Ошибка в учете рабочего времени может стоить организации миллионы. Так, по оценкам экспертов, потери российской экономики от нецелевого использования сотрудниками рабочего времени составляют около 300 млрд рублей в год. Получается, компании теряют деньги и по своей вине, и по вине сотрудников. Но потерь (как финансовых, так и имиджевых) можно было бы избежать. Для контроля рабочего времени персонала существуют автоматизированные инструменты. Расскажем о том, на что обратить внимание при их выборе.
Для контроля рабочего процесса некоторые работодатели устанавливают системы учета рабочего времени. Программа не только подсчитывает рабочее время сотрудников, но и анализирует эффективность его использования. Посмотрим, на что обратить внимание при выборе программы учета рабочего времени.
Ошибка в учете рабочего времени может стоить компании миллионы. Так, профессиональная социальная сеть LinkedIn выплатит сотрудникам 5,8 млн долларов США за нарушение законодательства при начислении сверхурочных. В ходе проведенного Министерством труда США расследования выяснилось, что в течение двух лет компания не учитывала сверхурочный труд своих работников. Из-за этого сотрудники недополучили 3,3 млн долларов США, которые теперь будут выплачены вместе с дополнительной компенсацией в 2,5 млн.
Российские данные не менее интересны. По оценке экспертов аудиторско-консалтинговой компании ФБК, потери российской экономики от нецелевого использования сотрудниками рабочего времени составляют от 281,7 млрд до 311,5 млрд рублей (на 2012 г.). Получается, компании теряют деньги и по своей вине, и по вине сотрудников.
Но потерь (как финансовых, так и имиджевых) можно было бы избежать. Для контроля рабочего времени персонала существуют автоматизированные инструменты – СКУД (система контроля и управления доступом), автоматизированные системы контроля времени, DLP-системы (от англ. Data Leak Prevention – системы предотвращения утечек конфиденциальной информации). Рассмотрим их подробнее.
Точка отсчета
В принципе, к СКУД и работники, и руководители уже привыкли и знают возможности подобных продуктов. Причем сотрудники знают и то, как их обойти: отдать карту коллеге, чтобы он отметил приход на работу вовремя, выйти из здания через черный ход в течение рабочего дня и т.д.
Ключевая задача DLP-систем – защита от утечки данных. Сотрудников «мониторят» для того, чтобы контролировать перемещение конфиденциальной информации из организации «на сторону». Это наиболее жесткий вариант контроля персонала, который требует обязательного письменного согласия работников, т.к. системы перехватывают личную переписку пользователей и иную конфиденциальную информацию. В функционал многих DLP-систем входит и учет фактического рабочего времени, но без анализа его использования. Поэтому подобные системы излишни при учете рабочего времени и больше решают проблемы безопасности информации.
Интересный с точки зрения руководителя вариант контроля времени – системы учета рабочего времени. Это программное обеспечение, которое фиксирует и анализирует рабочее время подчиненных для контроля рабочего процесса, а также интегрируется с внешними системами (например, 1С, SAP и СКУД). Важно, что программа не просто подсчитывает рабочее время сотрудников, но и анализирует эффективность его использования. Разработчики внедряют в системы учета времени и другие полезные функции.
На что обратить внимание при выборе программы учета рабочего времени? Прежде всего – определить цели внедрения, сформулировать задачи, которые будет решать система, и выработать критерии отбора.
Критерии выбора
Для сравнения наиболее популярных программ учета рабочего времени мы выберем критерии и обоснуем, почему остановились именно на них.
1. Специализация. Системы учета рабочего времени, как и другие продукты, существенно отличаются одна от другой. Условно их специализацию можно разделить на «шпионаж», «анализ продуктивности сотрудников» и «анализ личной продуктивности». Каждая решает свои задачи.
2. Продуктивное / непродуктивное время. Устанавливая систему учета рабочего времени, руководитель в идеале хочет видеть не просто временные интервалы или общее отработанное время, а данные, удобные для анализа. Некоторые системы предоставляют возможность распределять программы и сайты на продуктивные и нет для каждого сотрудника, а в отчетах выдают не только общее отработанное время, но и процент нецелевой траты времени.
3. Статистика по отделам и для групп программ. Для большой организации важно, чтобы программа была максимально автоматизирована и рассчитывала показатели продуктивности не только для сотрудников, но и для отделов; шустро работала и не отнимала много времени ни у руководителей, ни у персонала. Действительно, начальству информация о продуктивности конкретного сотрудника малоинтересна. Он мыслит в масштабах всей организации и хочет видеть сводную статистику по подразделениям. Та же ситуация и с группами программ. Сколько времени работник потратил на каждую онлайн-игру, не интересно. Важна информация о времени, потраченном в целом на «развлекательные ресурсы».
4. Уведомления о нарушениях. Не всегда есть время проверять отчеты в системе. В случае максимальной занятости единственное, чем руководитель не пожертвует в целях экономии времени, – это проверка электронной почты. Система сэкономит директору время, если будет высылать отчеты о нарушениях на почту. В то же время начальник будет знать, что все в порядке, если таких писем нет.
5. Снимки экранов. Некоторые руководители стремятся к тотальному контролю персонала и в качестве критериев заявляют возможность делать скриншоты экранов или, например, перехватывать переписку. Это пример контроля, который отрицательно влияет на мотивацию подчиненных, а в отдельных случаях нарушает их конституционные права. Кроме прочего, ни скриншоты, ни перехват переписки не решают задачи повышения продуктивности. Они лишь затрудняют анализ статистики, автоматизацию процесса учета рабочего времени и вносят элементы человеческого фактора в объективную работу системы. Однако эта функция популярна, поэтому критерий имеет право на существование.
К барьеру
Рассмотрим критерии наиболее популярных программ и представим характеристику по каждой из них в Таблице.
Дисциплина
Специализация – анализ продуктивности. В программе есть градация полезности программ, где каждой программе можно выставить до трех звезд полезности. На этом основании рассчитывается показатель эффективности.
Есть группировка сотрудников и сводка по отделу, в которой, тем не менее, нет суммарных показателей по продуктивному / непродуктивному времени. Группировка программ есть, но нет суммарной статистики по группам. Не делает скриншотов, что добавляет программе очков в плане лояльности к персоналу.
Офисметрика
Специализация – анализ продуктивности. Несмотря на специализацию, отсутствует разделение времени на продуктивное и непродуктивное. Есть статистика по количеству нажатий клавиш, по количеству нажатий «мыши» и клавиатуры. Однако программа не разъясняет, как ее анализировать, от каких показателей отталкиваться. Есть группировка сотрудников, но показателей по отделам нет, как нет и группировки программ. Статистика по сайтам отделена от статистики по программам.
Не делает скриншотов, судя по информации на сайте, работает только с небольшими компаниями.
CrocoTime
Специализация – анализ продуктивности. Делит время на продуктивное и непродуктивное, существует иерархическая группировка сотрудников и программ (т.е. статистику можно видеть как по отдельному сотруднику, так и по подразделениям, филиалам), на почту руководителю приходят уведомления о нарушениях.
Программа ориентирована на средний и крупный бизнес. Скриншотов не делает, через веб-камеру не следит.
RescueTime
Специализация – личная продуктивность. В программе отсутствует статистика по отделам, в наличии – только индивидуальная статистика. Есть группировка программ и статистика по группам, 5 видов продуктивности. Разработана как индивидуальное решение, вполне приятный и понятный интерфейс.
Staffcop
Специализация – шпионаж. Она, как и другие программы, учитывает время, но не анализирует продуктивность, т.е. просто показывает, что делал сотрудник на компьютере. А анализ, если он необходим, нужно проводить «вручную» руководителю, менеджеру или администратору системы. Статистика собирается и предоставляется по компьютерам, а не по сотрудникам. Нет возможности группировки программ, статистика программ выдается отдельно от сайтов, делает скриншоты. Нет веб-интерфейса, анализировать данные в командировке или дома не получится.
Yaware
Специализация – анализ продуктивности. Решение для самоконтроля, но используется и для корпоративного контроля. Для этого разработчики тоже включили в функционал скриншоты экранов. Может наблюдать за сотрудниками через веб-камеру.
Есть деление на продуктивное и непродуктивное время, есть группировка сотрудников, но суммарной статистики по отделам нет. Есть группировка программ, но статистики по всем группам программ нет, есть только графики по группам верхнего уровня (без чисел).
В заключение отметим, что на вопрос «какую систему контроля выбрать?» каждый руководитель должен ответить самостоятельно. Это зависит от целей контроля, специфики организации, ее корпоративной культуры и личных предпочтений топ-менеджмента.
На вопрос «нужен ли контроль рабочего времени в современной организации?» отвечают не только возможные убытки из-за ошибок учета времени, но и статистика: опрос Института Гэллапа (Американский институт общественного мнения) показал, что лишь 25% всех сотрудников работают с полной отдачей, около 55% – вполсилы, остальные 20% несчастливы на профессиональном поприще и не устают делиться этим с окружающими, демотивируя коллег. После первых шести месяцев работы только 38% сотрудников работают в полную силу. Через три года процент уменьшается до 22. Цифры говорят сами за себя.
