Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.
Штатное расписание – это локальный акт организации, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.
Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:
- прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
- содержится перечень структурных подразделений;
- приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.
Вопрос в тему
Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?
На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание. На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:
- путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
- путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.
Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.
Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.
Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).
Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Вопрос в тему
Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?
Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.
Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:
- персональная надбавка;
- надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
- надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
- доплата за работу во вредных условиях труда и др.
В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).
Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями
Вопрос в тему
Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?
Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.
Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).
Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание
<...>
4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
<...> Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.
Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.
Вопрос в тему
У нас возник вопрос: в какой последовательности располагать в штатном расписании структурные подразделения? Например, кто должен идти вперед: бухгалтерия или отдел кадров? Коллеги говорят, что нужно руководствоваться оргструктурой, но у нас ее нет.
Законодательно установленных требований о соблюдении определенной последовательности расположения в штатном расписании структурных подразделений нет. Разработчик штатного расписания может расположить структурные подразделения в любой, удобной для себя, последовательности.
На практике структурные подразделения организации указываются в следующей иерархии – от административно-управленческого подразделения до обслуживающего.
Вопрос в тему
Поясните, пожалуйста, что такое штатная единица и штатная численность?
Штатная единица – это предусмотренная штатным расписанием организации единица должности (для служащих) или единица профессии (для рабочих), указываемая, в частности, в графе 4 унифицированной формы № Т-3.
Штатная численность работников – это суммарное количество штатных единиц, указанных, как правило, в строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» штатного расписания.
Вопрос в тему
Отражаются ли неполные штатные единицы и совмещение в штатном расписании?
1. Поскольку штатным расписанием устанавливается штатная численность работников, а некоторые должности предусматривают неполную штатную единицу (0,25; 0,5; 0,75 и др.), то в графе «Количество штатных единиц» указывают как целое число, так и число в виде дроби.
В строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» указывается штатная численность организации, показатель которой может быть как полным числом (например, 125 шт. единиц), так и дробным (125,5 шт. единиц).
2. Работник организации может выполнять дополнительную работу в порядке совмещения только по той должности (профессии), которая указана в штатном расписании и является вакантной. Если работник совмещает должность (профессию), которая отсутствует в штатном расписании, то данную ситуацию контролирующие органы могут квалифицировать как выполнение работы по отсутствующей у работодателя должности (профессии).
В судебной практике существуют решения, которыми суды не признавали факт совмещения профессий (должностей), если сотрудник совмещал должность (профессию), не предусмотренную штатным расписанием (см., например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/11).
Должность (профессия), по которой работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения, за ним не закрепляется, поскольку дополнительная работа не фиксируется в отдельном трудовом договоре и не гарантируется работнику. В силу ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право досрочно отменить поручение о выполнении дополнительной работы.
Вопрос в тему
Можно ли включать в штатное расписание так называемую вилку окладов?
Устанавливать в штатном расписании размер оклада в диапазоне значений (например, от 30 000 до 45 000 рублей) нельзя. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.
Указание в штатном расписании оклада по должности в виде диапазона значений создает предпосылки для установления разных окладов работникам, занимающим одинаковую должность. Установление же различных окладов работникам, имеющим одинаковую квалификацию, занимающим одинаковые должности и выполняющим трудовые обязанности в равном объеме и с одинаковым качеством, является дискриминацией в трудовых отношениях, запрет на которую установлен ст. 2, 3, 132 ТК РФ.
Таким образом, установление разных окладов работникам, выполняющим трудовые обязанности по одной и той же должности в равном объеме и с одинаковым качеством, противоречит закону и недопустимо, так как является дискриминацией прав работников, которым выплачивают меньшую зарплату.
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.
Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в письме Минтруда России от 25.10.2017 № 14-1/В-953.
Аналогичной позиции придерживаются и суды. В апелляционном определении от 26.02.2015 по делу № 33-2783/2015 Свердловский областной суд прямо отметил, что указание в штатном расписании разных окладов по одной и той же должности неправомерно в силу ст. 2, ч. 2 ст. 22, ст. 130, 132 ТК РФ (см. также апелляционное определение Кемеровского областного суда от 18.05.2012 по делу № 33-4644).
Вопрос в тему
Когда должны вступать в силу изменения в штатное расписание, если планируется сокращение? С момента, когда издан приказ, или в другое время?
Здесь следует различать две даты:
- дату утверждения штатного расписания (изменений в него);
- дату вступления в силу штатного расписания (изменений в него).
Решение работодателя о сокращении численности и/или штата работников оформляется приказом. Он издается не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения работников по сокращению численности и/или штата. В эти же сроки работодатель должен направить каждому сокращаемому работнику уведомление и должен утвердить новое штатное расписание (его новую редакцию, отдельные изменения).
Необходимость издания приказа о сокращении и утверждения нового штатного расписания до момента увольнения работников подтверждается судебной практикой (см. Бюллетень судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010; Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).
А вот дата введения обновленного штатного расписания в действие должна совпадать с датой увольнения сокращаемых работников либо новое штатное расписание должно вступать в силу на следующий день после их увольнения (см. определение Московского городского суда от 14.04.2011 № 33-7225).
По нашему мнению, более правильным будет, если новое штатное расписание (без сокращаемой должности / штатной единицы) вступит в силу на следующий день после увольнения сокращаемого работника (Пример 3). Дело в том, что днем увольнения работника является последний день его работы. Следовательно, пока работник работает, его должность должна быть предусмотрена штатным расписанием.
Пример 3. Приказ об утверждении и введении в действие штатного расписания
Вопрос в тему
Если работник восстановлен в должности (а она была сокращена), в какой момент вносится в штатное расписание соответствующее изменение? Какой датой? Каким документом?
Если на момент восстановления работника ранее занимаемой им должности в штатном расписании уже нет, одновременно с восстановлением работника работодатель вносит данную должность в штатное расписание. Такую точку зрения поддерживают суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 25.11.2015 по делу № 33-1082/2015).
Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы. На информационном портале Роструда онлайнинспекция.рф есть ответ, в котором сказано: в случае восстановления работника в должности на основании решения суда работодатель обязан исполнить такое решение, отказ работодателя во внесении изменений в штатное расписание в связи с восстановлением работника в должности не правомерен.
Должность вводится в штатное расписание, как правило, приказом по организации.
