Top.Mail.Ru

Конструктор документов – ​новый бесплатный инструмент для читателей

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит более двухсот образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сопровождается подборкой статей и ответов на вопросы, разъясняющих особенности его составления. Документы можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить в них данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Мы наполняем свой Конструктор документов теми образцами документов, которые публикуем в статьях и ответах на ваши вопросы в нашем журнале. Качество образцов документов вам, как постоянным читателям, уже известно. Просто теперь эта подборка существует в электронном виде с удобным поиском и дополнительным функционалом.

Как найти нужный документ в Конструкторе

Для этого на сайте delo-press.ru есть 2 пути:

  • можно войти в сам Конструктор и по поиску либо удобному «дереву» найти нужный вам документ;
  • находясь в электронном формате статьи или ответа на вопрос и увидев слева от опубликованного образца целого документа кнопку «скачать документ», можно нажать ее.

Поясним, как использовать эти 2 возможности, на примерах.

Рисунок 1. Переход на раздел сайта «Конструктор документов»

Вход в Конструктор и поиск документа в нем

В правом боковике большинства страниц сайта появилась оригинальная кнопка «Конструктор документов» (см. «!» на Рисунке 1), на которой изображен гаечный ключ на фоне бумажного документа. Нажав ее, вы попадаете в дерево Конструктора (см. Рисунок 3):

  • виды документов – ​это его разделы,
  • а внутри вы увидите разновидности документов, в названиях которых отражены их особенности. Изначально в каждом разделе видны 3 разновидности документа, но нажав на кнопку «Показать больше» (см. «2» на Рисунке 3), раздел разворачивается и показывает вам все свое содержимое. Больше всего у нас сейчас образцов приказов;
  • над деревом документов в самом верху страницы есть поисковая строка, которая поможет вам найти нужный документ (см. «1» на Рисунке 3 и Рисунок 2) по названию его разновидности:

Рисунок 2. Пример работы поисковой строки в дереве Конструктора документов

Рисунок 3. Дерево Конструктора документов на delo-press.ru

Информация в дереве упорядочена по алфавиту. На Рисунке 3 (см. отметку «3») как раз видно, что рядом оказываются документы с похожим назначением – ​начало их наименования одинаковое («приказ о прекращении трудового договора…»), а потом «включается» специфика:

  • «...(по форме № Т-8) из-за неоднократного неисполнения трудовых обязанностей (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)»;
  • «...(по форме № Т-8) из-за прогула (по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)»;
  • «...(по форме работодателя) из-за неоднократного неисполнения трудовых обязанностей (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

Вход сразу в документ из статьи или ответа на вопрос

В публикациях сайта встречаются образцы оформления целых документов, если слева от такого примера есть кнопка «Скачать документ» (см. Рисунок 4), то при ее нажатии вы сразу попадаете на страницу этого документа в Конструкторе, где его можно скачать на свой компьютер.

Рисунок 4. Как можно перейти на образец конкретного документа в Конструкторе из статьи или ответа на вопрос на сайте delo-press.ru

Страница конкретного документа в Конструкторе

Теперь поясним, как организована страница конкретного документа в Конструкторе (см. Рисунок 5).

Центральную часть экрана занимает изображение документа, сверстанного по всем правилам: соблюдены размеры полей, абзацного отступа, межстрочные интервалы, в большинстве случаев использован шрифт Times New Roman с кеглем (размером) 12. Тут вы увидите именно тот вариант документа, который можно скачать на свой компьютер (обычно в формате.docx) и открыть в MS Word.

Убедившись, что это тот документ, который вам нужен, нажимаете на красную кнопку «Скачать документ…», в названии которой отображается формат этого файла («1» на Рисунке 5).

Взгляните на правый боковик страницы («2» на Рисунке 5), где находится список публикаций (статей и ответов на вопросы), которые поясняют:

  • как общие правила оформления данного вида документа,
  • так и особенности заполнения конкретной разновидности документа в ситуации, которая в нем отражена.

Эти связанные материалы мы старались выстраивать в логичной последовательности. Публикация, из которой родом данный образец документа, отмечена восклицательным знаком («3» на Рисунке 5).

У публикаций, которые закрыты для всеобщего доступа, рядом с названием есть замочек («4»). Полностью открытые для всех материалы такого замочка не имеют. Рядом есть флажок, нажатием на который можно поместить данную публикацию себе в избранные материалы на сайте (их список виден в личном кабинете пользователя). Кстати, и саму страницу документа из Конструктора тоже можно поместить в избранное.

Если у вас оформлена электронная подписка на журнал, то материалы выписанных номеров будут на сайте вам доступны (просто при входе надо зарегистрироваться, чтобы сайт распознал вас и предоставил права доступа).

Если у вас оформлена подписка на Комплект клуба профессионалов, то он включает:

  • не только печатную и электронную версию журнала на выписанный период,
  • но и доступ ко всему архиву соответствующего журнала на сайте, начиная с 2010 года, поэтому абсолютно все его публикации будут доступны вам полностью.

Это общие правила доступа, которые касаются материалов на delo-press.ru, они работают и в разделе «Конструктор документов». Осенью 2020 года мы полностью обновили свой сайт, изменив дизайн и снабдив его новой навигацией. Фактически теперь это качественная база знаний по трудовому законодательству с удобной системой поиска и группировкой взаимосвязанных материалов. Конструктор документов – ​это свежий инструмент, который тоже работает на поставленную нами цель.

Рисунок 5. Страница конкретного документа в Конструкторе документов на сайте delo-press.ru

Как работать с образцом документа на своем компьютере

Итак, как мы уже говорили, на странице документа надо нажать кнопку «Скачать документ…» («1» на Рисунке 6). После этого он либо скачивается автоматически в папку загрузки, либо на экране появляется стандартное окно, где вы выбираете, что хотите сделать с этим файлом («2» там же):

  • открыть в Word1  (после этого его можно будет сохранить из этой программы, например, изменив имя) или
  • сразу сохранить файл.

Рисунок 6. Что можно сделать с файлом, скачанным из Конструктора документов

Выбираете удобный вам вариант и нажимаете «ОК». Например, вы решили открыть файл в Word, тогда компьютер именно это и сделает. Перед вами появится обычный вордовский документ (см. Рисунок 7), где вы можете править все, что угодно, и как вам угодно. Просто под рукой у вас будет корректный документ, в котором сразу видно, что, куда и как надо вписывать.

Например, в письме «шапка» сделана в виде таблицы с неотображаемыми границами (кроме подчеркиваний номера и даты письма, а также ссылки на номер и дату инициативного документа). На Рисунке 7 виден документ с отображением непечатаемых символов: границ ячеек и абзацев.

Весь документ набран черным шрифтом, за исключением нескольких реквизитов, которые обычно не печатаются, их потом надо будет заполнить от руки на распечатанном документе – ​такие реквизиты в файле мы отражаем синим цветом с курсивом: обычно это подпись, печать, иногда номер и дата документа. Перед распечаткой их надо удалить (хотя многие организации впечатывают номер и дату письма до его подписания руководителем, тогда, конечно, вы оставите эти реквизиты, сделав их черным шрифтом и убрав курсив).

Если образец документа в журнале может иметь пометки и пояснения (обычно кружочки с цифрами), минимальные поля (чтобы максимально использовать ограниченное пространство для текста документа, см. Рисунок 4), то образец в Конструкторе лишних пометок не содержит и создан по всем требованиям к оформлению организационно-распорядительных документов (включая размеры полей и абзацных отступов, листа А4, см. Рисунок 7). Поэтому между этими образцами все-таки есть минимальные «оформительские» различия.

Рисунок 7. Образец письма, скачанный из Конструктора документов и открытый в Word

Обратите внимание – ​изначально в названии файла фигурируют:

  • разновидность документа (например, «Уведомление об обязательности вакцинации от коронавирусной инфекции…»);
  • код журнала (например, «К 2021-2» означает, что это журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»2  за 2021 год № 2) и
  • страница, на которой опубликован документ в печатной версии журнала;
  • номер примера.

Эта информация поможет вам найти статью в печатном журнале, если его номер у вас есть, обычно там содержатся детали, касающиеся оформления такого документа. В печатной форме читать, что-то выделять для себя удобнее (только навигация удобнее работает в электронном виде).

Конечно, вы можете переименовать файл по своему усмотрению. Когда вы измените в нем данные на свои, то скорее всего так и поступите, следуя принятой «кодировке» файлов в своей организации. Но первоначально данные в нашем названии файла вам могут пригодиться.

* * *

Мы описали оптимальный алгоритм использования возможностей Конструктора документов. Вы можете пользоваться им сами, «угостить» коллег или даже настоятельно порекомендовать исполнителям его применять.

Конструктор документов – своеобразный «пряник». Тут многое уже готово – ​бери, да пользуйся! Мы будем его наполнять все новыми образцами документов.

Сноски 2

  1. Некоторые документы сделаны в формате Excel, тогда они открываются в этой программе. Вернуться назад
  2. Издательство «Бизнес-Арсенал» выпускает еще 2 журнала: для делопроизводителей и юристов, материалы которых имеют соответствующую кодировку – ​«Д» и «Ю». Они тоже размещены на delo-press.ru. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Как заполнить табель учета рабочего времени за период «нерабочих дней»

Не секрет, что за время пандемии новой коронавирусной инфекции кадровики столкнулись с многочисленными трудностями в работе. И, пожалуй, наиболее распространенная из них – ​как заполнить табель учета рабочего времени. При внесении данных в период карантина многие уже наделали ошибок, но еще не поздно все исправить. Расскажем, как правильно должен быть заполнен этот, казалось бы, простой документ в различных ситуациях (с образцами необходимых документов, в т. ч. приказа о внесении дополнений в форму табеля). Проверьте себя, чтобы исключить любые ошибки и претензии со стороны работников и проверяющих. А заодно поделитесь информацией с коллегами, они будут вам благодарны.