Top.Mail.Ru

НДФЛ и страховые взносы при возмещении работнику расходов

Как возмещать расходы, если работодатель оплачивает лечение сотрудников, питание или проезд к месту работы? Как платить НДФЛ и страховые взносы с указанных сумм? Когда можно учесть произведенные работодателем платежи в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций? Нужно ли уплачивать НДС? В статье приводим ответы на эти вопросы, а также образцы формулировок в трудовой и коллективный договоры о компенсации работникам указанных расходов; заявления сотрудника о компенсации затрат на лечение и приказа работодателя о возмещении ему названных расходов.

Организация вправе установить работникам больший объем гарантий и компенсаций, чем это предусмотрено ТК РФ. Работодатели, сумевшие в текущие нелегкие для экономики времена сохранить соцпакеты, справедливо полагают, что это не только удерживает сотрудников, но и повышает их лояльность и вовлеченность. В зависимости от финансовых возможностей организации предлагают разные опции, входящие в соцпакет.

Ранее мы рассказывали об удержании НДФЛ с обязательных выплат работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, теперь поговорим о компенсации расходов, по которым работодатель самостоятельно принимает решение, быть им или не быть, о размерах и порядке выплат. В частности, обсудим расходы на питание, лечение, тестирование на коронавирус, оплату проезда к месту работы. Именно их наиболее часто компании и предлагают компенсировать работникам.

Также отметим, что, по нашему мнению, установление компенсационных выплат не всем работникам, а только отдельным категориям дискриминацией не будет. Ведь подобные дополнительные выплаты – ​это право работодателя, а не его обязанность, поэтому он может прописать в локальных нормативных актах разные условия мотивации для различных категорий работников. Однако, чтобы уйти от конфликтных ситуаций и минимизировать риски при предоставлении мотивационных льгот не всем категориям работников, рекомендуется обосновать такое решение и четко прописывать компенсационный пакет в локальном нормативном акте. Например, можно закрепить, что оплата питания компенсируется только при выполнении работы, связанной с тяжелыми физическими нагрузками. Факторами дифференцированного подхода к мотивации могут служить работа на улице зимой, в ночное и вечернее время, необходимость нахождения в подразделении, расположенном далеко от офиса, и т. п.

Компенсация или оплата расходов на лечение работников

Оплата расходов на лечение работников не является обязанностью работодателя и относится к выплатам социального характера. Отличие этой компенсации от добровольного медицинского страхования (ДМС) заключается в том, что не предполагает заключение организацией договора со страховой компанией.

Соответствующие положения должны быть предусмотрены в локальном нормативном акте организации (ЛНА). В частности, в нем прописываются:

  • порядок документального оформления выплат;
  • категории работников, которым будут предоставляться соответствующие льготы;
  • сумма компенсации / оплаты (частичная или полная, лимиты);
  • периодичность платежей и т. д.

Компенсируют расходы работникам на лечение обычно двумя способами:

  • в безналичном порядке лечение оплачивается работодателем напрямую медицинской организации;
  • компенсация расходов производится работнику после того, как он фактически их понес. Кстати, в последнем случае сумму компенсации нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Для исключения претензий со стороны проверяющих с работников придется запрашивать документы, подтверждающие соответствующие расходы и предъявление их к возмещению. Заявление работника с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (часть из них может быть в виде заверенных копий, тогда подлинники предъявляются на обозрение) будет являться основанием для выплаты, а также для освобождения компенсации от НДФЛ. Унифицированной формы для такого заявления нет. Поэтому написать его можно в произвольной форме. Указывается Ф.И.О. руководителя организации, Ф.И.О. работника, сумма денежных средств, потраченных на лечение (см. образец в Примере 1).

Пример 1. Заявление работника о компенсации затрат на лечение

Какие документы подтверждают расходы на лечение? Это могут быть договоры, акты приемки-передачи...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Работник трудится за пределами РФ: налоговые риски для него и работодателя

Как быть с НДФЛ? В каком размере его уплачивать / удерживать? Как отследить: работник все еще остается резидентом РФ или уже потерял свой статус? И есть ли обязанность это контролировать? Должен ли сотрудник уведомить работодателя или налоговый орган о том, что трудится за границей либо утратил статус налогового резидента? Будет ли ответственна организация, если НДФЛ посчитает по ставке в 13%, а потом окажется, что гражданин давно утерял статус резидента и не предупредил работодателя об этом? Что делать, если сам директор российской компании намерен работать из-за рубежа? Автор отвечает на эти и связанные с ними вопросы, дает советы как работодателям по оформлению трудовых отношений с такими работниками, так и самим сотрудникам, которые собираются (или уже начали) трудиться из-за рубежа. Ведь риски для последних не ограничиваются только повышенным налогообложением доходов, полученных в ходе трудовой деятельности, осуществляемой с территории иностранного государства. В статье приведены образцы заявления от работника о возврате излишне уплаченного НДФЛ, а также формулировки условия трудового договора о дистанционной работе с обязанностью сотрудника уведомить работодателя о выезде за границу.

НДФЛ c выплат работникам в связи с исполнением трудовых обязанностей

В рамках трудовых отношений сотрудники получают от работодателей не только заработную плату. Им могут причитаться разовые или периодические премии, которые не входят в систему оплаты труда. Также, в зависимости от выполняемой работы, сотрудники могут получать компенсации за особые условия труда – ​например, за работу во вредных или опасных условиях, в тяжелом климате и т. д. Им могут оплачивать проживание, дорогу к месту отдыха и обратно и пр. расходы. Трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать работникам те затраты, которые понесены ими в связи с исполнением трудовых функций (ст. 164 ТК РФ). Особенно это касается дистанционщиков, которых становится все больше. Но вопросы налогообложения выплат регулируются законодательством налоговым, которое нельзя сбрасывать со счетов. Рассмотрим имеющиеся по этому поводу спорные вопросы подробно с анализом позиции чиновников, комментирующих обложение НДФЛ подобных выплат. Узнаете, когда неудержание НДФЛ может быть рискованным и повлечет претензии со стороны проверяющих, а в каких случаях можно не опасаться.

К чему готовиться работодателям в 2023 году?

Прошлый 2022 год был богат на события. Работодатели испытали сразу несколько шоковых ситуаций. Помимо изначально запланированных масштабных законодательных изменений, например, касающихся охраны труда, были и многочисленные не предвиденные заранее, с которыми кадровикам пришлось работать в авральном режиме. Наш журнал попросил экспертов подвести итоги года и рассказать, на какие нововведения в кадровой сфере нужно обратить внимание уже с начала 2023 года, а также какие тренды на рынке труда будут преобладать. Мы обсудили электронный кадровый документооборот, объединение ПФР и ФСС России, трудовые отношения с иностранными работниками, мобилизацию, ожидаемые проверки работодателей, назревающие судебные споры с работниками, цифровизацию в подборе и оценке кандидатов, возможности профессионального роста HR-специалистов. А теперь делимся с вами экспертными мнениями.

Работник хочет оформить вычет на лечение

Во время пандемии многим пришлось потратиться на лечение. В статье рассказываем: что входит в «лечебные» расходы, любые ли медуслуги и покупки лекарств могут попасть под вычет; какие условия необходимо соблюсти, чтобы получить вычет; какие документы собрать и в какие сроки обратиться за вычетом; можно ли получить вычет за неработающего супруга; как должен быть оформлен рецепт на лекарства; что делать, если наименование купленного лекарства не совпадает с тем, что указано в рецепте, и пр. Тема непростая, поэтому мы приводим разъяснения в схемах и образцы документов, которые работник может подавать работодателю в целях получения социального налогового вычета (возврата излишне удержанного НДФЛ).

К чему готовиться работодателям в 2023 году?

Прошлый 2022 год был богат на события. Работодатели испытали сразу несколько шоковых ситуаций. Помимо изначально запланированных масштабных законодательных изменений, например, касающихся охраны труда, были и многочисленные не предвиденные заранее, с которыми кадровикам пришлось работать в авральном режиме. Наш журнал попросил экспертов подвести итоги года и рассказать, на какие нововведения в кадровой сфере нужно обратить внимание уже с начала 2023 года, а также какие тренды на рынке труда будут преобладать. Мы обсудили электронный кадровый документооборот, объединение ПФР и ФСС России, трудовые отношения с иностранными работниками, мобилизацию, ожидаемые проверки работодателей, назревающие судебные споры с работниками, цифровизацию в подборе и оценке кандидатов, возможности профессионального роста HR-специалистов. А теперь делимся с вами экспертными мнениями.

Работник хочет оформить вычет на лечение

Во время пандемии многим пришлось потратиться на лечение. В статье рассказываем: что входит в «лечебные» расходы, любые ли медуслуги и покупки лекарств могут попасть под вычет; какие условия необходимо соблюсти, чтобы получить вычет; какие документы собрать и в какие сроки обратиться за вычетом; можно ли получить вычет за неработающего супруга; как должен быть оформлен рецепт на лекарства; что делать, если наименование купленного лекарства не совпадает с тем, что указано в рецепте, и пр. Тема непростая, поэтому мы приводим разъяснения в схемах и образцы документов, которые работник может подавать работодателю в целях получения социального налогового вычета (возврата излишне удержанного НДФЛ).

Дискриминация в трудовых отношениях

Оскорбления и унижения работника за его религиозные предпочтения, ущемление прав беременных сотрудниц, установление льгот родственникам, подбор на должность секретаря только голубоглазых блондинок и другие формы дискриминации могут привести компанию в суд. Если же конфликт уже возник, работодателю нужно оценить, какие у подчиненного имеются аргументы и доказательства. Расскажем, как обезопасить себя от обвинений в дискриминации и на что обратить внимание в случае спора.

Работник трудится за пределами РФ: налоговые риски для него и работодателя

Как быть с НДФЛ? В каком размере его уплачивать / удерживать? Как отследить: работник все еще остается резидентом РФ или уже потерял свой статус? И есть ли обязанность это контролировать? Должен ли сотрудник уведомить работодателя или налоговый орган о том, что трудится за границей либо утратил статус налогового резидента? Будет ли ответственна организация, если НДФЛ посчитает по ставке в 13%, а потом окажется, что гражданин давно утерял статус резидента и не предупредил работодателя об этом? Что делать, если сам директор российской компании намерен работать из-за рубежа? Автор отвечает на эти и связанные с ними вопросы, дает советы как работодателям по оформлению трудовых отношений с такими работниками, так и самим сотрудникам, которые собираются (или уже начали) трудиться из-за рубежа. Ведь риски для последних не ограничиваются только повышенным налогообложением доходов, полученных в ходе трудовой деятельности, осуществляемой с территории иностранного государства. В статье приведены образцы заявления от работника о возврате излишне уплаченного НДФЛ, а также формулировки условия трудового договора о дистанционной работе с обязанностью сотрудника уведомить работодателя о выезде за границу.