Отдел кадров может использовать как главную печать организации, так и иметь собственную. Использование такой печати на кадровых документах, по мнению Роструда, никак не ущемляет права работников. Расскажем, как обращаться с печатями, что на них следует предусмотреть, как списать и уничтожить.
Что делать, если в отсутствие отдела делопроизводства заниматься печатями приходится кадровикам? Как быть отделу кадров, если организация отказалась от использования печати? Как учитывать печати отдела кадров, списывать утерянные и уничтожать те, что более неактуальны?
Что такое печать
Нормативная база, которую стоит использовать при организации обращения с печатями в компании, невелика. Это Федеральные законы от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». В п. 5 и 7 ст. 2 обоих законов говорится о том, что общества вправе иметь печать, о чем надлежит сделать запись в уставе.
Формы печати и цвет оттиска, требования к информационному содержанию печатей строго не регламентированы. Это осталось в прошлом: прежние редакции законов содержали перечень сведений, которые должны быть на оттисках. Так, ООО предписывалось расположить на печати «его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества». Теперь законы говорят только о «печатях, штампах и бланках со своим [общества] наименованием».
На печатях организаций могут быть размещены:
- полное фирменное наименование ООО или АО на русском языке;
- место нахождения общества;
- фирменное наименование общества на любом языке народов РФ, а также на иностранном;
- логотип (эмблема) общества;
- ОГРН, КПП общества и прочая справочная информация, вплоть до контактного телефона.
Цвет оттисков, как повелось из практики делового оборота, либо синий, либо фиолетовый, хотя и тут возможны другие варианты.
Технические требования к печатям организаций содержатся в Национальном стандарте «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», разработанном на основе ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденного постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
Печати в отделе кадров
Отдел кадров может использовать как главную, «гербовую», печать организации, так и иметь собственную: «Отдел кадров» или «Управление по персоналу», в зависимости от наименования подразделения. Использование такой «именной» печати на кадровых документах, по мнению Роструда, никак не ущемляет права работников.
В письме от 22.11.2012 № 1450-6-1 Федеральная служба по труду и занятости отметила, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей...
