Вопрос 1. Распространяется ли закон о персданных на архивные документы?
В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» 1 предусмотрен ряд исключений – его действие не распространяется на отношения, возникающие при «организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно Закону о персональных данных исключение распространяется не только на документы Архивного фонда, но на любые другие архивные документы, и вот тут уже начинаются проблемы, поскольку определение термина «архивный документ» в Законе об архивном деле 2 слишком обтекаемое и не содержит четких критериев, по которым можно однозначно установить, когда документ становится архивным. В частности, нет указания на то, что архивный документ должен храниться в архиве, не раскрывается понятие «идентификации» и не определяется, каким образом устанавливается «значимость для граждан, общества и государства». В то же время в определении термина «документ Архивного фонда Российской Федерации» эти критерии обозначены более четко (но не настолько, чтобы исключить возможности для споров).
Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
...2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
...4) документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению...
В прошлом году были утверждены новые архивные Правила 2023 года 3, в которых была дана иная трактовка понятия «архивные документы» (имеющая, естественно, меньшую правовую силу, чем положения закона), с несколько странными, однако четко сформулированными критериями «времени перехода» из стадии «документа» в стадию «архивного документа».
Правила 2023 года
12. …Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Такая трактовка (которую даже разработчики документа в неофициальном порядке признали ошибкой) выводит значительные объемы документов из-под действия Закона о персональных данных, однако она настолько противоречит как законодательству, так и сложившейся практике и здравому смыслу, что на данный момент ни одна организация не попыталась ею воспользоваться в своих конфликтах с Роскомнадзором (хотя такие попытки в будущем могут и появиться, поскольку в трудных ситуациях стороны судебного спора готовы хвататься за любую соломинку).
В декабре 2023 года на заседании ученого совета Историко-архивного института РГГУ разработчики новых Правил отметили, что в Правилах «закрепилась неверная трактовка архивного документа, как любого документа, завершенного делопроизводством 4, и предложили более правильную, по их мнению, трактовку: «архивным становится документ после экспертизы ценности и отобранный на архивное хранение, то есть это только документы категории долговременного и постоянного сроков хранения. Остальные документы не относятся к архивным».
Необходимо понимать, что подпадение документов под действие Закона об архивном деле не означает, что персональные данные в них не нужно защищать. Просто этот вопрос регулируется несколько иначе. В такой ситуации фактически речь идет об ограничении доступа к архивным документам, содержащим персональные данные граждан.
Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
...3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Серьезных нормативных требований к защите персональных данных в Законе об архивном...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Разбираем, какие организации могут использовать гриф «ДСП» на своих документах, какие нормативные акты следует изучить, если компания помечает документ таким грифом; сколько подлинников документа под грифом «ДСП» можно издавать, как делать копии и указывать их количество; где именно на приказе проставляется отметка и что именно надо писать.
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Требуется ли получение от нее нового согласия на обработку персональных данных?
В конце мая журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» и сайт delo-press.ru провели онлайн-семинар «Работа с персональными данными без ошибок». По итогам семинара мы собрали ответы спикера – эксперта по трудовым отношениям Юлии Жижериной – на вопросы слушателей семинара, дополнив их ссылками на нормативную базу и расширенную аргументацию. В частности, публикуем разбор следующих ситуаций: что делать, если работник отзывает свое согласие на обработку персданных; сколько целей обработки персданных можно указать в одном согласии; надо ли получать согласие работника на ведение видеозаписи, если камеры установлены только в коридорах; можно ли не издавать приказ о месте хранения и обработки персданных, а прописать это в ЛНА; кого указывать в приказе о перечне лиц, имеющих доступ к персданным; нужно ли согласие работника при добавлении его в общий чат мессенджера и пр.
В каких ситуациях и в какие сроки необходимо уничтожать персональные данные? Каков порядок их уничтожения? Что будет за нарушения в этой сфере? Какие документы составить, чтобы соблюсти установленные действующими нормативными правовыми актами требования? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Даем готовые образцы приказа о создании постоянно действующей комиссии по уничтожению документов, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении неправомерно использованных персональных данных. Предлагаем формулировки для локального нормативного акта компании (о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений) и договоров с контрагентами (с обязательством уничтожить передаваемые по договору персданные в установленных случаях).
Перечень информации, которая может быть персональной, является открытым. В законе он четко не поименован. Поэтому определять, относятся ли какие-то сведения к персональным данным конкретного лица, необходимо индивидуально. Организации обрабатывают данные не только сотрудников, но и клиентов, партнеров и пр. Когда фото и видео, номер телефона, сетевые идентификаторы, зарплата и условия работы, профессия и образование будут персональными, зависит от ситуации. Мы проанализировали судебную практику, чтобы разобраться в нюансах. Ведь полезно знать не только об ответственности работодателя, но и ситуациях, когда нарушается закон в отношении вас как субъекта персданных, а также сотрудников или клиентов вашей организации, если вы размещаете какую-то информацию в открытом доступе.
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.
В каких ситуациях и в какие сроки необходимо уничтожать персональные данные? Каков порядок их уничтожения? Что будет за нарушения в этой сфере? Какие документы составить, чтобы соблюсти установленные действующими нормативными правовыми актами требования? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Даем готовые образцы приказа о создании постоянно действующей комиссии по уничтожению документов, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении неправомерно использованных персональных данных. Предлагаем формулировки для локального нормативного акта компании (о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений) и договоров с контрагентами (с обязательством уничтожить передаваемые по договору персданные в установленных случаях).
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
