Top.Mail.Ru
Электронная деловая переписка не должна сильно отличаться от бумажной. Вместе с тем установленных норм для ее ведения не существует. Расскажем, каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен, а все вложенные файлы замечены. Поясним, как структурировать и сохранять историю переписки, а также каким образом сообщить адресату оптимальные способы связи с вами.

Расскажем, каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены. Поясним, как структурировать и сохранять историю переписки и как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами.

Сразу следует сказать, что правила делового этикета и, в частности, электронной переписки по большей части являются неписаными. ГОСТ о том, что нужно уважать своего виртуального собеседника и стремиться облегчить ему восприятие своего письма и поиск информации, нет. Это вопрос личной культуры каждого из нас – того, кто садится за компьютер и собирается писать электронное письмо. Впрочем, многие компании заботятся о собственном имидже и создают стандарты и регламенты по корпоративному этикету, в которые входят и правила обмена электронными письмами.

Кроме того, многие компании могут похвастаться наличием так называемого брендбука – локального нормативного акта (ЛНА), в котором (помимо прочего) полностью описан фирменный стиль организации, начиная от специально разработанного корпоративного шрифта и заканчивая правилами дизайна офисов. Оформлению сайта и корпоративной электронной почты в брендбуке отводится целый раздел.

А необходимый минимум правил служебной электронной переписки приведен в Примере 12 в конце статьи. Работникам организаций, в которых правила оформления электронной почты пока еще нигде не описаны, остается полагаться только на свой здравый смысл, фирменный стиль компании и ее внутренние стандарты.

Все предписания этикета электронной переписки можно условно разделить на две группы:

  • первая относится к оформлению письма;
  • вторая – к общению с адресатом.

Надо стремиться сделать восприятие информации получателем письма максимально легким. Тем более что все больше пользователей для оперативности смотрят электронную почту и отвечают на письма, не только сидя за компьютером, но и с мобильных устройств, включая смартфоны. Это нужно учитывать.

Фон

В почтовых программах можно оформить любое письмо так, как захочется владельцу аккаунта: раскрасить фон в любой цвет, замостить его хоть логотипом компании, хоть собственным фото. Вот только делать всего этого не нужно: никто не обязан разделять наши представления о прекрасном. Фон делового электронного письма должен быть нейтральным. Лучше всего – стандартным белым, заданным по умолчанию.

Шрифт

Если у компании есть корпоративный шрифт, то тексты всех писем и документов пишутся им. Если такого шрифта нет, то для электронной переписки рекомендуем выбирать простые шрифты без засечек: Arial, Calibri, Verdana. Цвет текста – черный или темно-серый.

Не нужно выделять даже самые важные места в письме красным или каким-либо другим цветом, а если без выделения никак не обойтись, то лучше воспользоваться курсивом или жирным начертанием.

Размер шрифта – тоже нейтральный, лучше всего заданный по умолчанию почтовой программой. Некоторые авторы писем почему-то привыкли специально уменьшать шрифт своей подписи под письмами. Это ложная скромность, и прибегать к ней не нужно. О вреде многочасовой работы за компьютером для глаз знают все, и не стоит усугублять ситуацию мелкими, а также витиеватыми, слишком бледными или разноцветными буквами.

Тема письма

Тему письма нужно заполнять...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.