НДФЛ и страховые взносы при возмещении работнику расходов

Организация вправе установить работникам больший объем гарантий и компенсаций, чем это предусмотрено ТК РФ. Работодатели, сумевшие в текущие нелегкие для экономики времена сохранить соцпакеты, справедливо полагают, что это не только удерживает сотрудников, но и повышает их лояльность и вовлеченность. В зависимости от финансовых возможностей организации предлагают разные опции, входящие в соцпакет.

Ранее мы рассказывали об удержании НДФЛ с обязательных выплат работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, теперь поговорим о компенсации расходов, по которым работодатель самостоятельно принимает решение, быть им или не быть, о размерах и порядке выплат. В частности, обсудим расходы на питание, лечение, тестирование на коронавирус, оплату проезда к месту работы. Именно их наиболее часто компании и предлагают компенсировать работникам.

Также отметим, что, по нашему мнению, установление компенсационных выплат не всем работникам, а только отдельным категориям дискриминацией не будет. Ведь подобные дополнительные выплаты – ​это право работодателя, а не его обязанность, поэтому он может прописать в локальных нормативных актах разные условия мотивации для различных категорий работников. Однако, чтобы уйти от конфликтных ситуаций и минимизировать риски при предоставлении мотивационных льгот не всем категориям работников, рекомендуется обосновать такое решение и четко прописывать компенсационный пакет в локальном нормативном акте. Например, можно закрепить, что оплата питания компенсируется только при выполнении работы, связанной с тяжелыми физическими нагрузками. Факторами дифференцированного подхода к мотивации могут служить работа на улице зимой, в ночное и вечернее время, необходимость нахождения в подразделении, расположенном далеко от офиса, и т. п.

Компенсация или оплата расходов на лечение работников

Оплата расходов на лечение работников не является обязанностью работодателя и относится к выплатам социального характера. Отличие этой компенсации от добровольного медицинского страхования (ДМС) заключается в том, что не предполагает заключение организацией договора со страховой компанией.

Соответствующие положения должны быть предусмотрены в локальном нормативном акте организации (ЛНА). В частности, в нем прописываются:

• порядок документального оформления выплат;
• категории работников, которым будут предоставляться соответствующие льготы;
• сумма компенсации / оплаты (частичная или полная, лимиты);
• периодичность платежей и т. д.

Компенсируют расходы работникам на лечение обычно двумя способами:

• в безналичном порядке лечение оплачивается работодателем напрямую медицинской организации;
• компенсация расходов производится работнику после того, как он фактически их понес. Кстати, в последнем случае сумму компенсации нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Для исключения претензий со стороны проверяющих с работников придется запрашивать документы, подтверждающие соответствующие расходы и предъявление их к возмещению. Заявление работника с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (часть из них может быть в виде заверенных копий, тогда подлинники предъявляются на обозрение) будет являться основанием для выплаты, а также для освобождения компенсации от НДФЛ. Унифицированной формы для такого заявления нет. Поэтому написать его можно в произвольной форме. Указывается Ф.И.О. руководителя организации, Ф.И.О. работника, сумма денежных средств, потраченных на лечение (см. образец в Примере 1).

Какие документы подтверждают расходы на лечение? Это могут быть договоры, акты приемки-передачи...