мероприятиями.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.