Как грамотно составить служебную записку

Служебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок. В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту. Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.

Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно. Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.

В Словаре ¹ приводится следующее определение: «служебная записка – это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус. Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.

В отличие от служебной докладная записка адресуется вышестоящему должностному лицу, руководителю. Она содержит информацию о событиях, фактах и др., часто требующих принятия решения ².

Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.

Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».

Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.

В ряде случаев составление служебных записок предусмотрено законодательством.

Как любой официальный документ, служебная записка должна быть правильно составлена и оформлена. Требования к оформлению служебных записок устанавливаются локальными нормативными актами организации, например, инструкцией по кадровому делопроизводству. Для тех типов служебных записок, которые часто составляются в организации, целесообразно также разработать шаблоны. Это значительно сократит время на подготовку таких документов работниками и уменьшит количество ошибок при их оформлении.

Реквизиты

Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит – тоже).

А вот в крупных территориально-распределенных организациях (например, при направлении служебной записки в удаленное подразделение) размещение этого реквизита оправданно. Желательно придерживаться в организации единых правил – либо не ставить на всех служебных и докладных записках наименование организации выше наименования подразделения-автора (как в Примере 1), либо ставить (Пример 2).

Теперь перейдем к правилам оформления реквизитов, обязательных для служебных записок.

Обычно для служебной записки выбирают угловое расположение реквизитов. Такой вариант является наиболее удобным при работе с документами, имеющими реквизит «адресат», т.к. позволяет рациональнее использовать лист бумаги.

Наименование структурного подразделения – автора документа – может располагаться либо центрованным, либо флаговым способом, в соответствии с требованиями, установленными в данной организации.

Наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» пишется только заглавными буквами.