Сотрудник не выходит на работу уже неделю. Вы названиваете ему целыми днями, но «в ответ – тишина». Что делать? Уволить за прогул? Но вы не знаете причину отсутствия работника. Вдруг она уважительная? Может, у работника случился сердечный приступ и он лежит на больничной койке, не имея возможности объяснить причину своего отсутствия? Так как же поступить? Сколько времени ждать работника? И стоит ли это делать? Как заполнить Табель учета рабочего времени? Как принять нового работника на место отсутствующего, обойдя вариант с заключением срочного трудового договора? Вопросов – масса. Автор статьи не только привела юридические тонкости их решения, но и на примерах показала, какие документы необходимо оформить при пропаже работника.
Представьте, что в один прекрасный день некий работник не явился на службу. Или, еще интереснее, – ушел и уже не появлялся на рабочем месте. При этом сам он не звонит и на ваши звонки не отвечает. Особенно невесело это выглядит, если компания маленькая и каждый сотрудник в ней на вес золота. Из-за подобных происшествий может даже застопориться производственный процесс. Разумеется, бумажная волокита в данной ситуации ляжет на плечи кадровика. При этом придется не только документально оформить процесс поиска, увольнения и наложения дисциплинарного взыскания, но и предложить руководителю возможные пути решения проблемы по замене беглеца.
Даже не думайте сразу увольнять работника за прогул! Мало того, что отсутствие работника должно быть без уважительных причин, так еще данный факт нужно зафиксировать, получив письменное объяснение о причинах прогула. Кроме того, вам нужно будет оформить еще немало бумаг, которые можно будет затем предъявить в суде, куда может обратиться «пропащий» с просьбой о восстановлении на работе. Конечно, в дальнейшем вы сможете уволить работника за прогул. Но сколько пройдет времени до этого момента и сколько вам предстоит совершить действий и оформить бумаг?.. Давайте разбираться.
Схематично можно представить наши действия следующим образом:
Таблица 1. Действия кадровика при исчезновении работника
Разберем каждое «направление» более подробно.
Разбираемся с бумагами в организации
Итак, шаг первый: фиксируем факт отсутствия. Для этого нужно составить акт о нарушении трудовой дисциплины (см. Пример 1). Логично, что документ составляем по окончании рабочего дня (смены), когда уже понятно, что работник не появится.
Что делать с Табелем учета рабочего времени? Учтите, что заполнение этого документа осуществляется только на основании определенных документов (например, листка временной нетрудоспособности). В данном случае работника нет, следовательно, и документальных объяснений его отсутствия мы не имеем. Вдруг у сотрудника приключилась амнезия и он лежит без документов в какой-нибудь районной больнице? Поэтому в данном случае в Табеле можно поставить только «НН», то есть неявку по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).
Итак, работник до сих пор не отвечает. Сколько еще нужно ждать? Тем более отличный кандидат на должность пропавшего сотрудника уже несколько дней «обивает пороги». Отвечаем: поскольку максимальный срок выдачи больничного листа может составить 12 месяцев (в случае тяжелой травмы, при туберкулезе), то можно прождать очень долго. А если человек лежит в коме? Здесь ситуация может не меняться годами.
Поэтому чтобы не потерять ценного претендента, рекомендуем либо ввести в штатное расписание еще одну необходимую должность или штатную единицу (Пример 2), либо заключить с новым работником срочный трудовой договор до момента выхода прежнего сотрудника на работу (Пример 3). Конечно, первый вариант предпочтительнее для работника, второй – для работодателя. Поэтому действуйте по обстоятельствам.
Изменение в штатное расписание (в нашем случае – добавление еще одной штатной единицы) оформляется распорядительным документом руководителя, например, приказом (см. Документ 2). Полагаем, что для начала руководителю структурного подразделения, в котором будет введена должность, следует написать служебную записку (см. Документ 1) на имя генерального директора организации с соответствующей просьбой.
Вносить изменения в штатное расписание крупной организации – долгая «песня». Поэтому можно предложить новому работнику заключить срочный трудовой договор. Чтобы не испугать кандидата мрачной перспективой внезапно быть уволенным через пару дней, советуем объяснить ему причину заключения срочного трудового договора и гарантировать ему постоянное место после увольнения прежнего работника за прогул.
Таким образом, рекомендуем добавить в срочный трудовой договор следующие пункты:
«3. Срочный трудовой договор заключается для замены отсутствующего по невыясненным обстоятельствам работника (менеджера по продажам Садовой Раисы Павловны), за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.
4. Срок действия договора – с 8 сентября 2008 года до выхода на работу Садовой Раисы Павловны.
5. В случае увольнения заменяемого работника Садовой Раисы Павловны работодатель обязуется продлить данный договор с замещающим работником Наивным Петром Владимировичем на неопределенный срок».
Пишем работнику
Итак, проходит день, два, неделя… От работника ни слуху ни духу. Ожидание затягивается, директор кричит: «Увольте этого негодяя!» Какими будут ваши действия?
Как мы уже говорили, уволить-то работника можно. А если через месяц он объявится с документальным подтверждением уважительной причины своего отсутствия (с тем же пресловутым больничным листком)? Конечно же, придется либо по доброй воле, либо по решению суда его восстановить. Поэтому объясняем все это начальнику, а сами тем временем пишем на все известные адреса работника требование о предоставлении письменных объяснений о причинах пропуска работы (см. Пример 4). Причем отправляем заказные письма с описью вложения и с уведомлением о вручении. И еще советуем сделать копию такого письма-требования и приложить к нему опись и квитанцию об отправлении. Указанное требование необходимо во исполнение положения статьи 193 ТК РФ, где сказано, что работодатель до применения дисциплинарного взыскания должен потребовать у работника письменное объяснение. Пока вы не затребуете объяснений и не получите ответ работника, вам трудно будет доказать, что вы правомерно применили дисциплинарные меры.
Кстати, не забудьте зафиксировать факт отправки письма в журнале исходящей корреспонденции. Чем больше у вас будет документальных подтверждений ваших действий, тем легче будет доказать их совершение в суде.
Если ответной реакции работника не последовало (письмо вернулось в связи с отсутствием адресата), опять же составляем акт о непредоставлении объяснений (см. Пример 5).
Рекомендуем периодически отправлять подобные требования и составлять акты об их неполучении.
Ищут пожарные, ищет милиция…
Следующий шаг – подача заявления в милицию о пропаже работника.
Согласно статье 42 Гражданского кодекса РФ гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим, если в течение года в месте его жительства нет сведений о месте пребывания данного лица. Годичный срок начинает течь с момента получения последних сведений о пропавшем человеке.
Чтобы получить эти сведения (или понять, что такая информация отсутствует) недостаточно названивать работнику на домашний телефон. Как вы сможете доказать, что вы звонили? Для этого нам необходима официальная бумага. А выдать ее смогут сотрудники милиции.
Итак, заявление о пропаже без вести подается в дежурную часть отдела внутренних дел по месту жительства работника. Дежурный не вправе отказать в приеме этого заявления. Желательно вместе с заявлением предоставить фотографии пропавшего и образцы его почерка. При поступлении заявления о пропаже человека дежурный обязан зарегистрировать его в журнале учета заявлений и проверить разыскиваемого по всем имеющимся базам данных медвытрезвителя, больницы, морга. После регистрации заявления на последнее место жительства пропавшего работника высылается следственно-оперативная группа, которая обязана осмотреть дом или квартиру и установить, не было ли совершено там преступление. Если в течение 10 дней о пропавшем отсутствуют какие-либо сведения, то сотрудник милиции, у которого находится заявление, обязан принять решение о возбуждении уголовного дела или отказать в его возбуждении. В любом случае вас обязаны уведомить о принятом решении. Даже если уголовное дело не возбуждено, розыск пропавшего продолжается. Для этого заводится розыскное дело и все последующие оперативно-розыскные мероприятия проводятся в рамках данного дела. Учтите, что заявитель вправе регулярно получать сведения о ходе розыска.
После года процедуры поиска работника можно идти в суд с просьбой о признании работника без вести пропавшим. В случае принятия положительного решения можно будет с чистой совестью уволить работника по пункту 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. В трудовой книжке при этом будет сделана следующая запись:
Запись в трудовую книжку о прекращении трудового договора в связи с признанием работника безвестно отсутствующим
Кстати, что делать с трудовой книжкой? Согласно статье 84.1 работодатель обязан выдать ее работнику в день прекращения трудового договора. Если же сделать это невозможно в связи с отсутствием сотрудника, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Понятно, что сам работник за книжкой не явится и согласия на отправку по почте не даст. Но сделать это могут его ближайшие родственники (косвенно данный довод подтверждает пункт 43 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Поэтому при наличии таких родственников составляем соответствующее уведомление (см. Пример 6).
Если никаких ответных действий от родственников теперь уже бывшего работника не последует, то согласно пункту 43 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и пункту «б» статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу (в частности, трудовую книжку) следует хранить в течение 75 лет.
Если вдруг милиция обнаружит работника дома целым и невредимым, составляете письмо с просьбой осуществить административное доставление его на рабочее место. После доставления работника просите «гуляку» дать объяснение своего отсутствия. Советуем сделать это в присутствии сотрудника правоохранительных органов, доставившего работника: милиционер станет вашим свидетелем при даче «показаний» работника. Если сотрудник не представит документов, подтверждающих уважительные причины своего отсутствия, вы наконец-то сможете уволить его за прогул.
Понимаем, что процедура увольнения пропавшего работника «по всем правилам» очень длительная и трудоемкая. Тем более если накануне своего «таинственного исчезновения» работник поругался с начальником, бросив фразу «Ноги моей больше здесь не будет». В этом случае можно допустить, что обиженный сотрудник, скорее всего, сдержал свое обещание, не отвечая на письма и звонки принципиально. В этом случае вы можете рискнуть и уволить его за прогул. Но подчеркнем – это действительно риск и работник в один «прекрасный» момент может появиться с больничным листком в руках. В этом случае повторного скандала (скорее всего уже с участием суда) не избежать.
