Разбираем, какие организации могут использовать гриф «ДСП» на своих документах, какие нормативные акты следует изучить, если компания помечает документ таким грифом; сколько подлинников документа под грифом «ДСП» можно издавать, как делать копии и указывать их количество; где именно на приказе проставляется отметка и что именно надо писать.
Вопрос в тему
Когда мы создаем приказ ДСП, руководитель подписывает 1 экземпляр. Далее мы его тиражируем и проставляем номера экземпляров в соответствии со списком рассылки. На оборотной стороне указываем: «Отп.». И указываем количество сделанных копий / экземпляров в соответствии со списком рассылки, а не 1 экземпляр, который был фактически отпечатан до подписания. По наблюдениям, такой подход используется многими государственными органами при массовой рассылке документов ДСП. Не является ли это нарушением?
Такой подход и ваши действия не будут нарушением, если они соответствуют требованиям локальных нормативных актов (ЛНА) вашей организации.
Чем регламентируется
Для ведения конфиденциального делопроизводства в качестве обязательных организации разрабатывают следующие ЛНА:
-
Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, которая утверждается первым руководителем организации. Если служба делопроизводства осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства в соответствии с данной инструкцией, не забудьте внести эту функцию в Положение о службе, а также в должностные инструкции и трудовые договоры сотрудников, участвующих в работе с конфиденциальными документами;
-
Перечень конфиденциальной информации и документов, в котором в зависимости от направлений деятельности организации и видов документов, обеспечивающих бизнес-процессы и административные процедуры, устанавливаются виды тайн, отметки (грифы) об ограничении доступа, срок действия ограничения доступа, наименование должностей руководителей (до уровня руководителя структурного подразделения), которым по должности предоставляется право ограничивать доступ к документам (по видам тайн) и снимать его, а также порядок присвоения / снятия ограничения (единолично или экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации);
-
Перечень должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации и документам, включая права на издание, согласование, утверждение, ознакомление с документами, имеющими гриф ограничения доступа. Данный перечень обычно ведет и актуализирует служба безопасности организации.
В крупных организациях может дополнительно разрабатываться Регламент издания конфиденциальных распорядительных документов, в котором подробно фиксируется порядок выбора и учета носителей, виды документов (издаваемых на основе коллегиальности или единоначалия), создание проекта документа в электронном виде при условии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, оформление отметок об ограничении доступа, оформление подлинника, определение экземплярности, возможность создания дополнительных экземпляров, особенности поэкземплярного учета распорядительных документов и их регистрации.
Защита служебной информации в действующем законодательстве и других нормативных правовых актах не имеет однозначного отражения. Проект закона о служебной тайне в свое время не нашел поддержки в государственных структурах, в т.ч. у депутатского корпуса, вопрос о структуре конфиденциальной информации и соотношении различных видов тайн решается в законодательстве по-разному.
Грифом ДСП («Для служебного пользования») обычно отмечается документ, содержащий служебную информацию несекретного характера, относящуюся к вопросам деятельности организации, но ограниченного распространения. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью, которая формально регламентируется Перечнем конфиденциальной информации и документов.
Работа с документами ДСП организуется в настоящее время с учетом действующего постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233...
