Расскажем, какие виды тайн и вариации оформления грифа ограничения доступа к документу в законодательстве существуют. Как работодателю правильно использовать гриф «Коммерческая тайна», чтобы потом иметь реальную возможность уволить любого работника, разгласившего соответствующую конфиденциальную информацию. Почему нельзя использовать гриф «Персональные данные» и какую ограничительную надпись можно ставить на документы, содержащие персональные данные работников. Какие коллизии и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) летом 2018 г. сменил старый ГОСТ Р 6.30-2003. В новом стандарте появился реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», в предыдущем его не было.

Применение стандарта – для кого добровольно, а для кого и нет

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Закон № 162-ФЗ) 1 стандартизация в Российской Федерации базируется на нескольких принципах, одним из которых является добровольность применения документов по стандартизации, другой принцип – обязательность применения документов по стандартизации действует только в отношении определенных объектов:

  • оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу;
  • продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством РФ иной информации ограниченного доступа;
  • продукции, сведения о которой составляют государственную тайну;
  • продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также связанных с такой продукцией иных объектов и процессов.

Получается, что не всегда ГОСТ носят рекомендательный характер.

Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ однозначно не нужно, то он будет неправ. Ведь иных правил оформления организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) для негосударственных организаций у нас нет, а руководствоваться все-таки чем-то надо (не изобретать же каждому свой велосипед). Чтобы легализовать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ОРД именно в вашей компании и сделать их обязательными, необходимо издать внутренний документ организации, в котором эти правила и закрепить.

Заметим, что государственные организации обязаны следовать Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. В ее основу легли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Значит, для таких организаций обязательность применения правил, перекочевавших из стандарта в Примерную инструкцию, налицо.

Новый ли реквизит?

В ГОСТ Р 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.

ТОП-5 ошибок в сфере работы с персональными данными

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – ​персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов: это последние изменения в законодательстве, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – риски жалоб от сотрудников и даже кандидатов. Выделим 5 самых распространенных ошибок работодателей в вопросах защиты персональных данных. И расскажем, что делать, чтобы их избежать. Это как раз те случаи, когда можно учиться на чужих ошибках.

Работник не сообщил об изменении персональных данных. Можно ли привлечь его к ответственности?

Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности работника за то, что он не сообщил об изменении своих персональных данных? Если можно, то где и как это прописать (в трудовом договоре, ЛНА)? Или прописывать ничего не нужно, ответственность по умолчанию у работника будет?

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

ТОП-5 ошибок в сфере работы с персональными данными

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – ​персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов: это последние изменения в законодательстве, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – риски жалоб от сотрудников и даже кандидатов. Выделим 5 самых распространенных ошибок работодателей в вопросах защиты персональных данных. И расскажем, что делать, чтобы их избежать. Это как раз те случаи, когда можно учиться на чужих ошибках.

Можно ли обязать держать зарплату в тайне?

Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.

Согласие на распространение персональных данных: новые требования

В марте 2021 года вступили в силу изменения, связанные с использованием персональных данных граждан путем их распространения среди неопределенного круга лиц. Нововведения касаются в т.ч. и работодателей, которые так или иначе раскрывают персональные данные работников для неограниченного круга. Например, размещая краткую информацию о своих сотрудниках в интернете на корпоративном сайте или на доске информации в офисе. Новые правила требуют более внимательного и ответственного отношения со стороны компаний, которые в своей деятельности используют персональную информацию, защищаемую законом. Читайте обо всех ключевых изменениях, а также используйте в работе приведенные в статье образцы согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, и его отзыва.