Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Указанный график обязателен как для работодателя, так и для работников. Причем его следует утвердить не позднее чем за две недели до наступления нового года. Как правило, при составлении графиков отпусков возникают следующие вопросы: допускается ли внесение в него изменений, как согласовать время отдыха с внешними совместителями, каким категориям работников отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время и т.д.? Обо всем этом и пойдет речь в данной статье.
Не позднее, чем за две недели до нового года, работодатель обязан утвердить график отпусков, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Автор рассказывает, как правильно заполнить все кадровые документы, относящиеся к составлению графика; какие категории работников и на каком основании имеют право использовать отпуск в удобное для них время; как внести изменения в график отпусков, если работник передумал и просит о другом времени.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяют ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Его утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года (ст. 123 ТК РФ).
Форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).
График отпусков применяют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитывают положения действующего законодательства, специфику деятельности организации и пожелания работников.
Причем надо иметь в виду, что график обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала.
Заполняем график отпусков
В графике отпусков отражают время ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на следующий календарный год (см. Пример 1). Как видите, следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Причем в соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. А вот отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются.
Как мы отмечали выше, при составлении графика отпусков следует учитывать не только нормы законодательства и производственную необходимость, но и пожелания работников. Поэтому не стоит забывать, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Кстати, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом нельзя компенсировать отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодные дополнительные отпуска работникам во «вредном» производстве, за работу в соответствующих условиях (ст. 126 ТК РФ).
Отметим, что трудовое законодательство допускает осуществлять с согласия работника отзыв из отпуска. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо уполномоченным им на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ).
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так что придется ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
Отметим, что отсутствие графика отпусков является нарушением законодательства о труде и об охране труда (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За подобное нарушение ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. руб., организацию – до 50 тыс. руб., а также приостановить деятельность на срок до 90 суток.
При этом следует помнить, что если должностное лицо будет «поймано» на подобном нарушении второй раз, то его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кто имеет право использовать отпуск в удобное для себя время
При составлении графика отпусков не забудьте, что отдельным категориям работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (см. Таблицу 1). Так что при составлении графика отпусков в первую очередь следует учесть пожелания именно этих работников.
Таблица 1. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время
Стоить помнить и о том, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина по ее желанию может взять ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ).
Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).
Работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, при рассмотрении вопроса о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска по их желанию в удобное для них время следует учитывать положения, прописанные в соответствующих соглашениях (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).
Таблица 2. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время в соответствии с отраслевыми соглашениями, прошедшими уведомительную регистрацию в Роструде
Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ в настоящие время продолжают действовать некоторые законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу. Поэтому не удивительно, что следует придерживаться норм, прописанных в подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей». В частности, указанный пункт гласит, что первоочередное право на получение ежегодного отпуска в удобное время имеют работающие женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет.
Если работника не устраивает время отпуска, отмеченное в графике
Может получиться и так, что работник захочет перенести отпуск либо разделить его на части.
Для этого сотруднику следует написать соответствующее заявление (см. Пример 2).
Пример 2. Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
Между тем нельзя внести изменения в график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, поэтому работодатель не обязан соглашаться на перенос отпуска.
В определении Конституционного Суда РФ от 17.11.2009 № 1385-О-О прозвучало, что невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора основано на принципе свободы трудового договора. Данное правило направлено на обеспечение баланса интересов сторон договора и не может рассматриваться как нарушающее конституционные права работника. Судебная практика следует позиции КС России.
Судьи пришли к выводу, что само наличие волеизъявления работника, направленное на предоставление ему отпуска вне утвержденного работодателем графика отпусков, обязательного для сторон трудового договора, не порождает у работодателя обязанности такой отпуск предоставлять (определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.09.2010 № 33-12647/2010).
Вносим изменения в график отпусков
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в графике отпусков отражают соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, либо лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством, на основании документа, составленного в произвольной форме (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1).
В статье 124 ТК РФ прописаны случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Например, если работник заболел (см. Пример 3) или сдавал кровь либо сотруднику не были своевременно выплачены отпускные.
В случае переноса отпуска алгоритм действия следующий:
- Работник пишет заявление с просьбой перенести отпуск.
- Работодатель издает приказ о переносе отпуска.
- Работодатель вносит изменения в график отпусков.
- При необходимости работодатель пересчитывает работнику сумму отпускных выплат.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
