Документы по личному составу играют важную роль в трудовых отношениях. Именно они являются доказательствами в случае возникновения спора и подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные и будущие пенсионные права сотрудников. Поэтому так важно грамотно их вести. Давайте разберемся, каковы правила формирования личных дел сотрудников, что в них следует включать, какие документы должны быть в оригинале, какие допустимы в копиях, каков порядок их хранения и пр.
Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок формирования личных дел определяется действующим законодательством, начиная с Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». А для негосударственных организаций, особенно для предприятий среднего и малого бизнеса, вопрос о формировании и ведении личных дел остается недостаточно урегулированным даже с позиций архивного дела. Рассмотрим традиционно сложившиеся правила, которым следуют опытные сотрудники кадровых служб, и современные «лучшие практики» (как назначить ответственного, как учитывать личные дела, какие документы в какой последовательности в них подшивать, сколько хранить и когда сдавать в архив).
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации.
Ответственность за ведение личного дела работника ложится на работодателя. Приказом руководителя организации должен быть назначен ответственный за ведение личных дел работников и обработку их персональных данных. Обычно этим ответственным является один из сотрудников кадровой службы, на которого данный вид ответственности может возлагаться одновременно с ответственностью за ведение трудовых книжек работников. Поскольку состав информации в личных делах относится к персональным данным и должен быть защищен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то в распорядительной части текста подобного приказа дополнительно формулируется ответственность за организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек и личных дел.
Пример. Распорядительный пункт приказа о назначении ответственного
Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностную инструкцию сотрудника кадровой службы и / или трудовой договор.
Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит:
- и оригиналы, и копии документов (оригинал заявления о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.п.);
- документы с разными нормативными сроками хранения (копии приказов, трудовой договор);
- документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (анкета / личный листок по учету кадров – учетный документ, который включен в подсистему документации по личному составу; приказ – распорядительный документ; копия документа об образовании – правоустанавливающий документ и т.п.).
Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, относятся к документам по личному составу. Срок хранения личных дел с 13.03.2016 установлен ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для личных дел (и документов по личному составу), которые были сфрмированы с 2003 г., срок хранения составляет 50 лет. Если же дела были заведены в период до 2002 г. включительно, то срок их хранения остается 75 лет.
Правила формирования личных дел
Поскольку работодатель при возможных проверках должен не только предъявлять утвержденный...
