Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Раньше главным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника была трудовая книжка. В 2020 году появились сведения о трудовой деятельности – ​так называемые электронные трудовые книжки. Но массового отказа от бумажных документов не случилось, привычные трудовые книжки остались у многих работников. Поэтому вопросы, с ними связанные, по-прежнему актуальны для кадровиков. В этой статье разбираем два, по которым в адрес редакции журнала пришло уже несколько запросов в рамках сервиса бесплатных ответов на вопросы подписчиков.

У кандидата на руках две и более трудовые книжки

Теоретически у работника может быть только одна трудовая книжка. А на практике встречаются сотрудники с несколькими экземплярами. Одни специально завели дополнительную трудовую книжку, чтобы иметь второе основное место работы. Другие оформили новую трудовую книжку взамен утерянной, а уже потом нашли прежнюю. Причин можно назвать еще много. Что делать работодателю с коллекцией трудовых книжек новичка?

Работодатель может вести только одну трудовую книжку работника. И в ТК РФ, и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек¹ (далее – ​Порядок) этот документ упоминается в единственном числе. Поэтому для учета, хранения и внесения записей работодатель должен принять от работника лишь одну из его трудовых книжек.

Однако у трудовой книжки есть и другое важное назначение – ​подтверждение страхового стажа. Он требуется, в частности, для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. СФР считает допустимым учитывать записи о трудовой деятельности для подтверждения страхового стажа из нескольких трудовых книжек². Поэтому при подсчете страхового стажа включаем в него сведения и из второй книжки работника. Будьте аккуратны: если периоды работы совпадают по времени, то в стаж учитывается лишь один из них.

Что делать со второй трудовой книжкой после подсчета стажа, СФР не уточняет. Книжку можно оставить на руках у работника. Некоторые работодатели хранят ее у себя вместе с основной, чтобы при необходимости подтвердить правильность исчисления стажа: вдруг работник ее не предоставит вновь.

В любом случае целесообразно получить от работника письменное заявление о том, какую трудовую книжку вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться вторая трудовая книжка (Пример 1).

Аналогичным образом следует поступать, если у сотрудника окажется более двух трудовых.

Кстати, у работника есть способ собрать в одном документе информацию из всех трудовых книжек. Для этого потребуется обратиться в СФР с заявлением о включении сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 01.01.2020 в свой лицевой счет. После проверки они будут внесены в раздел «Сведения о трудовой деятельности» согласно записям, содержащимся в трудовой книжке³.

Напомним, что сейчас в форме СТД-СФР есть табличная форма со сведениями о трудовой деятельности зарегистрированного лица за эти периоды, но подробностей там крайне мало (указаны лишь наименования работодателей, их регистрационные номера в СФР и периоды работы).

Кандидат пришел без трудовой книжки, хотя она должна у него быть

Отсутствие трудовой книжки само по себе не препятствует приему на новое место работы. В перечне документов, предоставляемых будущим работником для заключения трудового договора, говорится о трудовой книжке и/или сведениях о трудовой деятельности (исключение составляют случаи, если трудовой договор заключается впервые).

То есть если у работника нет трудовой книжки, он должен предъявить сведения о трудовой деятельности. Оптимально – ​по форме СТД-СФР. Это позволит решить два вопроса:

1) работодатель убедится, что у кандидата нет основного места работы (в противном случае возможно только совместительство);

2) будет достоверно известно, какая трудовая книжка у работника – ​бумажная или электронная.

Напомним, что трудовая книжка в привычном бумажном формате ведется на «основных» работников, которые впервые трудоустроились ранее 01.01.2021 и не отказались от ее ведения в пользу сведений о трудовой деятельности. Сведения по форме СТД-СФР продемонстрируют и дату первого приема на работу, и предыдущий выбор работника (если в строке «подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» отсутствует дата, значит, его не было).

Итак, мы убедились, что трудовая книжка (в том или ином виде) у работника действительно должна быть. Дальнейшее развитие событий зависит от его решения: он может остаться на бумажном варианте или сразу же перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Оформляем трудовую книжку или дубликат

ТК РФ позволяет работодателю оформлять новую трудовую книжку, если она отсутствует у лица, поступающего на работу, в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине. Для этого работнику достаточно подать письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (в праве на ее ведение мы уже убедились).

Обратите внимание, это именно новая трудовая книжка. Работодатель заполняет титульный лист, а в разделе «Сведения о работе» открывает блок «своих» записей.

Если работнику нужен дубликат трудовой книжки (т.е. документ с информацией о предыдущей трудовой деятельности), то для этого он должен обратиться к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. У нового работодателя нет полномочий оформлять дубликат.

Оформление дубликата трудовой книжки – ​дело не быстрое. Прежнему работодателю отведено на это 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Процесс затянется, если перед обращением работник будет собирать документы с предшествующих мест работы, чтобы максимально полно восстановить картину трудовой деятельности. Завести новую трудовую книжку – ​быстрее и проще (Пример 2).

Сотруднику в любом случае стоит получить документы о работе от предыдущих работодателей. Это могут быть справки, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и другие документы. В новую трудовую книжку эта информация не попадет, но подтвердит страховой стаж.

Да, у работника есть справка СТД-СФР. В будущем для подсчета и подтверждения стажа при назначении пенсии будет достаточно сведений индивидуального (персонифицированного) учета. И только если эти сведения окажутся неполными, потребуются дополнительные документы⁴.

А вот страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам подтверждается иначе: трудовой книжкой и/или сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем. Причем сведения о трудовой деятельности принимаются в расчет только по периодам с 01.01.2020. Предыдущий стаж считается по трудовой книжке, а при отсутствии в ней сведений подтверждается трудовыми договорами, справками и т.д.⁵

Переход на электронную трудовую книжку

Для этого работнику необходимо подать письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Утвержденной формы такого заявления не существует. На практике используют разные варианты. Приведем один из них (Пример 3).

Далее в обычной ситуации работодатель в трехдневный срок должен выдать работнику на руки трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК⁶. Она оформляется, напомним, следующим образом:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
• в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;
• в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в графе 4 указывается заявление работника с датой и номером его регистрации;
• запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печати)⁷.

В рассматриваемой нами ситуации трудовая книжка у работника отсутствует, запись вносить некуда. Оформлять новую трудовую книжку ради единственной записи – ​затратно (плата за бланк) и бессмысленно (назначение записи – ​«закрыть» дальнейшее ведение трудовой книжки). Плюс если заявление подано сразу при трудоустройстве, то у работодателя еще не наступила обязанность в принципе вести трудовую книжку (работник не проработал свыше 5 дней).

Но, к сожалению, закон не делает исключений. Поэтому безопаснее оформить работнику новую трудовую книжку, сделать запись и выдать ее на руки.

Информацию о переходе на ЭТК необходимо передать в СФР. Срок сдачи отчета по форме ЕФС-1 для данного случая – ​не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление⁸.

Работнику при приеме завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а потом он нашел прежнюю

В данной ситуации единственный вариант, который полностью укладывается в нормы трудового законодательства, – ​это оставить все как есть. То есть продолжить вести новую трудовую книжку, которая была заведена работнику. Эта книжка оформлена правильно: работодатель был обязан ее завести по письменному заявлению работника (ч. 5 ст. 65 ТК РФ), и сделать это достаточно оперативно (запись о приеме на работу должна появиться в трудовой книжке, которую завел работодатель, не позднее 5 рабочих дней, п. 9 Порядка).

Старая трудовая книжка позволит только пересчитать страховой стаж (по аналогии с ситуацией про две трудовые книжки у работника, которую мы разобрали выше).

В то же время все могут быть заинтересованы заменить трудовую книжку:

• работник получит все трудовые записи в одном документе,
• работодателю спокойнее хранить «настоящую» трудовую книжку в своем сейфе.

Увы, законодатель не предусмотрел ситуацию, когда потерянная трудовая книжка может найтись, поэтому в данном случае мы оказываемся вне правового поля. Как отреагируют контролирующие органы (в случае проверки) на такую замену, предсказать сложно. Здесь работодатель действует на свой страх и риск.

Существуют два варианта исправления ситуации, которые используют работодатели на практике.

Вариант 1. Исправить «задним числом» (т.е. сделать вид, как будто работник изначально предоставил старую трудовую книжку).

Что потребуется:

• исправить реквизиты трудовой книжки в книге (журнале) учета движения трудовых книжек;
• отменить запись в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша;
• уничтожить заведенную трудовую книжку как бланк, испорченный при заполнении;
• вернуть работнику плату за бланк трудовой книжки;
• «изъять» заявление работника об оформлении ему новой трудовой книжки (если оно было зарегистрировано работодателем, то также «откорректировать» информацию в соответствующем журнале).

Однако отметим, что такую схему мы рекомендовать не готовы. Во-первых, дело в возвращении платы за бланк – ​получается, что средства были получены (или удержаны) незаконно, ведь трудовая книжка как будто не оформлялась. И их возврат даже с уплатой процентов в порядке ст. 236 ТК РФ смягчит, но не отменит нарушение. Во-вторых, необоснованные исправления в журналах учета не лучшим образом характеризуют кадровика, ведь это именно он якобы ошибся при внесении сведений и заполнении бланка.

Вариант 2. Оформить замену трудовых книжек текущим числом и отразить реальное положение дел.

Что потребуется:

• получить от работника письменное заявление о нахождении трудовой книжки c просьбой принять ее к ведению и хранению (Пример 4);
• издать приказ о приеме найденной работником трудовой книжки (Пример 5);
• уничтожить заведенную трудовую книжку по правилам для бланков, испорченных при заполнении (см. образец акта об уничтожении трудовой книжки⁹ в Примере 6);
• внести информацию в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек (Пример 7);
• вернуть работнику плату за бланк трудовой книжки.

Это более приемлемый вариант, т.к. работодатель действует по просьбе и в интересах работника. И на момент заведения новой трудовой книжки он тоже действовал правильно. Плату за бланк трудовой книжки нужно вернуть работнику, т.к. он ее в итоге на руки не получит.

В заключение еще раз подчеркнем, что замена трудовой книжки во время ее ведения работодателем не предусмотрена ни одним нормативным правовым актом, поэтому наши рекомендации направлены на максимально достоверное отражение всех произошедших событий и минимизацию рисков как работодателя, так и работника.