Приложения к документам бывают двух видов: связанные с основным документом только правилами пересылки документов, а также связанные с основным документом по содержанию. В статье рассматриваем вторую ситуацию. Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (в статье приведено 25 примеров оформления).
Оформление приложений – общие правила
Письмо 1, приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:
- ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
- каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
- начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.
Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).
Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)
Пример 2. Отметка на приложении
Пример 3. Отметка на приложении
Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.
Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Особенности оформления приложений в распорядительных документах
Если приложение носит справочный характер
Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.
В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).
При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.
В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.
Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе
На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен...