Аудит работы с персональными данными

Повод для аудита

Соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» ¹ обеспечивается комплексом организационных и технологических мероприятий. В реализации организационных мер активную роль играет отдел кадров. В связи со вступлением в силу с 1 марта 2021 года изменений в Закон № 152‑ФЗ необходимо провести аудит системы работы с персональными данными в организации.

Во-первых, вместе с руководителем организации необходимо проверить актуальность приказа о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, поставить его на контроль по сроку действия (с напоминанием один раз в полгода о поддержании приказа в актуальном состоянии при смене персоналий). Таким ответственным назначается, как правило, заместитель руководителя организации, и в случае его смены необходимо будет издание нового приказа.

Во-вторых, совместно с экспертной комиссией организации по работе с конфиденциальной информацией и документами (образуется, как правило, в крупных организациях) надо решить вопрос:

• о включении в Перечень конфиденциальной информации и документов конкретного списка обрабатываемых и распространяемых (с согласия работников) персональных данных (включая биометрические, особенно личные фото) или
• о разработке в плановом порядке отдельного Перечня персональных данных, в котором необходимо закрепить категории и конкретный список персональных данных, обработку которых работник разрешает (путем оформления согласия) или обработка которых запрещена (с указанием срока действия).

Далее на основе Перечня и с учетом положений о структурных подразделениях (отделах и пр.) и должностных инструкций, которые также подлежат регулярному обновлению, необходимо проверить актуальность приказа о назначении ответственных за обработку персональных данных работников организации. В такой приказ включаются:

• кроме сотрудников кадровой службы,
• бухгалтерии и
• службы делопроизводства
• еще и руководители структурных подразделений,
• а при необходимости – ​их заместители и секретари подразделений, т. к. они тоже должны получить права доступа к персональным данным работников своих подразделений, о чем работники должны быть уведомлены.

В связи с функциями кадровой службы, бухгалтерии и ИТ-отдела рекомендуем проверить актуальность приказа об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных и соответствующих ответственных за хранение.

Изменения в Закон № 152‑ФЗ – ​хороший повод проверить актуальность действующих в организации локальных нормативных актов об обработке и защите персональных данных:

• начиная с обязательно публикуемой на сайте Политики обработки и защиты персональных данных, в которой заявляются обязательства оператора,
• и заканчивая Правилами формирования и ведения личных дел, которыми руководствуется...